工作溝通有效率,應用串聯整合

內部電子郵件效率低落的 8 個原因

“ 你的公司是否還在用電子郵件,進行內部討論、交流?”

你的公司,是否還是只依靠 email 作為內部溝通的唯一管道呢?是不是也遇到下列的問題?包含很難在一連串的來回信件中,找到重要的歷史訊息?難以和公司同仁一同進行事項討論?不確定到底有沒有同時附件給需要知道訊息的成員?

email 在進行外部溝通(廠商、客戶),是一個便利、正式、實用的工具。但當我們談到內部溝通時,卻會導致效率不彰,特別是針對內部的專案負責人,以及需要長期來回溝通、討論、協作的成員。

下列我們統整出 8 項, email 對於內部生產力的負面影響,並說明為什麼 email 不適合拿來當作公司同仁合作的溝通工具。

 


一、過多不相關的郵件

2017 前,平均每天有 2690 億封 email 被寄出。而辦公室同仁,平均每天會收到 122 封 email,其中卻只有 38% 是和自己相關、且重要的訊息。當人們被過多的訊息轟炸後,最常見的處理方式就是直接忽略、或是批量刪除,而在這個過程中,就會時長錯過重要的訊息。

 

二、不必要的時間浪費

根據麥肯錫的全球研究數據, email 用戶每週平均花費 13 小時閱讀和回覆電子郵件,光是這件事,就佔了工作時間的 28%。然而,還是有一半以上的 email 是維持在未讀狀態,根本沒有被確認過。

另外,回覆 email 後,要再進入專注的工作狀態,需要 64 秒;而當你每小時檢查超過 36 次,工作生產力會大幅降低。除了內部的工作效率會受到影響,若無法解決 email 無效率的問題,甚至會影響到外部的合作夥伴、或是重要客戶,造成顧客滿意度降低。

 

三、不是為了內部協作而開發的工具

email 設計的初衷不是為了要進行內部的協作,然而大部分的公司卻是把它當作內部溝通的唯一工具。如果你是專案負責人,和處理問題管理的相關人員,想想你在來回溝通時,會收到多少 email 的訊息串…工作效率及生產力降低、不方便討論、合作,是顯而易見的。利用其他專門為協作而開發的工具,例如 專案管理工具 Trello企業通訊軟體 JANDI,都是能協助你改善上述問題的辦法。

 

四、即時性不足、且不利多人討論

當我們只是一對一溝通時, 在使用 email 時較不會發生問題。但當此議題,需要多人參與討論、合作時,會造成回覆困難、不夠即時、對話對象失焦等問題。(想想你要附件給多少人、以及當你需要針對其中一個對象說話時,有多困難…)在不同的情境下,選擇合適的工具,才能幫你奠定良好的公司溝通、合作的文化,例如企業通訊軟體、線上會議工具、電話討論等。

 

五、辦公室以外的工作成員較少使用 email

超過 72% 的工作人員,並不是坐在辦公室工作的,也較少使用 email。例如電機設備的工程師、醫院的員工、廠房的工作成員,如果只是寄送 email,最常見的情況就是被遺忘或是忽略。然而,接收公司指令、了解公司的資訊、彼此連結,十分重要。這時我們應該要去思考他們最常使用的溝通工作是什麼?答案是「手機」。因此在選擇工作溝通工具時,能跨裝置的整合便成為重要的考慮因素,如此才能同時滿足辦公室成員、以及辦公室外成員的需求。

 

六、email 的介面設計是為了電腦觀看

email 的介面設計一開始就是依照電腦的觀看模式開發。在手機的使用上,相對較不直觀,較難閱讀、也較難搜尋。當今天業務在外奔波、又或是面對顧客時,很難在一長串的電子郵件中,找尋訊息或是檔案。花費了許多時間,也間接影響到顧客的觀感。

 

七、布達困難、回覆意願較低

相較於即時通訊軟體, email 的回覆意願相對低落。對於管理者、或是人資人員,較難掌握以及辨別成員是否已經收到公司重要佈達。若成員回覆說「我沒收到 email 呀!可能跑到垃圾郵件、或是信箱已滿。」你也拿他沒辦法…

 

八、儲存以及搜尋困難

「難以搜尋資訊、檔案」是另一個時常被詬病的原因。在上百、上千的 email 中,你很難只透過關鍵字去搜尋你的歷史資料,特別是你根本不記得標題、關鍵詞彙、時間等。對於使用手機為主的成員,更是難上加難。根據統計,在職場中讓員工覺得煩躁的第二個原因是「總是找不到需要的資料」。

 


內部溝通的替代方案:企業協作軟體

email 對外聯繫正式性、重要性依舊無法取代。然而,在面對需要大量討論、多向溝通、檔案傳遞的內部協作,email 的適合度便會降低。要讓公司成長,確保所有人都能有效的接收指令、即時討論、互相分享資訊,能使成員合作更加有效率。另外,管理者也應該保障每位員工都能平等的接收到公司消息,而非只是種辦公室內部的成員而已。

企業通訊軟體 JANDI 便是專門為內部溝通而開發出的工作協作軟體,除了電腦,也同時支援手機、平板,不論是辦公室成員,或是在外奔波的同仁,都能即時的接收的資訊。主題式的群組,可以根據公司的目標、部門的工作內容、專案的流程建立,讓所有的討論井然有序。另外,所有的檔案都是經過加密上傳、且永久儲存,在關鍵字搜尋外,也能透過篩選器,快速找到你所需要的檔案。

現在你可以免費自行使用 JANDI,或是找專人協助你!試試不同方法,提升內部溝通效率吧!

 

( 編譯自 Kristen Wells 的文章:  8 Reasons Email is Ineffective in the Workplace

 


延伸閱讀:

JANDI 與 LINE 分析比較:為什麼不建議公司用 LINE 工作?企業通訊工具的替代方案?

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