工作溝通有效率,應用串聯整合

善用成員權限(正成員、準成員),提升你的管理效益、降低 Line群組的資訊風險

Line群組的管理員受限,要如何運用訪客權限管理外部夥伴、實習生與兼職人員?

JANDI 將於 2018 年開始設定準成員的收費政策

有別於 Line群組較少管理員設定, JANDI 則是提供至少四種的使用權限。其中免費版本最多只能有十位準成員。消息一出讓不少用戶想知道:「什麼是準成員?」「準成員收費政策對我的影響是什麼?」

以及在文末,再和你分享會計師事務所如何運用準成員 (訪客權限) 的功能,達到有效管理成員,又能降低資料外洩的風險的做法!

準成員政策,對於多數的用戶沒有影響

如果對於「什麼是準成員?」有疑惑的用戶,或者你是沒有用過此功能的用戶,那麼這次的政策並不會影響你使用 JANDI,更不會要求你付費升級。

根據我們用戶專訪與統計,大部分的用戶都是使用正成員(一般成員)的身分,但為了釐清用戶們對於準成員的觀念,接下來將一步步解說準成員(訪客權限)和最常使用的正成員,兩者之間有何不同?

一開始邀請加入成員時,邀請者可以選擇以「準成員或正成員」邀請其他成員。
假設你是以準成員方式被邀請加入,那麼你現在就是準成員,反之則不是。

準成員,等於訪客權限?

準成員,就是訪客層級的夥伴。意為權限比起正成員有更多限制。

準成員的權限:

  • 瀏覽被邀請加入的議題 (上限五個議題)
  • 無法主動搜尋、加入公開議題
  • 不能主動 1:1 私訊團隊內的其他成員

準成員仍可回溯該議題的歷史訊息與檔案,但是準成員不能私自離開議題,與公司內部成員做出明顯區隔。

外部合作夥伴、實習生、兼職兼差人員

最適合以準成員身分加入團隊了!

不用擔心準成員會知道太多公司內部資訊,也可以在同一團隊中進行討論、存取檔案,讓管理者更能有效管理。

現在,你可以用更效率的方式與合作夥伴協作。
想要瞭解更多正成員和準成員的差異?

四種成員權限:所有者 > 管理者 > 正成員 > 準成員

目前 JANDI 提供以下四種不同成員設定:所有者、管理員(只有標準版可以設定多重管理員、正成員和準成員。

1.所有者

所有者,就是最初建立團隊的成員。
不僅擁有所有管理者的權限,所有者更是唯一擁有刪除團隊成員權限的人。

2.管理員

管理員可以協助所有者管理團隊與成員,包含邀請新進成員刪除離職成員,以及監視團隊使用容量等。

那麼如何設定多重管理員呢?

*目前免費版本只有一個管理員,多重管理員為升級版功能

3.正成員

正成員,就是一般邀請加入的夥伴,可以瀏覽所有公開議題(即使沒有被主動邀請加入)、1:1 私訊團隊內的其他成員。通常在邀請成員加入團隊時,就可以決定是以正成員或準成員加入團隊。

然而,有一點要注意的是:

邀請準成員後可以升為正成員,但是正成員不能降為準成員。

使用案例:比 Line群組更明確,原來準成員可以這樣應用!

一般而言,我們會希望將外部夥伴加入公司團隊,方便溝通與專案協作管理,卻又擔心公司內的資訊外洩。而這時,準成員(訪客權限)的功能應用,就能輕鬆解決這項憂慮!

製造業將準成員應用於供應鏈與協力廠的溝通
廣告行銷公司將準成員應用於客戶端的聯繫!

接下來分享一個會計師事務所的應用案例

讓你瞭解如何「對外」和「對內」運用 JANDI。

「對外使用」指的是與事務所與客戶的聯繫,做法雖然類似於 Line群組,但在資料保存、成員權限控管上更明確,保障公司財務資訊被妥善存放。

具體來說,每一個會計師事務所的客戶,都會被加入一個專屬的私人議題,裡面只有會計師、事務所助理、客戶主管和員工,並且用「準成員」的方式可以有效限縮成員權限以便管理。

由於 JANDI 永久儲存的特性,每一段訊息和檔案都可以被回溯,即使是新進議題的成員,也可以知道過去發生的所有訊息與檔案。

▍延伸閱讀:重新認識企業通訊!會計師事務所運用 JANDI 管理企業客戶,並達到內部教育訓練成效!

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