Kat Design đã làm thế nào để thay đổi giao tiếp và tăng chất lượng công việc?

ㅣCác vấn đề Kat Design gặp phải là gì?

Chúng tôi giao tiếp không hiệu quả và bị sự quá tải thông tin, cụ thể:

• Quản lý dự án khó khăn: Chúng tôi có rất nhiều dự án diễn ra song song và cần phản hồi liên tục, đặc biệt là qui trình của mỗi dự án thay đổi liên tục tùy theo chủ đầu tư, các nhà cung cấp và điều kiện thực tế.
• Công cụ cũ phức tạp: Các công cụ trước đây như Bitrix24 quá phức tạp với bộ phận giám sát thường xuyên ở ngoài công trường, giao diện và qui trình phức tạp cho việc hướng dẫn nhân viên mới sử dụng dẫn đến thiếu hiệu quả.
• App chat cá nhân không hiệu quả: Chúng tôi phải quay trở lại dùng các công cụ chat cá nhân để cập nhật tiến độ dự án một cách nhanh chóng và kịp thời, tuy nhiên cho mỗi công trình chúng tôi lại cần tạo thêm 1 group. Các tin nhắn trao đổi trong các group này lại không xảy ra theo luồn dẫn đến dễ bị sót tin nhắn, công việc khi câu hỏi của thiết kế chưa được giải đáp thì đã có câu hỏi khác của nhân viên giám sát. Bản vẽ kĩ thuật chưa được phản hồi thì lại có phát sinh từ khâu thiết kế của khách hàng nên rất khó theo dõi đoạn hội thoại.
• Khó khăn tìm kiếm lịch sử trao đổi: Nhiều công trình chúng tôi thiết kế xong, mất đến 6 tháng sau mới khởi công nên việc tìm lại file hay đoạn hội thoại trước đây rất khó khăn vì file nằm trong email hoặc google drive trong khi hội thoại với khách hàng và nội bộ lại nằm ở công cụ khác.
• Quá tải tiếp nhận và trao đổi thông tin: Chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn để quản lý các công trình này đặc biệt là nếu có nhân viên mới , hơn nữa vì rất khó theo dõi đoạn hội thoại nên hầu như lúc nào tôi cũng phải cầm điện thoại trên tay kiểm tra tin nhắn.