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國際學生領導組織 AIESEC,利用工作通訊軟體,掌握每個專案細節

身為一位專業的 AIESECer,手機中必備的通訊軟體,從 LINE、Messenger 到 WhatsApp、WeChat 等,一個都不少。除了對內管理 17 所大專院校,還需和國外 1000 所大學相互交流,進行專案協作。

面對爆炸的訊息量,他們如何利用專門為管理所設計的工作通訊軟體 JANDI,統整內部訊息、進行協作,掌握每個專案、活動的細節


AIESEC 是誰呢?

2018 AIESEC 總會合照
2018 AIESEC 總會合照

全名為國際經濟商管學生會,AIESEC 成立於二次世界大戰後。七位來自各地的學生,希望能藉由「交流」來減少不同國家間的歧異與誤會,透過「認識」不同的文化與價值觀,達成和平與包容。

持續至今,AIESEC 是全球最大國際學生領導的組織,目前最主要的兩項業務為「海外成長」、「全球青年在地發展」。透過國內外大學生的交流,除了延續傳統「認識、包容」的精神,也希望能協助青年從中成長,發揮正面的影響力。

海外成長:利用6至8週的時間,到國外完成交辦的專案,同時也深度體驗當地文化
全球青年在地發展:引進外國研習生,除了讓其瞭解台灣文化,同時也增進台灣人的國際視野

2018 新的一屆 AIESEC 台灣總會成員出爐,負責的內容包含國外專案的接洽(海外成長、全球青年在地發展),與協助 17 所台灣大專院校運營、大型會議的舉辦。這麼龐雜的業務令人不禁好奇,由 9 位成員撐起的 AIESEC 台灣總會是如何同時管理這麼多分會,並妥善地完成手邊的專案

Jarvis (台灣總會會長)、Tony(台灣總會組織發展總監)是這樣說的:

上任第一週,團隊內部遇到的溝通痛點

和大部分的團隊一樣,一開始 AIESEC 台灣總會也以 Messenger、FB 、Google Drive,作為工作溝通、協作的工具,然而卻發生許多問題…

  1. 訊息洗版:所有資訊都在同一個群組,要回溯時根本找不到。光要搜尋「開會時間」,可能就必須滑過 100 多則訊息、圖片等。
  2. 檔案消失:在群組中檔案容易遺失,即便放在 Google Drive,也因為每個人的安排邏輯都不同,找起來十分困難,導致資料無法傳承。

幸好, 使用 JANDI 之後解決了這個狀況。- AIESEC 總會組織發展總監 Tony


導入工作通訊軟體 JANDI 後的改變

一、溝通目標明確化:

Messenger 是以「人」為導向進行溝通,因此一不小心就會偏題,上一秒談專案、下一秒開始聊起分會的營運狀況。

JANDI 議題設計能依照工作目標區分出個別的討論區塊,反而能更專注、回溯訊息也更快速。

二、任務指派有歸屬:

Messenger 沒有特定指派任務的區塊,以訊息交代的任務,很容易就會因為洗版,而被遺忘。

JANDI 的待辦清單,除了能清楚的交辦專案的負責人、到期時間,還能篩選出成員被指派的任務,讓總會成員清楚彼此的工作狀態。

三、行事曆自動化:

除了拿來協作, JANDI 就像你的私人秘書 — AIESEC 總會組織發展總監 Tony

利用 Google Calendar 串聯,能定時將一天的行程自動化推撥,協助整理工作狀態,像秘書一般提醒你的每日目標與時程。

AIESEC 總會的議題設計
AIESEC 總會的議題設計

最重要的還是找到彼此的溝通默契

不放棄溝通,才能在眾多想法中,找到一個最適當的平衡點。 — AIESEC 總會會長 Jarvis

回歸到原點,工具或許能提供更好協作的管道,但前提須建立在「願意溝通」。初步的溝通通常最困難,畢竟彼此都不熟悉各成員的成長背景、個性、說話方式。然而,一但找到共同的默契,之後的協作便會輕鬆許多。這也是為什麼 AIESEC 總會會定期舉辦實體會議。藉由真實面對面,讓成員更了解彼此,進而有更好的工通與協作!


後記:溝通開啟的世界觀與關懷

一個書包的故事:AIESEC 海外成長

原本以為是去幫助別人,但反而是對方帶給我一個全新的視角去看世界,並影響到我的價值觀、人生觀 — AIESEC 總會組織發展總監 Tony

Tony 曾參加 AIESEC 海外成長計畫到坦尚尼亞進行教育專案,幫助當地孩童學習英文。從非洲當地的發展其實不如大家想像的落後,談到開始學習當地語言而拉近關係,其中最感人的莫過於一個「買書包的故事」。

Tony 參加 AIESEC 海外成長計畫到坦尚尼亞進行教育專案
Tony 參加 AIESEC 海外成長計畫到坦尚尼亞進行教育專案

其實每個人都有許多故事,我們應該用溝通、同理去了解一個人– AIESEC 總會組織發展總監 Tony

有位認真上課的五歲孩子,每天穿著同一件衣服、拎著破書包去上學,而班上的同學都不喜歡他,他也逐漸不喜歡來上課。如果沒有去溝通了解,不會發現其實是因為孩子的爸爸長年在外地工作,孩子不會洗衣服、沒有筆記本、書包也不堪使用,他不知道要怎麼面對同儕。

「後來,我們研習生一起送了一個書包給這位孩子,或許對一般人是件小事,但卻讓那位孩子因此願意每天來上學;而每每當他看到我們時,便會跑過來給我們大大的擁抱,說他有多愛這個書包、多喜歡來上學。」Tony 笑著說。


補習班與非洲人的故事:AIESEC 全球青年在地發展

溝通讓你打開視野,認識台灣不同的風貌,10 年後的台灣是什麼樣子?- AIESEC 總會會長 Jarvis

曾經我們和補習班合作,然而長一輩的人認為外國人就該是金髮碧眼。因此,當一位波札那(非洲)大學生進到補習班時,補習班的招生率開始下滑,最終計畫被中止。

其實十分的無奈,但你並不會覺得補習班的老師是壞人。反而讓人開始擔心這樣的價值觀(特別還是在教育界),會如何影響到下一代的孩子,而 10 年後的台灣又會變成什麼樣子?


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