[Retail] Quản lý chuỗi 2,000 cửa hàng Pharmacy qua JANDI

Last updated Sep 25, 2020

JANDI, Thay đổi : ONNURI H&C

“ Không còn khối lượng công việc và các cuộc họp thừa thãi .”

ㅣ Nhượng quyền kinh doanh hiệu thuốc đầu tiên và lớn nhất tại Hàn Quốc, Onnuri H&C

Onnuri H&C bắt đầu với chuỗi nhà thuốc Onnuri vào năm 1991 và hiện đang ở năm thứ 30. Năm 2015, họ đổi tên thành Onnuri H&C (Y tế và Truyền thông) và mở rộng lĩnh vực của mình sang nhiều lĩnh vực kinh doanh chăm sóc sức khỏe cùng với chuỗi nhà thuốc. Hiện tại, Onnuri H&C có khoảng 2.080 nhà thuốc trên toàn Hàn Quốc với hơn 300 sản phẩm (PB) của riêng mình như ‘Glucome’ như một phần trong hoạt động kinh doanh chăm sóc sức khỏe của mình.

ㅣ Realize Smart Work – Làm việc thông minh

Nhìn chung, ngành dược có một nền văn hóa bảo thủ và theo chiều dọc. Tuy nhiên, Onnuri H&C đang cố gắng đổi mới văn hóa tổ chức của mình theo nhiều cách để bắt kịp với sự thay đổi của thời đại và biến công việc thông minh trở thành hiện thực.

1. Smart Office

Onnuri H&C đã giới thiệu văn phòng thông minh để tạo ra một môi trường nơi các nhóm có thể tương tác với nhau ngoài không gian làm việc của họ. Tính năng quan trọng nhất của văn phòng thông minh là hệ thống phân công chỗ ngồi miễn phí và phòng chờ thông minh. Thay vì chỉ tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ như thường lệ ở các văn phòng thông thường, việc trao đổi công việc theo chiều ngang đã trở nên khả thi, tạo ra một văn hóa làm việc nơi mọi người có thể tương tác và cộng tác.

2. JANDI, công cụ cộng tác mới

Chúng tôi cũng nghĩ rằng đổi mới là cần thiết cho phần mềm cũng như phần cứng. Đây là lý do chúng tôi bắt đầu sử dụng JANDI. Chúng tôi đã tạo các chủ đề cho từng nhiệm vụ và thực hiện mọi thứ trên JANDI, từ giao tiếp giữa các bộ phận đến chia sẻ dữ liệu nội bộ. Các kênh kinh doanh rải rác như e-mail, phê duyệt, người gửi tin nhắn và cuộc gọi điện thoại, đã được thống nhất thành một hệ thống JANDI duy nhất, cho phép hoạt động kinh doanh hiệu quả và có hệ thống.

3. Ủy ban Giá trị – Value Committee

Chúng tôi đã thành lập một ‘Ủy ban giá trị’ với các nhân viên trẻ là thành viên cốt cán và chúng tôi đang lên kế hoạch cho các sự kiện nội bộ khác nhau như tiệc gà rán và dã ngoại ở công viên. Với sự hỗ trợ của công ty về ngân sách dự án và sự lãnh đạo của nhân viên, công ty đã cảm thấy trẻ trung và năng động hơn.

ㅣ JANDI, Thay đổi văn hóa làm việc

Khi chuẩn bị sử dụng công cụ cộng tác, chúng tôi quan tâm nhất đến “quy trình giao tiếp”. Chúng tôi phải đối mặt với hai thách thức: ‘Giao tiếp giữa các tổ chức nội bộ’ và ‘Giao tiếp với hơn 2.000 thương hiệu nhượng quyền trên khắp đất nước’. Chúng tôi đã nghĩ đến một số công cụ hợp tác, nhưng chúng tôi quyết định triển khai JANDI, một công cụ cộng tác dựa trên tin nhắn vì chúng tôi nghĩ rằng nó có thể giải quyết các vấn đề giao tiếp bên trong và bên ngoài mà ONNURI H&C chủ yếu lo lắng.

JANDI không chỉ thay đổi hệ thống làm việc mà còn mang lại những thay đổi tích cực cho văn hóa làm việc.

Văn hóa kinh doanh nội bộ đã thay đổi theo chiều ngang hơn.

Trước đây, các quy trình kinh doanh theo ngành dọc trong đó việc đặt hàng, báo cáo và phê duyệt kinh doanh chỉ được thực hiện theo một chiều. Nhưng trên JANDI, các phòng trò chuyện được mở cho tất cả mọi người. Mọi người đều có quyền phát biểu. Do đó, một nền văn hóa nơi mọi người có thể nói chuyện tự do bất kể vị trí đã được hình thành và các giám đốc điều hành cũng có thể giao tiếp tự do hơn với nhân viên.

Các nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của nhau.

Trước khi sử dụng JANDI, nhân viên không có cơ hội để biết thêm bất cứ điều gì ngoài công việc kinh doanh ngoài những gì họ trực tiếp tham gia. Tuy nhiên, sử dụng JANDI, mọi công việc đều được mở cho mọi người thông qua các chủ đề. Các chủ đề giúp nhân viên có thể nhìn thấy những bộ phận khác đang làm và những gì họ cần. Do đó, nhân viên trở nên quan tâm hơn đến công ty nói chung và cũng có thể tránh được sự kém hiệu quả của các nhiệm vụ bị chồng chéo.

l Làm thế nào để thiết lập JANDI

Không phải mọi nhân viên đều chào đón JANDI ngay từ đầu. Những người chưa sử dụng ứng dụng nhắn tin cá nhân cảm thấy không quen thuộc với chính công cụ cộng tác và những người đã quen thuộc với hệ thống phê duyệt truyền thống cảm thấy khó chịu về tính năng ‘ủy quyền’ bị thiếu. Rõ ràng, đã có một số ý kiến tiêu cực về việc sử dụng các công cụ hợp tác, chẳng hạn như “mệt mỏi” và “cảm thấy như thể chúng tôi bị giám sát”.

Ngoài ra, các ứng dụng nhắn tin cá nhân hiện có ban đầu thường tương đối miễn phí để trò chuyện, vì chúng chủ yếu là phòng trò chuyện dành cho nhân viên. Tuy nhiên, với sự giới thiệu của JANDI trong toàn công ty, các giám đốc điều hành cũng tham gia vào các chủ đề. Trong nhiều trường hợp, cuộc trò chuyện trở nên không thoải mái, khiến các nhiệm vụ chia sẻ trở nên khó khăn. Lý do cho điều này có thể là do nhân viên phải có gánh nặng thể hiện kết quả về sự tồn tại của nhân viên cấp trên.

Mục đích của việc sử dụng JANDI là chia sẻ quy trình làm việc, không phải để giám sát hoặc đánh giá nhân viên.

Chúng tôi liên tục thuyết phục nhân viên và nhấn mạnh với họ về mục đích của việc triển khai JANDI. Ngoài ra, chúng tôi yêu cầu các giám đốc điều hành giảm bớt những bình luận không cần thiết và khuyến khích nhân viên thay vào đó. Chúng tôi đang cố gắng tạo ra một môi trường làm việc bình đẳng về mặt xã hội thông qua JANDI bằng cách phối hợp giữa giám đốc điều hành và nhân viên đang làm việc. Nó vẫn chưa 100% trở thành hiện thực, nhưng nó đang thay đổi từng chút một. Giờ đây, nhân viên đang làm việc tự do và hiệu quả hơn thông qua JANDI, và bầu không khí làm việc nói chung đã trở nên mượt mà hơn rất nhiều.

l Trước & Sau khi sử dụng JANDI

Hệ thống Mail/ Phê duyệt tới JANDI

Trước đây, mọi hoạt động kinh doanh đều được thực hiện với hệ thống phê duyệt điện tử nội bộ và e-mail. Trước đây, chúng tôi chỉ xử lý các nhiệm vụ được giao riêng bằng các hướng dẫn nghiệp vụ được chỉ đạo một chiều và hệ thống báo cáo dọc. Tuy nhiên, khi quy mô công ty ngày càng phát triển, số lượng nhượng quyền mà chúng tôi quản lý đã tăng lên hơn 2.000. Đương nhiên, số lượng nhân viên đã tăng lên, và nhiều phòng ban được hình thành. Chi phí thông tin liên lạc quá cao để tạo ra một hiệu thuốc duy nhất.

Vì JANDI là một công cụ hợp tác cho phép nhiều người giao tiếp đồng thời, chúng tôi có thể giải quyết tất cả những vấn đề này. Đã hình thành văn hóa chia sẻ công việc chứ không phải hướng dẫn kinh doanh đơn phương được hình thành theo cách từ trên xuống và chúng tôi có thể giao tiếp hiệu quả hơn với các thương gia và nhà cung cấp bên ngoài.

Thay thế ứng dụng nhắn tin cá nhân thành JANDI

Vì không có kênh liên lạc theo thời gian thực cho hệ thống phê duyệt nội bộ và e-mail, chúng tôi đã sử dụng các ứng dụng nhắn tin như Kakaotalk hoặc NateOn (ứng dụng nổi tiếng ở Hàn Quốc). Tuy nhiên, có rất nhiều khó khăn khi làm việc với các ứng dụng nhắn tin cá nhân.

Không có hệ thống quản lý: Người đưa tin cá nhân chỉ là kênh để liên lạc nhanh chóng. Không thể quản lý kinh doanh theo hệ thống vì nó chỉ cho phép trò chuyện đơn giản.
Không có Tìm kiếm Tích hợp: Thật khó để tìm thấy các cuộc trò chuyện trước đó hoặc các tài liệu đã được đăng. Vì các sứ giả cá nhân không cung cấp chức năng ‘tìm kiếm tích hợp’, mọi người phải nhớ phòng trò chuyện nơi bạn đã chia sẻ từng tệp, điều này gần như không thể.
Không có sự ngăn cách giữa Công việc và Cuộc sống: Phòng trò chuyện công việc và phòng trò chuyện cá nhân được trộn lẫn với nhau, khiến việc tìm kiếm nội dung công việc trở nên khó khăn và khó hiểu. Nhân viên cũng bị căng thẳng bởi khả năng có thông báo công việc đến sau giờ làm việc hoặc vào cuối tuần.

JANDI là một công cụ cộng tác chỉ dành cho công việc. Vì vậy, mọi người có thể làm việc hiệu quả hơn cũng như tách biệt công việc và sự riêng tư. Đặc biệt, nó rất tiện lợi vì nhân viên có thể sử dụng tính năng ‘tìm kiếm tích hợp’, giúp không cần ghi nhớ các phòng trò chuyện điển hình. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm thông qua bộ lọc như đã tham gia vào phòng trò chuyện, thành viên đã tải lên, thời gian và định dạng tài liệu, v.v.

Giảm cuộc gọi điện thoại và cuộc họp

Giao tiếp kinh doanh chưa được thực hiện theo thời gian thực vì người đưa tin cá nhân không phải là kênh chính thức cũng như không có quy định quản lý. Do đó, cuối cùng, các nhân viên sẽ gọi cho nhau và yêu cầu họp ngay cả với những quyết định đơn giản. Hơn nữa, việc chuẩn bị và thông báo cho các cuộc họp cũng mất nhiều thời gian vì nó phải được chuyển đến từng người tham gia.

Tuy nhiên, sau khi sử dụng JANDI, tất cả các cuộc gọi và cuộc họp không cần thiết đã biến mất. Điều này là do bằng cách sử dụng JANDI, nhân viên có thể giao tiếp trong thời gian thực dưới dạng cuộc gọi điện thoại và đưa ra quyết định nhanh như tổ chức các cuộc họp. Ngay cả trong các cuộc họp thực sự, nhân viên có thể đề cập (tag) người khác trên phòng chat JANDI để thông báo lịch trình và địa điểm, giảm bớt công việc không cần thiết. Hơn nữa, chúng tôi hiện đang trong quá trình thử nghiệm để tận dụng các cuộc gọi điện video trong gói doanh nghiệp của JANDI

l Khám phá các Chủ đề của ONNURI H&C

* Thông báo

Chủ đề này truyền tải các thông báo trong toàn công ty. Đây là một chủ đề mặc định và khi nhân viên tham gia nhóm JANDI, họ sẽ tự động được tham gia vào chủ đề này. Ngoài tất cả các thông báo toàn công ty, tất cả các thông báo theo lĩnh vực kinh doanh và phòng ban cũng được truyền đạt theo từng chủ đề. Việc sử dụng tính năng ‘Mention’ giúp giảm bớt những công việc không cần thiết như gửi tin nhắn cho từng cá nhân hoặc gọi điện cho từng nhân viên.

* Hệ thống ủy quyền

Chúng tôi đã thay thế tất cả các hệ thống phê duyệt nội bộ hiện có bằng JANDI. Sử dụng chế độ xem bảng dưới dạng bảng thông báo, một bài đăng trở thành vấn đề phê duyệt và chúng tôi gắn thẻ nhân viên phụ trách ủy quyền. Nhân viên phụ trách chia sẻ kết quả ủy quyền bằng cách sử dụng nhận xét và mọi thứ trở nên dễ dàng hơn bằng cách sử dụng các biểu tượng cảm xúc kinh doanh do JANDI cung cấp.

* Thư viện tài liệu

Các chương trình và tài liệu tài liệu chuẩn được lập thành các chủ đề và được quản lý. Không cần các cá nhân giữ tài liệu kinh doanh vì họ đã có chủ đề. Tính năng ‘Xem trước tệp’ giúp bạn dễ dàng truy cập dữ liệu từ bên ngoài. Điều này giúp mọi thứ dễ dàng hơn cho những nhân viên thường xuyên làm việc bên ngoài văn phòng.

* Ủy ban giá trị

Hoạt động của Ủy ban Giá trị cũng diễn ra trên JANDI. JANDI không chỉ thông báo cho các sự kiện văn hóa nội bộ mà còn cung cấp thông tin liên quan đến việc đặt chỗ cho các trung tâm đào tạo và chỗ ở được cung cấp như lợi ích của công ty.

l Giao tiếp bên ngoài, cũng trên JANDI

Kể từ thời điểm này, chúng tôi cũng đang lên kế hoạch thực hiện việc quản lý các đối tác nhượng quyền, bao gồm chuyển phát thông báo, tư vấn quản lý hiệu thuốc, hướng dẫn về sản phẩm mới, đơn đặt hàng sản phẩm, v.v. trên JANDI. Tất nhiên, chúng tôi có hệ thống máy tính của riêng mình, nhưng trong năm qua sử dụng JANDI, nó đã được chứng minh rằng các công cụ cộng tác dựa trên tin nhắn hấp dẫn và hiệu quả hơn.

Hiện tại, chúng tôi đang thực hiện chương trình thử nghiệm chỉ dành cho một số chủ sở hữu nhượng quyền (dược sĩ), nhưng chúng tôi đang có kế hoạch mời tất cả 2.000 chủ sở hữu nhượng quyền trên toàn quốc trong vài năm tới. Số lượng cộng sự sẽ tăng lên 300-400 khi chúng tôi liên lạc với các đối tác bên ngoài của mình thông qua JANDI.

* Tư vấn Dược phẩm

Tư vấn về hiệu thuốc đi qua bên trong chủ đề JANDI. Ban đầu, các cuộc tham vấn thường được tổ chức thông qua các cuộc điện thoại. Nếu cần nói chuyện về hệ thống hiển thị và thanh toán, dược sĩ sẽ nói chuyện với từng đại diện trong công ty trên cơ sở 1-1. Rõ ràng, việc này mất rất nhiều thời gian và nội dung không được chia sẻ giữa các đại diện. Giờ đây, dược sĩ và đại diện của từng lĩnh vực có thể giao tiếp đồng thời trong một chủ đề, cho phép tư vấn nhanh hơn.

* Làm việc với Đối tác

Khi mở một nhà thuốc mới, chúng tôi làm việc với nhiều đối tác bên ngoài, bao gồm cả các công ty nội thất và biển hiệu. Tại thời điểm này, chúng tôi mời nhân viên công ty tham gia cùng chúng tôi và giao tiếp trên JANDI. Họ cũng rất vui khi giao tiếp có hệ thống và hiệu quả hơn so với cách truyền thống là gọi điện thoại hoặc nhắn tin cá nhân.

l Tích hợp các dịch vụ của bên thứ 3

* Lịch Google

Lịch Google đã được tích hợp vào chủ đề của nhóm lập kế hoạch. Mỗi buổi sáng, JANDI tự động thông báo cho bạn về lịch trình đã đăng ký trong Google Calendars, loại bỏ các lịch trình và công việc bị bỏ lỡ.

* Trello

Trụ sở hỗ trợ cửa hàng (Trụ sở bán hàng) ghi lại chi tiết các hoạt động bán hàng trên Trello. Bạn có thể nhận thông tin cập nhật theo thời gian thực trên JANDI bằng cách kết nối các chủ đề cụ thể của trang web với Trello.

* Đăng ký tin tức RSS

Tích hợp nguồn cấp RSS để nhận tin tức ngành trên JANDI. Bạn có thể tự động nhận được những tin tức mới nhất mà không cần phải tự mình tìm kiếm hoặc cắt bớt.

* Quản lý Sơ đồ Tổ chức

Sử dụng sơ đồ tổ chức trên JANDI để quản lý các phòng ban, thông tin nhóm và thông tin nhân viên một cách có hệ thống. Sử dụng ứng dụng di động giúp bạn liên hệ trực tiếp với mọi người qua JANDI mà không cần phải lưu danh bạ của họ.

l Chúng tôi giới thiệu JANDI!

“Chúng tôi đề xuất JANDI cho các công ty quản lý nhượng quyền thương mại.”

Việc quản lý nhiều văn phòng chi nhánh đồng thời bằng các tin nhắn cá nhân hoặc các cuộc gọi điện thoại có thể tốn nhiều thời gian và chi phí. Tuy nhiên, trên JANDI, chúng tôi có thể giao tiếp hiệu quả hơn vì chúng tôi có thể nói chuyện với nhân viên trụ sở chính và các đơn vị nhượng quyền cùng lúc trong các chủ đề được tổ chức theo nhiệm vụ và chi nhánh.