翰方御品聯手 JANDI 打造組織數位地圖，自主協作培養當責文化

採訪撰稿 / JANDI 特約編輯陳薪智

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中醫師曾柏翰領軍的翰方御品，於 2021 年跨入電商後，憑藉熱銷千萬杯的「順孅茶」與「瞬暢凍」迅速打響名號。近年品牌更跨足 DR.H 翰方醫研高端保養，連鎖診所翰醫堂也成功插旗馬來西亞。亮眼成績背後，這間從 2 人草創發展至近 40 人規模的企業深知：要穩健邁向多角化經營，一套能將資訊依主題分流、貼近台灣工作習慣的軟體，是營運的重要基石。

「想讓公司持續穩健成長，一定要先從『地基』開始打起。」

員工編號  001 的核心幕僚 Joy（李欣靜）指出，她深知，若等公司破百人再轉換系統，管理成本將無比高昂。為此，她主動提案升級內部協作工具，帶領公司試用後，果斷從舊系統移轉至 JANDI 平台。這次我們走進翰方御品的幕後，了解他們如何建構透明化的溝通模式，為全球化擴張扎下根基。

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從兩人草創到九大部門跨國協作，高速擴張下的溝通隱憂

翰方御品目前旗下連鎖診所「翰醫堂」多達 20 間，同時品牌部也成長到涵蓋行銷、電商、影音等九個單位。公司皆秉持以業績導向的目標而努力，因此高度仰賴跨部門的協作。然而，過去依賴私人軟體的習慣，在高速成長時逐漸感到力不從心，為組織的健康體質埋下隱憂。

• 公私領域未區分，工作訊息遭私人對話淹沒

• 群組擴散不易聚焦，重要檔案與對話難回溯

• 成員頭像名稱不一，跨部門協作辨識多耗時

• 缺乏安全管理權限，面臨數位資產外洩風險

「不方便久了，大家往往就習慣隱忍；但公司規模越來越大，每一則對話與專案紀錄都是企業重要的資產，我們必須把『溝通』這件事放在最前面去解決。」—翰方御品代表 Joy

在 Joy 眼中，不便的工作習慣若不及時根治，在未來組織規模持續擴大後，將會拖慢決策效率並帶來風險。為了在品牌的下個爆發期前築起穩固的營運根基，工具升級與溝通變革勢在必行。

導入數位工具先安人心，線上與實體雙軌教學一個月無痛遷移

面對「免費軟體就好，為何要花錢」的常見疑問，Joy 帶著清晰藍圖與創辦人深度對話，以「資產安全」與「營運效率」為切入點，確保底層營運不卡關，而成功獲得管理層的全力支持。另外，為降低同仁新系統的適應門檻，JANDI 團隊高熱忱的在地服務成為強大後盾：

• 雙階段漸進式教學

JANDI 初期先針對 Joy 以及人資、核心主管共 3、4 位同仁安排線上教學；隨後親自走進翰方御品辦公室，確認導入過程順利。鑒於 JANDI 使用者體驗直覺且極低學習曲線的介面，瞬間拉近新工具與同仁之間的距離。

• 專屬「問與答」議題

在體驗期間，Joy 內部先召開全體會議說明轉換初衷，並在 JANDI 內建立「問與答」專屬議題，直接邀請 JANDI 同仁加入解答疑問。過程中若遇到任何系統操作疑問，JANDI 能第一時間提供即時、精準在地支援，提供用戶無比的安心感。

JANDI 的在地服務非常體貼、溫暖，協助我們把 JANDI 的內部架構安排相當妥當。」—翰方御品代表 Joy

這種兼具溫度與實務彈性的在地陪伴，讓原本對通訊軟體高度依賴的同仁，在近乎無痛的狀態下，完成溝通習慣的遷移。翰方御品在短短一個月的試用，便果斷轉為付費用戶，展現出高成長企業驚人的執行力與決策效率。

打造組織專屬的數位地圖，「任務導向」議題梳理協作新秩序

為讓溝通有章可循，翰方御品採用結構化的議題命名規則，將大主題置於前列，後續依任務或部門命名。同仁只要瀏覽議題列表，就能迅速對齊協作窗口。這套數位地圖在多個日常營運場景中，落實了高效協作。

• 「查帳特別議題」成新人無痛上手的 SOP 範本

過去查帳混在群組內極易漏訊，專屬「查帳議題」建立後，公告規範統一格式，財務核對完回覆「已 OK」並按讚，進度一目了然。新進同仁加入後，只需回溯歷史訊息與公告，即可自主掌握作業 SOP，省下重複指導的人力成本。

• 串接 Google 行事曆，掌握影音拍攝與會議排程

透過系統內建 Google 行事曆串接，每週一自動在特定議題內彈出行程提醒，方便跨部門預約 Joy 與影音同仁的時間。這讓公司能自主做好時間管理，免去來回口頭詢問的溝通內耗。

• 「按讚即已讀」與留言串，淬鍊自動自發當責文化

同仁會將跨部門會議記錄統一丟進專屬議題，並規定「限期按讚確認」，以此落實當責。搭配「留言串」功能，成員能直接在該會議記錄下方補充討論，讓內容討論不發散，日後回溯查證更方便。

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建立透明可追溯的數位資產，當責協作取代繁瑣回報

隨著公司規模擴大，如何讓跨部門資訊無縫接軌，並且不增加同仁的日常壓力，是管理階層的一大挑戰。為此，翰方御品透過 JANDI 在內部建立高度透明的資訊流，讓溝通回歸工作本質。

新形態協作模式，讓第一線同仁能在自主、安心的氛圍下推進專案任務。Joy 舉例，同仁在 JANDI 的專屬議題內，能查找過往對話紀錄，或搜尋歷史檔案，都有所根據。所有專案脈絡能完整追溯，不僅省去來回確認的溝通內耗，更省去過往頻繁口頭回報進度的壓力。

更重要的是，可永久保存的文字、檔案，讓管理層在不打擾公司的前提下，給予即時的資源支持。Joy 提及，透過會議記錄與指派任務對話，主管隨時掌握情況並察覺哪些環節需協助；同時，主管也能掌握同仁的思考邏輯與投入心力，無形中形塑自動自發的當責文化。

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持續深耕漢方生活美學 ，用 JANDI 串起跨國溝通邊界

翰方御品的產品線目前不設限於漢方茶飲與機能果凍，而是將中醫調理深度融入現代生活；中長期計畫更規劃跨足寵物、香氛等多元品項，將漢方調理精神融入更多人的入日常。隨著產品線迅速擴張，如何有效管理跨國境、跨區域的溝通，成為品牌現階段的關鍵課題。

由於各國的員工使用的通訊軟體工具各有差異，造成跨國專案對接溝通的障礙。為此，翰方御品選擇以 JANDI 作為跨國協作的核心平台，讓大馬夥伴加入總部的數位基地，讓兩地同仁在同一個系統內即時共享資訊，有效消弭地域、時差與工具的隔閡。

翰方御品從電商新創起家，如今在台馬兩國開始虛實並進深耕當地，這家持續多角發展的品牌，相信他們會持續秉持當時創業的初心，穩步航向更多國際市場。