>

安得仕聯合會計師事務所,運用工作管理APP — JANDI 同時管理員工與客戶

為什麼我要看這篇文章

會計師事務所如何「對外」與企業客戶溝通聯繫、「對內」讓內部成員完成教育訓練?工作管理APP — JANDI 將帶你重新認知何謂企業級的通訊與協作!我們專訪了安得仕聯合會計師事務所,聽聽他們一路上看著 JANDI 逐漸成長為更適合亞洲用戶的工具的感受,以及讓我們一窺會計師事務所如何運用這套工具,提升自身價值。

安得仕聯合會計師事務所(以下稱「安得仕」)不僅是 JANDI 的顧問,目前也是忠實用戶之一。凱閔每次前往事務所,總是會和會計師 Eric 聊個一兩句,了解公司的財務狀況外,Eric 也不吝將他的發現和使用心得與我們分享。接下來,我們把鏡頭轉到 Eric 身上,聽聽會計師事務所可以如何使用?以及如何評價 JANDI?

JANDI:企業溝通協作軟體,致力於提升團隊工作之生產力、效率、及團隊和諧。

兩年前就使用過工作管理 APP,但那時並不誘人

Eric 特別提到在離開四大會計師事務所後,和許多新創團隊有過接觸,而那時候也認識到 JANDI,更進一步成為顧問和合作的會計師。然而,Eric 坦白地說,兩年並沒有選擇使用 JANDI 的原因在於:「功能性差異化不足」,以致於轉換誘因不強。

兩年後的今天,JANDI 推出越來越多的差異化功能後,安得仕才又重新使用 JANDI。

私人即時通訊的濫用產生了許多問題

LINE 群組的訊息無法回朔,公事私事混雜

會計師在提供財會服務時,過去直接用 LINE 和客戶主管或創辦人進行私聊,不會另開群組討論。麻煩的地方在於,客戶主管和會計師都忙,不見得能即時回覆給對方資訊,因為彼此的助理和員工都沒辦法加入討論幫忙。更關鍵的痛點在於:

即便加入群組後,也無從得知之前討論的內容

令人焦慮的「未讀通知」

另外一個濫用私人即時通訊的問題,Eric 特別提到自己不喜歡看到「未讀通知」,只要有紅點就會不自覺點開,但老實說並不是每條訊息都那麼重要。「縱使發訊息者無心,但對於收訊息的人來說都是心理的壓力」,Eric 用上述兩點說明了,為何不喜歡在工作上使用 LINE 的原因。

「JANDI 的推播通知功能設定,可以決定每天幾點到幾點可以收到推播通知,其餘可以保留自己的時間。」


事務所如何「對外」和「對內」使用 JANDI?

安得仕聯合會計師事務所的工作管理APP — JANDI 實際畫面
安得仕聯合會計師事務所的工作管理APP — JANDI 實際畫面

接下來, Eric 帶我們認識事務所如何用工作管理 APP 對外管理客戶,對內管理員工

「對外使用」指的是與客戶聯繫

做法雖然類似於 LINE 的群組,但在資料保存、成員權限控管上更明確,保障公司財務資訊被妥善存放。

具體來說,每一個安得仕會計師事務所的客戶,都會被加入一個專屬的私人議題,裡面只有會計師、事務所助理、客戶主管和員工在裡頭,並且用「準成員」的方式可以有效限縮成員權限以便管理。

訊息與檔案永久儲存,讓夥伴們參與其中

再由於 JANDI 永久儲存的特性,每一段訊息和檔案都可以被回溯,即使是新進議題的成員也可以知道過去發生的點滴。

「剛剛提到一個問題點,客戶主管和會計師都很忙,有時候無法做到即時回覆;但在 JANDI 私人議題設計下,有時候會計師事務所助理就可以代為回答,甚至每一次會計師的應答,都將成為助理的學習案例。」Eric 認為在使用過程中,最明顯的部分是會計師事務所助理可以參與其中,不僅分擔會計師的工作,且可以更快解決客戶的疑難雜症。

安得仕聯合會計師事務所,對內對外使用 JANDI 示意圖
安得仕聯合會計師事務所,對內對外使用 JANDI 示意圖

進階搜尋功能:作為知識管理與 FAQ 的系統

「在客戶端遇到的問題,很大部分其實在其他客戶也遇過」,Eric 舉公司設計的流程為例,當所遇到的問題大同小異時,JANDI 就成為會計師事務所的知識管理系統,通過進階搜尋快速找到過去應對方式,不需要為了回答一樣的問題重打一遍。

對內除了知識管理,更是教育訓練的工具

正所謂強將無弱兵,每位安得仕的夥伴們無論新進或資深,經常要接受會計師的考題挑戰。Eric 表示他會在特定議題內放在問題,當新進人員加入後會被優先加入這些議題,通過裡面問題的挑戰才能完成訓練。

因為 JANDI 完整保留住訊息檔案,所以後來加入的新進可以看到先前的討論內容,從中學習更多會計經驗。
因為 JANDI 完整保留住訊息檔案,所以後來加入的新進可以看到先前的討論內容,從中學習更多會計經驗。

JANDI 企業通訊更適合亞洲用戶,而且越來越好

對安得仕來說,JANDI 的進階搜尋、推播通知設定 (休假模式)、@提及 (獨立頁面),不僅僅是功能而已,而是被運用在工作流程中的一個方法。 Eric 也提到 JANDI 是一個更適合亞洲用戶的存在,並且會因為功能和服務的完整,越來越好、越來越符合企業通訊需求。

免費諮詢服務

    輕鬆合作,快樂工作

    You might also like

    Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.

    This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More

    %d bloggers like this: