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安得仕聯合會計師事務所,運用工作管理APP — JANDI 同時管理員工與客戶

JANDI 企業通訊更適合亞洲用戶,而且越來越好!

會計師事務所如何「對外」與企業客戶溝通聯繫、「對內」讓內部成員完成教育訓練?工作管理APP — JANDI 將帶你重新認知何謂企業級的通訊與協作!我們專訪了安得仕聯合會計師事務所,聽聽他們一路上看著 JANDI 逐漸成長為更適合亞洲用戶的工具的感受,以及讓我們一窺會計師事務所如何運用這套工具,提升自身價值。

安得仕聯合會計師事務所(以下稱「安得仕」)不僅是 JANDI 的顧問,目前也是忠實用戶之一。凱閔每次前往事務所,總是會和會計師 Eric 聊個一兩句,了解公司的財務狀況外,Eric 也不吝將他的發現和使用心得與我們分享。接下來,我們把鏡頭轉到 Eric 身上,聽聽會計師事務所可以如何使用?以及如何評價 JANDI?

JANDI:企業溝通協作軟體,致力於提升團隊工作之生產力、效率、及團隊和諧。

兩年前就使用過工作管理 APP,但那時並不誘人

Eric 特別提到在離開四大會計師事務所後,和許多新創團隊有過接觸,而那時候也認識到 JANDI,更進一步成為顧問和合作的會計師。然而,Eric 坦白地說,兩年並沒有選擇使用 JANDI 的原因在於:「功能性差異化不足」,以致於轉換誘因不強。

兩年後的今天,JANDI 推出越來越多的差異化功能後,安得仕才又重新使用 JANDI。

私人即時通訊的濫用產生了許多問題

LINE 群組的訊息無法回朔,公事私事混雜

會計師在提供財會服務時,過去直接用 LINE 和客戶主管或創辦人進行私聊,不會另開群組討論。麻煩的地方在於,客戶主管和會計師都忙,不見得能即時回覆給對方資訊,因為彼此的助理和員工都沒辦法加入討論幫忙。更關鍵的痛點在於:

即便加入群組後,也無從得知之前討論的內容

令人焦慮的「未讀通知」

另外一個濫用私人即時通訊的問題,Eric 特別提到自己不喜歡看到「未讀通知」,只要有紅點就會不自覺點開,但老實說並不是每條訊息都那麼重要。「縱使發訊息者無心,但對於收訊息的人來說都是心理的壓力」,Eric 用上述兩點說明了,為何不喜歡在工作上使用 LINE 的原因。

「JANDI 的推播通知功能設定,可以決定每天幾點到幾點可以收到推播通知,其餘可以保留自己的時間。」


事務所如何「對外」和「對內」使用 JANDI?

安得仕聯合會計師事務所的工作管理APP — JANDI 實際畫面
安得仕聯合會計師事務所的工作管理APP — JANDI 實際畫面

接下來, Eric 帶我們認識事務所如何用工作管理 APP 對外管理客戶,對內管理員工

「對外使用」指的是與客戶聯繫

做法雖然類似於 LINE 的群組,但在資料保存、成員權限控管上更明確,保障公司財務資訊被妥善存放。

具體來說,每一個安得仕會計師事務所的客戶,都會被加入一個專屬的私人議題,裡面只有會計師、事務所助理、客戶主管和員工在裡頭,並且用「準成員」的方式可以有效限縮成員權限以便管理。

訊息與檔案永久儲存,讓夥伴們參與其中

再由於 JANDI 永久儲存的特性,每一段訊息和檔案都可以被回溯,即使是新進議題的成員也可以知道過去發生的點滴。

「剛剛提到一個問題點,客戶主管和會計師都很忙,有時候無法做到即時回覆;但在 JANDI 私人議題設計下,有時候會計師事務所助理就可以代為回答,甚至每一次會計師的應答,都將成為助理的學習案例。」Eric 認為在使用過程中,最明顯的部分是會計師事務所助理可以參與其中,不僅分擔會計師的工作,且可以更快解決客戶的疑難雜症。

安得仕聯合會計師事務所,對內對外使用 JANDI 示意圖
安得仕聯合會計師事務所,對內對外使用 JANDI 示意圖

進階搜尋功能:作為知識管理與 FAQ 的系統

「在客戶端遇到的問題,很大部分其實在其他客戶也遇過」,Eric 舉公司設計的流程為例,當所遇到的問題大同小異時,JANDI 就成為會計師事務所的知識管理系統,通過進階搜尋快速找到過去應對方式,不需要為了回答一樣的問題重打一遍。

對內除了知識管理,更是教育訓練的工具

正所謂強將無弱兵,每位安得仕的夥伴們無論新進或資深,經常要接受會計師的考題挑戰。Eric 表示他會在特定議題內放在問題,當新進人員加入後會被優先加入這些議題,通過裡面問題的挑戰才能完成訓練。

因為 JANDI 完整保留住訊息檔案,所以後來加入的新進可以看到先前的討論內容,從中學習更多會計經驗。
因為 JANDI 完整保留住訊息檔案,所以後來加入的新進可以看到先前的討論內容,從中學習更多會計經驗。

JANDI 企業通訊更適合亞洲用戶,而且越來越好

對安得仕來說,JANDI 的進階搜尋、推播通知設定 (休假模式)、@提及 (獨立頁面),不僅僅是功能而已,而是被運用在工作流程中的一個方法。 Eric 也提到 JANDI 是一個更適合亞洲用戶的存在,並且會因為功能和服務的完整,越來越好、越來越符合企業通訊需求。

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