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2020 年不能不知道!八個辦公室生產力工具

我們身處競爭又難以預測未來的時代,如何利用有限的資源與時間,管理好時間、提升工作生產力,是每個組織想知道的答案

新創公司也罷,中小企業也好,我們身處競爭又難以預測未來的時代,如何利用有限的資源與時間管理好時間、提升工作生產力,是每個組織想知道的答案。幸運的是,有越來越多所謂的「 辦公室生產力工具 」,減輕我們的負擔。今天,JANDI 訪問 50 位受訪者,盤點出八個最佳辦公室生產力工具

8 個辦公室生產力工具推薦

以下的推薦是基於 JANDI 抽樣訪問現有用戶,廣泛分布於企業中的業務行銷客戶服務策略海外拓展公關人資部門。此系列文章另針對開發人員、設計師、產品經理心中推薦的生產力工具,為你一一介紹。

1. Wunderlist

JANDI 推薦 8 個協作工具:辦公室生產力工具_Wunderlist 奇妙清單
Wunderlist 奇妙清單

越趨複雜的工作與身兼多種角色,這是數位時代工作者的常態。如果你需要一個有效的任務管理工具,Wunderlist 或稱為奇妙清單,是最多 JANDI 用戶推薦的工具。事實上,這個任務管理工具已在 2015 年被微軟 (Microsoft) 併購。

為什麼大家會這麼喜歡呢?有兩個原因。第一是直覺的介面設計,不論個人或是團隊的任務管理都很適合;第二是支援多個平台,包含桌機版手機板,符合各種用戶的需求。


2. Google Apps

JANDI 推薦 8 個協作工具:辦公室生產力工具_Google Apps
Google Apps

不需要太多說明,Google Apps 幾乎是每個工作者的必備,在雲端時代裡能否超越 Office 365,實在值得期待!Google Apps提供各種不同的大小工具,包含電子郵件行事曆線上協作即時訊息

研究為什麼會推薦 Google Apps?原因在於大部分為免費服務合理費用,且無須另外下載安裝程式,只要能上網就能使用。不管企業組織的規模如何,都一致推薦 Google Apps,其中又以 Google Docs 和 Google Calendar 最受歡迎。

1) Google Docs, Sheets, and Slides

分別對應到 word 文字編輯excel 試算表powerpoint 簡報功能。不過是以雲端的形式,輔以 Google Drive 等其他服務。聽聽用戶們怎麼說吧!

“多人共同協作,非常方便。”

“易用和方便性很吸引我,即使在通勤中,也可以使用手機觀看或編輯。”

2) Google Calendar

Google Calendar 不僅好用,更能串聯至 JANDI 裡。在與工作夥伴的即時通訊中,亦能掌握彼此的每日行程。在 JANDI Connect 串聯中,Google Calendar 也是最常被使用的選項。

“不管是桌機或手機版本,都很方便檢查我的行事曆。”

“可以和他人共享、觀看對方的行事曆,約見會議時間更容易。”


3. Google Analytics

JANDI 推薦 8 個協作工具:辦公室生產力工具_Google Analytics
Google Analytics

Google Analytics 或俗稱的 GA,是最知名的數據分析工具之一,這個「 免費 」 工具被廣泛使用在新創、中小型企業、大型企業裡,特別你是數位行銷相關的從業人員,GA 甚至是吃飯的傢伙。由於大部分的 JANDI  用戶來自於廣告、行銷、設計業者,並不意外 Google Analytics 獲得相當不錯的名次。

“Google Analytics有太多隱藏功能,不斷讓我學習如何以數據了解顧客行為。更甚而有之,我可以使用再行銷搭配優質內容,做更有效率的行銷。”

“Google Analytics 很容易與 Google Adwords 和 Google Play 整合,幾乎不需要更多的分析工具,就能掌握來自網站和移動裝置的流量,並進行即時分析。”


4. Evernote

JANDI 推薦 8 個協作工具:辦公室生產力工具_Evernote
Evernote

辦公室工作者目前遇到的問題之一:太多記事或是想法創意,無法被好好記下來。想像主管不定時地交付任務給你,過去只能使用便利貼筆記,但經常將訊息散亂在不同地方,很難整理。Evernote 就是這個問題最好的解答。

如同 JANDI 一樣,Evernote 是雲端工具,提供記事附加分享檔案簡易管理任務待辦清單。Evernote 採用 freemium 的商業模式,並支援各種不同載具。

“Evernote 幫助我組織各種資料和片段想法,透過標籤功能可以很輕鬆進行分類。”

“支援不同載具,可以讓我隨時隨地記下突如其來的創意。”


5. Pocket

JANDI 推薦 8 個協作工具:辦公室生產力工具_Pocket
Pocket

現在,有太多有趣或是知識型的資訊,值得好好花時間閱讀了。對於閱讀者來說,麻煩在於:如何更好的收集想看的資訊?Pocket 提供一種稍後閱讀工具,用來儲存在網路上看見的任何文章。

只要在瀏覽器安裝插件,一鍵將文章儲存後,就能在手機、平板等閱讀剛剛的文章。特別是沒有足夠的時間讀完時,還可以在戶外(無網路)打開閱讀。


6. Trello

JANDI 推薦 8 個協作工具:辦公室生產力工具_Trello
Trello

任何對於生產力工具有興趣的人,一定聽過 Trello 的大名 ( 2017 年初更因被 Atlassian 併購而更受注目)。Trello 專注於專案管理工具,適用於各種產業與各領域。

排在 Google Calendar 之後,Trello 的 JANDI Connect 也是用戶經常使用的串聯服務。只要有任何專案上的變動,就會被通知到 JANDI 裡面。

“Trello 提供方便的專案與任務管理,搭配 JANDI、Dropbox 提升互動交流溝通、雲端儲存空間。”


7. Pinterest

JANDI 推薦 8 個協作工具:辦公室生產力工具_Pinterest
Pinterest

Pinterest 是以具設計感為主的社群平台。你或許已經知道 Pinterest 的命名由來,因為可以 pin (釘選) 你感興趣的圖片。對於設計師社群或部份企業主管來說,Pinterest 的高品質內容、設計、攝影、藝術等,是更棒的社群。


8. JANDI

JANDI 推薦 8 個協作工具:辦公室生產力工具_JANDI
JANDI

當然,JANDI 的用戶一定會使用 JANDI。但最有趣的是,將近一半的用戶告訴我們,使用 JANDI 之前沒有試過其他的生產力工具 (非指傳統企業工具,如電子郵件、即時通訊和群聊軟體)。

我們遇到使用者一定會問:所以,你最喜歡哪個功能?

  • 根據任務、專案類別,有組織地建立訊息討論架構。
  • 跨部門溝通更容易,也更明確權責。
  • 檔案分享與搜尋很方便,進階搜尋讓我即使忘記檔名,也能透過其他線索找到所需檔案。
  • 不用一直反覆檢查電子信箱,節省不必要時間浪費。對於追求扁平化、更多水平溝通的企業來說是很好的選擇。

我已經使用許多產力工具,但是通知太過分散,不知道如何整合?
歡迎聯繫 JANDI 顧問 協助提供解方、或是透過 JANDI 教學中心自行嘗試 將生產力工具整合至 JANDI。
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