封面圖/ Photo by  Mimi Thian on Unsplash

文/ JANDI特約編輯陳薪智

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敏捷式開發（Agile Development），過去被大量運用在軟體、IT 領域，促使團隊在開發、迭代流程擁抱快速、靈活的工作思維與方式。如今，因應近年中美貿易、疫情斷鏈、俄烏戰爭通膨等一連串事件，讓更多企業想要調整組織體質，透過導入敏捷方法帶動創新，避免企業逐漸僵化、喪失競爭力而黯然退場。

敏捷，逐漸成為企業的管理手段，也看到越來越多實際案例，也就是當前在市場取得成功的企業，他們都有採用敏捷原則。舉凡像Amazon、Netflix、Spotify、3M、Bosch、Dell…公司，都是正確導入敏捷手法，最後轉型為敏捷企業。

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運用敏捷，小心！多的是失敗案例

如果有工作經驗的人，一定會遇到以下這幾種情況。第一類是「三種話」，老闆聽不懂人話、同事等著看笑話、屬下説不出好話；第二類是「三不足」，預算不足、時間不足、人才不足。

面對這種情況，許多決策者想做的事就是「轉型」，然後對著內部員工、外部投資人說「我們要成為敏捷企業、持續創新…」，彷彿敏捷就是解救組織死氣沉沉的最佳藥方。

但是，《打造敏捷企業》這本書在前言部分，無疑是對這樣想的老闆、主管們，潑了一大盆冷水。書中提到一個相當重要的觀念—有些企業誤解或錯誤使用敏捷，透過敏捷手法的術語，掩蓋一點也不敏捷的目標，結果反而為公司帶來混亂。

也就是說，不改變還好，一旦設定錯誤的目標或誤用方法，反而形成更大的災難。

打造敏捷企業這本書就提出三種常見「錯誤」導入敏捷的情況：

• 敏捷，敏捷，無處不敏捷—主張公司任何單位、部門，全部都要用敏捷取代官僚體制

錯誤點：創新不是往敏捷方向狂飆，得宜的官僚體制、規則仍要沿用，這兩者不是對立而是互補。

• 敏捷就交給你們去做—高階領導團隊為他們的下屬擬定敏捷計畫，而沒有為自己

錯誤點：上層管理層應該以身作則，而不是派下屬去做，高階主管要親自向大家示範如何敏捷。

• 把敏捷當成急救仙丹—面對策略極需大幅改變，決定所有一切都要採用敏捷活動

錯誤點：把部門組織結構全部打散，造成員工對目標感到困惑，進而抄襲其他公司作法，結果只產生不切實際的承諾。

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敏捷領導團隊應採取的五大行動

至於該怎麼盤點資源、設定目標、定期檢討、持續優化敏捷策略，在《打造敏捷企業》有明確說明，有興趣的人可以善用這本書的內容，應用到實際工作當中。

值得一提，要讓推動者順利把敏捷融入企業文化，有五項行動原則，推薦給領導團隊參考：

• 超出必要程度的溝通，讓更多人了解策略目標

• 培養決策人才

• 強化不同團隊間的溝通管道

• 加速學習循環，注重進度而非追求完美

• 調整為適用大型團隊的評鑑標準及獎酬制度

從這五點當中可以觀察到，「溝通」元素就佔了其中兩點。

• 垂直式溝通：主管在指派決策給部屬執行，要確保這些收到指令的人，知道該做什麼以及為什麼要這麼做，背後的策略目標能持續校準達成上下一致。
• 水平式溝通：跨團隊之間的溝通，仰賴工具與協作方式，讓每個人可以在任何時候，都能知道其他成員正在做什麼。

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JANDI 工具如何賦能敏捷管理

細數 JANDI 目前開發出的功能，有幾項應用，特別能因應「垂直溝通」及「水平溝通」需求。

第一項：依據不同任務、專案而獨立設置的「議題分類」

如果是垂直式溝通，主管能在封閉的議題架構內，隨時布達各項事情，參與敏捷專案或推動敏捷方式的成員，能夠在各類訊息有效「分流」的情境之下，以最快速度、最有效率的方式進行溝通。

 

第二項：「 JANDI Connect 」 功能

不同於有些企業通訊軟體架構全然的封閉，JANDI 適度開放允許 API 串接其他模組/工具。

目前 JANDI 可串聯 Google 日曆、RSS 訂閱、Trello、JIRA、GitHub、Bitbucket、Incoming/Outgoing Webhooks。相當便利於在工作當中需要共享開源代碼的工程團隊，且經由整合 JANDI 和 GitHub，團隊成員可接收有關提交和發布事件、拉取請求、部署狀態的任何更改通知。如此一來可減少浪費時間，做跨團隊的工作進告知度，藉此維持工作的專注力。

第三項：幫助敏捷的好用工具是「待辦清單」

該怎麼設計待辦清單，JANDI 過去有針對待辦清單的流程、使用方式完整說明，可參考這篇文章：「待辦清單」這樣列才有效。

JANDI 的待辦清單不光只給自己使用，還可以跨成員選擇一位或多位同事做任務指派，同時在設定事項過程，可能這項工作需要參考相關檔案，這邊可以附加 10 個檔案參考，讓其他需要協作的成員直接找到相關素材。同一時間之下，可能有多個待辦事項在處理，隨時可以根據進度，把任務進度標示為「待執行、執行中或完成」，讓其他成員立刻知道你的進度。

對於工作者，每個人都希望能準時下班、工作有效率、達標 KPI/OKR、有成就感。《打造敏捷企業》有一句值得你我思考的內容：「要是你和你的團隊並不覺得敏捷有什麼樂趣可言，那你們一定是沒把它做對。」

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