面對不合理交辦，該直接拒絕或忍氣吞聲？主動做數位記錄扭轉情勢

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文/ JANDI 特約編輯陳薪智

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身為下屬或員工，最怕遇到這種類型的主管及老闆—毫無預期就口頭指派一項新工作，內容該怎麼執行又沒頭沒尾，彷彿自己會通靈一樣；或是像《穿著 Prada 的惡魔》的主管，「臉色」一變員工就要知道下一步該做什麼事。

另一種情境是手邊已經累積處理不完的待辦事項，沒想到又有陸續新的工作進來，每天加班已經變成常態，身心早已無法負荷成為惡性循環。

工作會爆量通常有幾種情況，其一是剛好遇到公司業務旺季，導致事情忙不完；另一種是自己不懂拒絕導致承接太多任務；最後一種因素則來自主管，因為勞務分配不均或時程安排疏失，導致下屬要一個人當三個人用。

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面對不合理交辦，該直接拒絕或忍氣吞聲？

遇到過量的工作指派，該如何應對？如果是直接拒絕，但又怕之後工作被主管刁難，甚至影響日後的考績及年終，只好隱忍各種不合理要求；但如果當「沒問題一族」，面對各種任務都允諾可以，但執行卻遇上困難，最後還是會被看破手腳，甚至讓自己承受過重的工作壓力。

在William Oncken, III《別讓猴子跳回你背上》（Monkey Business）這本書提到一個概念「員工的自由量表」，也就是把不同員工進行分類，區分出 5 種層次。

• 最低層的員工是什麼事都不會，只能被動等待主觀指示
• 第二層是會跟主管請示要做什麼
• 第三層則會依照裁示結果行動並給予反饋建議
• 第四層是會主動行動，但仍需要跟主管請示
• 最高層的第五層是能夠獨立行動運作，並將執行狀況主動例行報告

William Oncken, III 提到，其實主管也不想什麼都要手把手帶著員工，因此部屬如果不希望被主管時時緊盯，建議把自己的能力從低層次往上提升。例如要達到層次三就需要自動自發，要到層次四、五，更需要主動爭取主管信任，也就是盡可能能向主管展現自己的想法，甚至用成績證明能力，因此才有底氣對不合理的任務說不。

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員工在「升級」的過程，專家建議部屬可善加運用以下幾種策略

• 第一類犯錯求進步：

如果組織有容錯的文化，員工不妨勇於試錯，從小範圍的錯誤當中學到經驗並修正，進而在下一次的任務避免再次出錯，讓主管看到你有明顯的進步。

• 第二類知己知彼：

每位主管的管理風格迥異，在跟主管共事過程先了解他做事的習慣，例如是結果論，還是重視過程細節，進而接受任務知道怎麼接招，甚至學習向上管理。

• 第三類取得承諾：

面對難度高的交辦事項，可能是連主管都不想碰的爛帳，這時候部屬要懂得扭轉情勢，在交辦協商過程中取得共識，甚至獲得主管承諾，適度提供資源或協助。

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承接工作的學問，每位部屬都該學會「向上溝通」

William Oncken, III 針對員工執行任務的行為表現屬於「垂直型」分類，Stuart Wyatt 在《最困難的事，別交給最有能力的人》，把員工接獲工作的反應也做出幾種「水平式」分類。

• 第一類：逆來順受型

「直接告訴我要做什麼」，比較擅長做重複性高相對簡單的任務，只要不出錯，通常主管不用太擔心。

• 第二類：尊重他人型

「只要大家共同決定好我就樂意做」，比較重視追求共同利益，如果是大家開會共同決議，他就會願意為團隊赴湯蹈火。

• 第三類：我行我素型

「我有決定想做什麼的主控權」，通常能力較強也不需時時監督，但也因為獨立性強更重視任務本質，主管需要花更多時間解釋工作目標。

• 第四類：先聽後動型

「先聽工作內容並納入我的想法，再決定是否承接」，懂得舉一反三，因此在創意發想類型的工作能交給他們找創新方案，但相對主管也要表現出尊重他們的意見。

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拒絕口頭交辦風氣，主動做數位記錄扭轉情勢

上述不管哪種類型員工，共同特質都是害怕遇到什麼事情都是隨口講的主管。尤其在工作忙碌的狀態下還要分心接電話、處理 LINE、Email 訊息，如果再加上主管突如其來的一句口頭交辦，更是難騰出時間跟主管溝通、確認。

員工在接獲交辦工作最需要一把「保護傘」，也就是能把各種口頭交代的事情，變成有憑有據的文字。透過 JANDI 就是在保護自己，避免產生死無對證、空口說白話的局面。

首先，JANDI 比起 LINE、Email 更適合紀錄主管交辦事情的平台，如果是一對一溝通，JANDI 有私訊功能媲美LINE，能夠在私密空間進行討論，以及傳送各種文字、影片檔案，還能建立待辦事項、新的雲端資料庫。

而且比起 LINE，JANDI 也不用擔心檔案會過期，或是遇到換手機以前對話就消失的慘況。對照 Email，JANDI 私訊也不用擔心因來回溝通次數增加，難以找到前面信件的內容。

其次，如果是多對一的溝通，也就是工作牽涉多位其他成員，需要統一跟主管彙報進度，那就可以在 JANDI 成立新的議題。根據不同事情的討論，都能在不同對話串下面接龍，而不會像 LINE 的對話全部混雜，造成溝通成效不彰。

如果需要定期開會，JANDI Connect 也能串接 Google 行事曆，快速確認下次會議時間。同時也能在下次會議前一天，設定待辦事項，成員把手邊進度報告一起分享到 JANDI 雲端，讓主管提早過目內容，有效減少會議時間浪費。

最後也是最重要的，每次主管交辦工作，也代表員工創造績效的機會。每個專案或任務結束後，員工能透過 JANDI 梳理自己的貢獻，並且整理出各項投入的工作項目，以及最後為專案獲得哪些具體數據成效。有助日後主管打考績時可參考，甚至找下一份工作時，都能藉由 JANDI 撈取資料，盤對自己在這份的工作表現，在日後爭取加薪、升遷都能有所幫助。

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