[NGO] Làm thế nào Medipeace giao tiếp nhanh với nhân viên ở nước ngoài?

On Oct 21, 2020

JANDI, thay đổi công việc: Medipeace

“Sử dụng JANDI, cảm giác như một nhân viên ở nước ngoài đang làm việc ngay bên cạnh tôi”.

l Hãy giới thiệu Medipeace

Medipeace là một tổ chức phi chính phủ chuyên về y tế quốc tế. Y tế quốc tế là hợp tác quốc tế vì quyền sức khỏe của toàn nhân loại. Medipeace hỗ trợ những vùng lân cận không thể tiếp cận các dịch vụ chăm sóc sức khỏe cơ bản, đặc biệt là do thiếu cơ sở hạ tầng hoặc hệ thống, nghèo đói và xung đột. Chúng tôi có các chi nhánh ở nước ngoài tại Việt Nam và Tanzania, và chúng tôi đang tiến hành các dự án viện trợ nhân đạo ở nhiều nước, bao gồm Senegal, Bolivia, Nepal, Philippines, v.v. để có đủ các dịch vụ phục hồi chức năng trong khu vực, chúng tôi cũng thiết lập một chương trình đào tạo bác sĩ trị liệu chuyên nghiệp hợp tác với trường đại học y tế địa phương để đảm bảo rằng dịch vụ này bền vững và hoạt động tốt. Mục tiêu cuối cùng của Medipeace là góp phần tạo ra một thế giới nơi mọi người đều có thể hưởng quyền được khỏe mạnh như nhau mà không bị phân biệt đối xử.

l Bạn đã sử dụng những công cụ nào trước JANDI?

Chúng tôi đã sử dụng ứng dụng tin nhắn cá nhân nhưng có nhiều vấn đề:

Tốc độ và hiệu suất thấp: Vì chúng tôi sử dụng dịch vụ tin nhắn cá nhân chủ yếu được sử dụng ở Hàn Quốc, máy chủ ở Hàn Quốc, dẫn đến vấn đề nghiêm trọng là tốc độ và hiệu suất chậm.
Gây nhiều nhầm lẫn vì nhiều người đang nói về nhiều chủ đề khác nhau trong một phòng trò chuyện.
Chủ đề cuộc trò chuyện không được phân chia. Không tách biệt giữa công việc và quyền riêng tư: Vì sử dụng số điện thoại cá nhân cho ứng dụng nên rất khó để phân biệt giữa quyền riêng tư của doanh nghiệp và cá nhân.
Giao diện người dùng khó sử dụng: Giao diện người dùng của ứng dụng nhắn tin Hàn Quốc không phù hợp với nhân viên ở nước ngoài.
Khó khăn trong việc truy cập dữ liệu quá khứ : Không thể lưu cuộc trò chuyện, vì vậy rất khó để tìm lại lịch sử trước đó. Không thể bảo quản dữ liệu do hết hạn.

l Lý do sử dụng JANDI?

Vấn đề tốc độ của các ứng dụng nhắn tin cá nhân là rất lớn. Đôi khi, thật khó để vừa gửi tin nhắn vừa liên lạc vì chúng tôi hoàn toàn không thể kết nối ổn định. Vì lý do này, chúng tôi cần một công cụ hợp tác mà nhân viên ở nước ngoài có thể sử dụng nhanh chóng. Nhân viên trong công ty của chúng tôi khuyến nghị sử dụng JANDI và chúng tôi bắt đầu sử dụng JANDI vì tốc độ cao của nó ở nước ngoài.

l Lợi ích của JANDI?

Tăng tốc độ làm việc: Ưu điểm lớn nhất của JANDI là nó có tốc độ tương đương ở nước ngoài. Tốc độ internet của các nước có chi nhánh ở nước ngoài của chúng ta rất chậm. Nhưng ngay cả trong tình huống này, tốc độ không phải là một vấn đề đối với JANDI. Chúng tôi đã từng mất nhiều thời gian chỉ để kiểm tra các tệp được gửi từ Hàn Quốc, nhưng bây giờ tất cả những phức tạp này đã không còn nữa. Như thể chúng ta đã quên rằng chúng ta đang làm việc tại các địa điểm cách xa trụ sở chính.
Nâng cao năng suất kinh doanh: Các chủ đề do các dự án tạo ra làm giảm sự nhầm lẫn trong kinh doanh và tăng tốc độ xử lý.
Tách bạch công việc – cá nhân: Sau khi sử dụng JANDI, các quy tắc trong toàn công ty đã được áp dụng để đảm bảo rằng không có ứng dụng nhắn tin nào khác được sử dụng cho công việc. Chúng tôi cho rằng việc tách biệt chính thức thời gian công việc và thời gian cá nhân / phòng trò chuyện đã giúp ích cho nhân viên.
Giảm sử dụng email: Chúng tôi nghĩ rằng các công việc có thể được xử lý bằng e-mail và các công việc cần trả lời ngay lập tức được phân chia rõ ràng. JANDI đã giảm bớt những lời chào qua thư không cần thiết và loại bỏ gánh nặng khi gửi e-mail.

l Tính năng JANDI tốt nhất mà bạn thích?

1. Dễ dàng kiểm tra lịch làm việc của các thành viên: Nhiều nhân viên đi công tác xa do công tác ngắn hạn hoặc đi công tác nước ngoài. Sự tích hợp giữa JANDI Connect và Lịch Google đã giảm bớt sự bất tiện khi lên lịch cho mỗi người trong số họ.

Tích hợp Lịch Google giúp dễ dàng xác định lịch trình của từng nhân viên và cách hoạt động của từng chi nhánh.

2. Sơ đồ tổ chức: Chúng tôi có thể nhanh chóng tìm kiếm ai thuộc nhóm nào và ai đang làm nhiệm vụ bằng cách sử dụng Org Chart.

3. Bàn giao dễ dàng và nhanh chóng: Tất cả các cuộc trò chuyện trước đó vẫn được giữ nguyên và thời gian lưu trữ vô thời hạn của tệp giúp loại bỏ nhu cầu dạy mọi thành viên mới trong nhóm. Thật tiện lợi vì chúng ta có thể biết toàn bộ lịch sử của một nhiệm vụ.

4. Dễ dàng quản lý các phiên bản tệp: JANDI cho phép chúng tôi để lại nhận xét trên mỗi tài liệu, giúp quản lý các phiên bản của tài liệu được chia sẻ dễ dàng hơn.

5. Kiểm tra Trạng thái Trực tuyến: Chúng tôi có thể đảm bảo nhân viên đang làm việc hay không với trạng thái trực tuyến của JANDI. Vì chúng tôi thường xuyên làm việc bên ngoài văn phòng nên việc ước tính thời gian phản hồi bằng dấu chấm màu xanh lục trên hồ sơ của thành viên sẽ rất hữu ích. Dấu chấm trạng thái trực tuyến có thể cho biết họ có được kết nối với JANDI hay không.

6. Chia sẻ tệp bên ngoài: Chia sẻ tệp bên ngoài được chia sẻ trên JANDI rất dễ dàng. Tất cả những gì chúng ta phải làm là gửi một liên kết để chia sẻ.

7. Bảo lưu thông tin ảnh: Thông tin hợp lệ, chẳng hạn như thông tin vị trí được lưu trong ảnh, sẽ biến mất khi được chia sẻ trong các sứ giả khác. Tuy nhiên, JANDI giữ chúng, giúp việc tổ chức và hiểu dữ liệu thực địa dễ dàng hơn.

l Bạn có thể nói điều gì đó với JANDI không?

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã cung cấp phần mềm đáng tin cậy và tốt này với mức giá hợp lý cho tổ chức phi lợi nhuận của chúng tôi. Chúng tôi đang sử dụng nó rất tốt! Ưu điểm lớn nhất của JANDI là nó có thể được sử dụng ở các quốc gia có tốc độ internet chậm như các MODEM.