Hanmandoo đã thay đổi với văn hóa làm việc trực tuyến như thế nào

Last updated Nov 5, 2020

ㅣ Hanmandoo, nhà cung cấp thực phẩm an toàn và lành mạnh

Xin chào. Tên tôi là Kyunghyun Kang, người phụ trách chiến lược kinh doanh và thương hiệu nội bộ của Hanmandoo Foods Co., Ltd., một tập đoàn kinh doanh nông nghiệp.

Hanmandoo Foods bắt đầu sản xuất bánh bao luộc thủ công vào năm 1999 và hiện đang phát triển và sản xuất hơn 130 loại bánh bao. Chúng tôi cung cấp nhiều món ăn ngon cho khách hàng thông qua nhiều kênh phân phối, nhượng quyền thương mại và thương mại điện tử trong nước / nước ngoài.

Tại Hanmandoo, sứ mệnh của chúng tôi là “theo đuổi hạnh phúc của nhân viên và cung cấp những món ăn ngon và lành mạnh cho khách hàng”. Chúng tôi tin chắc rằng giữ cho nhân viên của chúng tôi hạnh phúc là cách tốt nhất để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

ㅣ Chúng tôi sử dụng JANDI để giao tiếp giữa trụ sở chính và các chi nhánh kinh doanh

Điều thúc đẩy chúng tôi giới thiệu JANDI với doanh nghiệp của mình là sự giao tiếp suôn sẻ hơn giữa nhà sản xuất đặt tại Yangju, Gyeonggi-do và chi nhánh đặt tại Seoul. Hiện tại, các bộ phận phụ trách phát triển sản phẩm, sản xuất và hậu cần được đặt tại trụ sở chính tại Yangju, trong khi các bộ phận bán hàng, tiếp thị và sản xuất nội dung trực tuyến được đặt tại văn phòng Seoul. Chúng tôi cảm thấy rằng giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng để vượt qua khoảng cách vật lý giữa trụ sở Yangju và trung tâm Seoul.

Chúng tôi đã so sánh JANDI với các công cụ hợp tác khác, trải qua đánh giá nội bộ và lập tức tiến hành thực thiĐối với những người phụ trách các công ty khác đang bắt đầu sử dụng JANDI, nội dung của yêu cầu phê duyệt như sau.

What?Messenger để nhân viên HBC (Hanmandoo) giao tiếp hiệu quả
Why? Nghiên cứu thực địa thường xuyên, cần ứng dụng đưa tin chuyên về các cuộc họp trực tuyến
How? Đăng ký JANDI
Hiệu quả mong đợi
- Để đảm bảo lưu trữ dữ liệu không giới hạn (và dễ dàng chia sẻ và xem dữ liệu)
- Để chia sẻ nhiệm vụ giữa tất cả các phòng ban (LINE không cho phép bạn xem nội dung của nó nếu bạn không tham gia vào phòng trò chuyện)
- Để khắc phục các giới hạn về không gian và thời gian bằng cách sử dụng hội nghị truyền hình

Để giới thiệu JANDI với công ty của chúng tôi, tôi tập trung vào ba khía cạnh sau.

Đầu tiên, dữ liệu được tải lên JANDI không hết hạn. (Ngăn ngừa mất dữ liệu)

Vào thời điểm đó, nhóm của chúng tôi tập trung vào không gian lưu trữ tệp và xem xét đăng ký Gói doanh nghiệp (Enterprise Plan), đây là gói đắt nhất, nhưng điều hấp dẫn tôi nhất là bạn có thể chỉ cần kéo và thả để tải nhiều dữ liệu lên hệ thống cloud data.

Thứ hai, nó tiết kiệm chi phí và có sẵn ở một mức giá hợp lý.
Cuối cùng, tôi đã chụp lại danh sách chủ đề và cách sắp xếp các chủ đề trong các thư mục khác nhau để Giám đốc điều hành có thể hình dung cách sử dụng JANDI.

ㅣ Chúng tôi thay thế các cuộc họp trực tiếp bằng các cuộc họp online

Do COVID19, đã có một số thay đổi trong cách chúng tôi làm việc tại Hanmandoo. Trước khi đại dịch xảy ra, các thành viên từ trung tâm Seoul và Yangju HQ đã cùng nhau tụ họp để tổ chức một buổi offline hàng tuần. Tuy nhiên, số lượng COVID19 đang tăng lên ở Seoul. Chúng tôi không muốn mang vi rút đến Yangju, nơi vẫn chưa bị ảnh hưởng bởi vi rút.

Vì vậy, chúng tôi đã thay thế tất cả các cuộc họp ngoại tuyến bằng các cuộc họp trực tuyến. Đối với hội nghị truyền hình, chúng tôi tích hợp Zoom vào JANDI vì nó cung cấp các dịch vụ ổn định.

<How to enter Zoom from JANDI – sharing Zoom link to a JANDI topic>

Tất cả nhân viên ở độ tuổi 40 trở lên cũng đang làm việc, vì vậy không có khó khăn gì lớn khi sử dụng JANDI và tiến hành hội nghị truyền hình. Tất nhiên, điều cần thiết là cung cấp hỗ trợ, chẳng hạn như cài đặt chương trình cần thiết và cài đặt đơn giản.

ㅣ Chia sẻ và xem tài liệu trong JANDI

Trước khi sử dụng JANDI, chúng tôi đã sử dụng KakaoTalk và LINE để giao tiếp với nhân viên của mình. Trong KakaoTalk hoặc LINE, khi ai đó tải tệp lên thì thời hạn tải tệp sẽ hết, gây ra vấn đề trong quản lý. Vì vậy, chúng tôi bắt đầu sử dụng NAS để lưu và lưu trữ các tập tin, nhưng vì NAS không được kết nối với các ứng dụng khác mà chúng tôi đang sử dụng nên rất bất tiện.

Bây giờ JANDI là ổ cứng công ty của chúng tôi. Tại Hanmandoo, nhóm của chúng tôi thực hiện rất nhiều dự án video. Tất cả video, hình ảnh và tài liệu văn bản đều được tải lên trong JANDI, nơi chúng tôi cũng giao tiếp. Chúng tôi thường tải tệp lên và @ đề cập đến người phụ trách.

<Cách chúng tôi chia sẻ tệp trong tài liệu họp feedback hàng tuần và hàng tháng>

ㅣ Giao tiếp trở nên nhanh hơn

Trước khi giới thiệu JANDI, chúng tôi sẽ sử dụng KakaoTalk để chia sẻ thông tin chi tiết về dự án của mình và sau đó gặp gỡ trực tiếp để thảo luận. Bây giờ chúng tôi đang sử dụng JANDI, chúng tôi có thể sử dụng một nền tảng để tải tài liệu lên và tổ chức các cuộc trò chuyện trong phần bình luận. Chúng tôi có thể giao tiếp nhanh hơn và thuận tiện hơn.

Đã hơn một năm kể từ khi chúng tôi bắt đầu sử dụng JANDI tại nơi làm việc của mình. Quay lại khi chúng tôi bắt đầu sử dụng JANDI, Line và KakaoTalk không có tính năng bình luận. Đối với chúng tôi, việc cộng tác diễn ra thoải mái hơn vì bạn có thể nhận xét về các tệp cụ thể và thảo luận về JANDI.

Một điều mà tôi thích ở JANDI là chúng tôi có thể lưu các tệp của mình vào JANDI Drive trên cloud. Đối với các công ty nhỏ hơn, việc quản lý tệp sẽ khó khăn hơn vì chúng tôi không có hệ thống ERP và tốn rất nhiều chi phí để xây dựng loại hệ thống đó. Tại Hanmandoo, chúng tôi tải các tệp lớn hơn như video lên NAS và chia sẻ liên kết trên JANDI. Khi chúng tôi đăng thông báo trên JANDI, mọi người sẽ nhận được thông báo vì vậy bất kỳ ai tham gia vào dự án và kiểm tra thông báo ngay lập tức, bất kể họ ở đâu.

Chủ đề yêu cầu phê duyệt

Việc chia sẻ các yêu cầu phê duyệt hoặc báo cáo chi phí đã trở nên dễ dàng hơn vì chúng tôi có thể tải hình ảnh lên Chủ đề JANDI một cách đơn giản. Chúng tôi không tạo một tệp riêng biệt để chia sẻ. Chúng tôi chỉ cần in và chụp ảnh để tải lên JANDI. Sau đó, quản lý cấp trung có thể xem qua các tài liệu đó. Vì vậy, toàn bộ quá trình phê duyệt và giao tiếp đã trở nên nhanh hơn.

<Chỉ cần tải lên hình ảnh tài liệu trong Chủ đề Yêu cầu Phê duyệt>

Chủ đề Marketing – xác nhận sản xuất hàng hóa

Mùa cắm trại đã đến, và chúng tôi đang sản xuất các bộ quà tặng và hàng hóa cho những ai thích đi cắm trại. Những hàng hóa này được gửi đến khách hàng của chúng tôi dưới dạng quà tặng miễn phí. Dưới đây là cách chúng tôi chia sẻ thông tin về hàng hóa đã hoàn thành, số lượng và tình trạng cho nhân viên của chúng tôi.

<Hàng mới sản xuất được chia sẻ trong Chuyên đề Marketing>

Chủ đề Marketing – Xác nhận từ ngữ quảng cáo

Trước khi chúng tôi gửi văn bản quảng cáo cho khách hàng, chúng tôi xác nhận mọi thứ trong Chủ đề Marketing của chúng tôi. Chúng tôi chia sẻ hình ảnh và văn bản trong chủ đề, sau đó @ đề cập đến bất kỳ ai chịu trách nhiệm phản hồi.

ㅣ Chúng tôi tùy chỉnh JANDI cho nhu cầu của tổ chức chúng tôi

Vì sự cộng tác là tiêu chuẩn giữa mọi bộ phận, chúng tôi tạo Chủ đề cho các dự án và nhiệm vụ của từng bộ phận. Bằng cách này, chúng tôi có thể chia sẻ tệp chỉ cho những người cần xem chúng. Đó là lý do tại sao chúng tôi rất thích tính năng thư mục.

Vì chúng ta đang tham gia vào nhiều chủ đề, nên một môi trường làm việc có tổ chức là điều cần thiết. Mặc dù chúng tôi đang tham gia nhiều Chủ đề, nhưng các thư mục giúp chúng tôi sắp xếp chúng. Khi một thành viên mới tham gia Hanmandoo, chúng tôi thiết lập Chủ đề và Thư mục cho họ để tất cả chúng ta có thể hòa hợp.

<Các chủ đề của Phòng ban và Dự án được sắp xếp theo các thư mục>

ㅣ Chúng tôi đề xuất JANDI

Sử dụng JANDI để quản lý dữ liệu công ty

JANDI cho phép các thành viên của chúng tôi chia sẻ dữ liệu một cách thuận tiện. Ngoài ra, nó giúp chúng tôi quản lý tất cả tài liệu của mình. Tôi giới thiệu JANDI cho bất kỳ nhóm nào cần một cách dễ dàng hơn để giao tiếp giữa các phòng ban.