TEDxNTU đã thúc đẩy cộng tác nhóm cùng với JANDI như thế nào?
Với tinh thần sứ mệnh của TED, “những ý tưởng có giá trị lan tỏa”, một nhóm sinh viên NTU đã được truyền cảm hứng từ ý tưởng đó và quyết định hợp tác để thực hiện sứ mệnh. TEDxNationalTaiwanUniversity đã tổ chức các sự kiện một cách độc lập nhằm khơi dậy các cuộc thảo luận và kết nối từ năm 2016. Chúng tôi đã phỏng vấn một số thành viên TEDxNTU tích cực và tìm hiểu hành trình của họ trong việc nâng cao nhận thức cho xã hội. Trong suốt năm, TEDxNTU đã dẫn đầu nhiều sự kiện bao gồm các viện trí thức, Pitch Day cho các diễn giả trong danh sách rút gọn cho hội nghị TED hàng năm và chính hội nghị TED. Bên cạnh các sự kiện công cộng, nâng cao nhận thức về kỹ thuật số cũng là một trong những mục tiêu chính của họ. Trong một khoảng thời gian ngắn, TEDxNTU đã tăng lượng người hâm mộ trên Facebook của mình lên 5.000 người theo dõi.
TEDxNTU được dẫn dắt bởi 32 sinh viên và bao gồm 6 phòng ban, bao gồm lập kế hoạch sự kiện, sắp xếp diễn giả, tiếp thị nội dung, quan hệ công chúng, thiết kế và tài chính. Khi ủy ban TEDxNTU được thành lập, nhiều nền tảng cộng tác và giao tiếp đã được sử dụng trong toàn nhóm. Các kênh giao tiếp chính của họ là Facebook với nhiều nhóm và các cuộc trò chuyện trên Messenger với các chuỗi hội thoại. Khi thông tin liên quan đến các sự kiện và dự án bị phân tán trên các nền tảng khác nhau, nhóm TEDxNTU phải liên tục chuyển từ công cụ này sang công cụ khác chỉ để thu thập thông tin về các phần khác nhau của dự án.
Bởi vì tốc độ và hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch sự kiện, nhóm tại TEDxNTU biết rằng họ cần một giải pháp bền vững hơn, có thể mở rộng để làm việc cùng nhau tốt hơn mà không mất thời gian quý báu. Để làm được điều đó, Yi-Rou Chen, trưởng bộ phận kế hoạch sự kiện, đã giới thiệu JANDI, phương tiện này sẽ tiết kiệm cho TEDxNTU thời gian và về lâu dài, thúc đẩy chất lượng hoạt động và khả năng lập kế hoạch của họ.
Sự kiện TEDxNTU. Nguồn hình ảnh: National Taiwan University Facebook fan page
JANDI cung cấp một không gian tổng hợp để lập kế hoạch sự kiện
Khi các thành viên được giới thiệu với JANDI, họ đã mất một thời gian để thích nghi với một công cụ hoàn toàn mới. Tuy nhiên, họ đã rất nhanh chóng thích nghi với sự cần thiết của việc quản lý tệp và thông tin thích hợp.
Xin-Xian Lin từ phòng PR nói rằng việc cộng tác trên Facebook gây mất tập trung vì đây cũng là một kênh diễn ra các cuộc trò chuyện bình thường và cá nhân. “Nó không thực tế khi làm việc trên Facebook. Tôi sẽ phải kết bạn với các thành viên mà tôi đang làm việc cùng và điều đó có thể làm lộ thông tin cá nhân. Đôi khi, tin nhắn có thể kết thúc trong hộp thư rác hoặc thông báo tin nhắn có thể bị tắt, gây ra sự chậm trễ trong quy trình làm việc.”, cô giải thích.
Han-Yu Cai, thư ký điều hành của TEDxNTU cũng chia sẻ, “Tôi thường xuyên dành phần lớn thời gian để tìm kiếm các nhóm và tài liệu phù hợp trên Facebook và Messenger. Điều khó chịu hơn là, các kết quả tìm kiếm không liên quan đi kèm đang gây ra sự sao lãng. Cần phải có một cách thông minh hơn để làm điều này. ”
Sau đó, chúng tôi đã chọn sử dụng JANDI tại TEDxNTU để giúp chúng tôi tập hợp tất cả các bộ phận lại với nhau ở các giai đoạn khác nhau thông qua chu trình lập kế hoạch sự kiện. Đây là một công cụ cộng tác trực tuyến được tích hợp để giao tiếp trong nhóm.
– TEDxNTU
Xin-Xian nói rằng với JANDI, cô ấy có thể gửi tin nhắn riêng tư đến những người nhất định trong nhóm bằng cách tham khảo sơ đồ tổ chức. Quan trọng hơn, các tác vụ được kiểm tra nhanh hơn trên Facebook hoặc Messenger. Vì JANDI cung cấp thông tin liên lạc trực tiếp nên không cần thu thập số điện thoại hoặc tìm kiếm người quen trên Facebook.
Khi nhóm TEDxNTU phát triển thì không lâu sau, các dự án cần thực hiện đã ngập tràn trong nhóm. Đó là khi các chủ đề JANDI – một tính năng khác mà nhiều người dùng có thể tham gia vào một cuộc thảo luận – trở nên hữu ích. Tính năng chủ đề JANDI cung cấp không gian để trao đổi thông tin theo luồng và chia sẻ tài liệu. Quan trọng hơn hết, nhóm có thể quản lý các nhiệm vụ mà không cần thực hiện tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm.
Các thành viên TEDxNTU trong một cuộc họp. từ rái sang phải: An-Hung Tong ( Secretary tại TEDxNTU), Han-Yu Cai (Executive Secretary tại TEDxNTU), Yi-Rou Chen (Trưởng bộ phận tổ chức sự kiện tại TEDxNTU), Xin-Xian Lin (Thành viên hội đồng PR tại TEDxNTU). Nguồn hình ảnh: X in-Zhi Chen
Bên cạnh đó, các thành viên TEDxNTU sẽ sử dụng JANDI Drive để lưu trữ các đề xuất dự án và biên bản cuộc họp, nơi các tài liệu có thể dễ dàng truy cập được cho những người mới đến. Trong một sáng kiến hợp tác bên ngoài tổ chức, thư ký điều hành của TEDxNTU, Han-Yu Cai đã liên hệ với các nhà tổ chức TEDx khác như TEDxYuanZeUniversity để trao đổi ý tưởng và các phương pháp hay nhất về tổ chức sự kiện. Sau đó, chúng sẽ được ghi lại và lưu giữ trong JANDI Drive để tham khảo trong tương lai. JANDI Drive tiết kiệm thời gian và năng lượng cho các thành viên trong nhóm TEDxNTU và cho phép những người mới đến có được bức tranh toàn cảnh về các dự án trước đó.
Dễ dàng tìm kiếm các cuộc trò chuyện cũ và sắp xếp tài liệu khoa học
An-Hong Tong, thư ký của TEDxNTU, đã mô tả cách JANDI cho phép mọi người sắp xếp các chủ đề thảo luận và các tệp vào các thư mục một cách dễ dàng. JANDI biến các cuộc thảo luận nhóm lộn xộn thành một không gian làm việc gọn gàng. Ông nói: “Việc tham gia vào hầu hết các phòng trò chuyện trong JANDI có thể khiến bạn choáng ngợp, nhưng thật dễ dàng để di chuyển các chủ đề của JANDI xung quanh và sắp xếp chúng,” anh nói. “Tôi nghĩ thư mục trò chuyện của JANDI và JDrive tốt hơn các ứng dụng nhắn tin thông thường vì tôi có thể sắp xếp lại bất kỳ trò chuyện nhóm theo cách tôi thích. ” An-Hong Tong kết luận.
Khi cuộc trò chuyện và tệp được nhân lên, anh ấy có thể tận dụng tính năng tìm kiếm thông minh của JANDI để tìm lại thông tin cần thiết và chia sẻ chúng với những người khác trong nhóm của mình. “Tôi có thể bình luận và gắn thẻ các thành viên khác, và chúng ta có thể tiếp tục thảo luận ngay trong JANDI.”
Jandi đã giúp TEDxNTU xây dựng một môi trường hợp tác tuyệt vời
Các kỹ năng giữa các cá nhân rất quan trọng đối với TEDxNTU, nơi mà sự hợp tác giữa các chức năng được thực hiện để đưa ra những thách thức và cơ hội học tập mới cho nhóm. Bất chấp tính chất hỗn loạn của quản lý sự kiện, nhóm lập kế hoạch đã cố gắng duy trì một môi trường hợp tác và tôn trọng trong suốt cả năm.
Chúng tôi tin rằng lòng khoan dung là điều cốt yếu để mọi người có thể chung sống hòa bình với nhau. Khoan dung có nghĩa là bạn tôn trọng ý kiến và sở thích của người khác với sự cởi mở và cảm thông.
– TEDxNTU Team
Nhóm đã tận dụng JANDI để kích hoạt một kênh cho sự đồng cảm và cộng tác. “Bởi vì chúng tôi có JANDI, có cảm giác như tất cả chúng tôi đang cùng nhau thu nhận các kỹ năng của mọi người trong quá trình này. Tôi đã từng gặp khó khăn trong việc giao tiếp với những người đồng đội chỉ quan tâm đến khía cạnh kỹ thuật của một dự án. Họ đã trở thành những người mà tôi thích cùng làm việc”. Han-Yu Cai cho biết.
Bạn muốn hình dung cách triển khai JANDI cho hiệp hội sinh viên của bạn? Liên hệ với đại diện của chúng tôi ngay hôm nay để nhận ngay tư vấn dành cho nhóm của bạn.
Nội dung blog này ban đầu được viết bằng tiếng Trung Đài Loan và được dịch. Để đọc bài báo gốc, hãy truy cập vào đây.