>

國際學生領導組織 AIESEC,利用工作通訊軟體,掌握每個專案細節

這邊文章你會知道?

身為一位專業的 AIESECer,手機中必備的通訊軟體,從 LINE、Messenger 到 WhatsApp、WeChat 等,一個都不少。除了對內管理 17 所大專院校,還需和國外 1000 所大學相互交流,進行專案協作。

面對爆炸的訊息量,他們如何利用專門為管理所設計的工作通訊軟體 JANDI,統整內部訊息、進行協作,掌握每個專案、活動的細節


AIESEC 是誰呢?

2018 AIESEC 總會合照
2018 AIESEC 總會合照

全名為國際經濟商管學生會,AIESEC 成立於二次世界大戰後。七位來自各地的學生,希望能藉由「交流」來減少不同國家間的歧異與誤會,透過「認識」不同的文化與價值觀,達成和平與包容。

持續至今,AIESEC 是全球最大國際學生領導的組織,目前最主要的兩項業務為「海外成長」、「全球青年在地發展」。透過國內外大學生的交流,除了延續傳統「認識、包容」的精神,也希望能協助青年從中成長,發揮正面的影響力。

海外成長利用6至8週的時間,到國外完成交辦的專案,同時也深度體驗當地文化
全球青年在地發展引進外國研習生,除了讓其瞭解台灣文化,同時也增進台灣人的國際視野

2018 新的一屆 AIESEC 台灣總會成員出爐,負責的內容包含國外專案的接洽(海外成長、全球青年在地發展),與協助 17 所台灣大專院校運營、大型會議的舉辦。這麼龐雜的業務令人不禁好奇,由 9 位成員撐起的 AIESEC 台灣總會是如何同時管理這麼多分會,並妥善地完成手邊的專案

Jarvis (台灣總會會長)、Tony(台灣總會組織發展總監)是這樣說的:

上任第一週,團隊內部遇到的溝通痛點

和大部分的團隊一樣,一開始 AIESEC 台灣總會也以 Messenger、FB 、Google Drive,作為工作溝通、協作的工具,然而卻發生許多問題…

  1. 訊息洗版:所有資訊都在同一個群組,要回溯時根本找不到。光要搜尋「開會時間」,可能就必須滑過 100 多則訊息、圖片等。
  2. 檔案消失:在群組中檔案容易遺失,即便放在 Google Drive,也因為每個人的安排邏輯都不同,找起來十分困難,導致資料無法傳承。

幸好, 使用 JANDI 之後解決了這個狀況。- AIESEC 總會組織發展總監 Tony

導入工作通訊軟體 JANDI 後的改變

一、溝通目標明確化:

Messenger 是以「人」為導向進行溝通,因此一不小心就會偏題,上一秒談專案、下一秒開始聊起分會的營運狀況。

JANDI 議題設計能依照工作目標區分出個別的討論區塊,反而能更專注、回溯訊息也更快速。

二、任務指派有歸屬:

Messenger 沒有特定指派任務的區塊,以訊息交代的任務,很容易就會因為洗版,而被遺忘。

JANDI 的待辦清單,除了能清楚的交辦專案的負責人、到期時間,還能篩選出成員被指派的任務,讓總會成員清楚彼此的工作狀態。

三、行事曆自動化:

除了拿來協作, JANDI 就像你的私人秘書 — AIESEC 總會組織發展總監 Tony

利用 Google Calendar 串聯,能定時將一天的行程自動化推撥,協助整理工作狀態,像秘書一般提醒你的每日目標與時程。

AIESEC 總會的議題設計
AIESEC 總會的議題設計

最重要的還是找到彼此的溝通默契

不放棄溝通,才能在眾多想法中,找到一個最適當的平衡點。 — AIESEC 總會會長 Jarvis

回歸到原點,工具或許能提供更好協作的管道,但前提須建立在「願意溝通」。初步的溝通通常最困難,畢竟彼此都不熟悉各成員的成長背景、個性、說話方式。然而,一但找到共同的默契,之後的協作便會輕鬆許多。這也是為什麼 AIESEC 總會會定期舉辦實體會議。藉由真實面對面,讓成員更了解彼此,進而有更好的工通與協作!


後記:溝通開啟的世界觀與關懷

一個書包的故事:AIESEC 海外成長

原本以為是去幫助別人,但反而是對方帶給我一個全新的視角去看世界,並影響到我的價值觀、人生觀 — AIESEC 總會組織發展總監 Tony

Tony 曾參加 AIESEC 海外成長計畫到坦尚尼亞進行教育專案,幫助當地孩童學習英文。從非洲當地的發展其實不如大家想像的落後,談到開始學習當地語言而拉近關係,其中最感人的莫過於一個「買書包的故事」。

Tony 參加 AIESEC 海外成長計畫到坦尚尼亞進行教育專案
Tony 參加 AIESEC 海外成長計畫到坦尚尼亞進行教育專案

其實每個人都有許多故事,我們應該用溝通、同理去了解一個人– AIESEC 總會組織發展總監 Tony

有位認真上課的五歲孩子,每天穿著同一件衣服、拎著破書包去上學,而班上的同學都不喜歡他,他也逐漸不喜歡來上課。如果沒有去溝通了解,不會發現其實是因為孩子的爸爸長年在外地工作,孩子不會洗衣服、沒有筆記本、書包也不堪使用,他不知道要怎麼面對同儕。

「後來,我們研習生一起送了一個書包給這位孩子,或許對一般人是件小事,但卻讓那位孩子因此願意每天來上學;而每每當他看到我們時,便會跑過來給我們大大的擁抱,說他有多愛這個書包、多喜歡來上學。」Tony 笑著說。


補習班與非洲人的故事:AIESEC 全球青年在地發展

溝通讓你打開視野,認識台灣不同的風貌,10 年後的台灣是什麼樣子?- AIESEC 總會會長 Jarvis

曾經我們和補習班合作,然而長一輩的人認為外國人就該是金髮碧眼。因此,當一位波札那(非洲)大學生進到補習班時,補習班的招生率開始下滑,最終計畫被中止。

其實十分的無奈,但你並不會覺得補習班的老師是壞人。反而讓人開始擔心這樣的價值觀(特別還是在教育界),會如何影響到下一代的孩子,而 10 年後的台灣又會變成什麼樣子?

You might also like

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More

%d bloggers like this: