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面對不合理交辦,該直接拒絕或忍氣吞聲?主動做數位記錄扭轉情勢

用更有效率的協作軟體,有條理的完成工作任務

封面圖/ Photo by charlesdeluvio on Unsplash

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


身為下屬或員工,最怕遇到這種類型的主管及老闆—毫無預期就口頭指派一項新工作,內容該怎麼執行又沒頭沒尾,彷彿自己會通靈一樣;或是像《穿著 Prada 的惡魔》的主管,「臉色」一變員工就要知道下一步該做什麼事。

另一種情境是手邊已經累積處理不完的待辦事項,沒想到又有陸續新的工作進來,每天加班已經變成常態,身心早已無法負荷成為惡性循環。

工作會爆量通常有幾種情況,其一是剛好遇到公司業務旺季,導致事情忙不完;另一種是自己不懂拒絕導致承接太多任務;最後一種因素則來自主管,因為勞務分配不均或時程安排疏失,導致下屬要一個人當三個人用。


面對不合理交辦,該直接拒絕或忍氣吞聲?

遇到過量的工作指派,該如何應對?如果是直接拒絕,但又怕之後工作被主管刁難,甚至影響日後的考績及年終,只好隱忍各種不合理要求;但如果當「沒問題一族」,面對各種任務都允諾可以,但執行卻遇上困難,最後還是會被看破手腳,甚至讓自己承受過重的工作壓力。

在William Oncken, III《別讓猴子跳回你背上》(Monkey Business)這本書提到一個概念「員工的自由量表」,也就是把不同員工進行分類,區分出 5 種層次。

  • 最低層的員工是什麼事都不會,只能被動等待主觀指示
  • 第二層是會跟主管請示要做什麼
  • 第三層則會依照裁示結果行動並給予反饋建議
  • 第四層是會主動行動,但仍需要跟主管請示
  • 最高層的第五層是能夠獨立行動運作,並將執行狀況主動例行報告

William Oncken, III 提到,其實主管也不想什麼都要手把手帶著員工,因此部屬如果不希望被主管時時緊盯,建議把自己的能力從低層次往上提升。例如要達到層次三就需要自動自發,要到層次四、五,更需要主動爭取主管信任,也就是盡可能能向主管展現自己的想法,甚至用成績證明能力,因此才有底氣對不合理的任務說不。


員工在「升級」的過程,專家建議部屬可善加運用以下幾種策略

  • 第一類犯錯求進步:

如果組織有容錯的文化,員工不妨勇於試錯,從小範圍的錯誤當中學到經驗並修正,進而在下一次的任務避免再次出錯,讓主管看到你有明顯的進步。

  • 第二類知己知彼:

每位主管的管理風格迥異,在跟主管共事過程先了解他做事的習慣,例如是結果論,還是重視過程細節,進而接受任務知道怎麼接招,甚至學習向上管理。

  • 第三類取得承諾:

面對難度高的交辦事項,可能是連主管都不想碰的爛帳,這時候部屬要懂得扭轉情勢,在交辦協商過程中取得共識,甚至獲得主管承諾,適度提供資源或協助。


承接工作的學問,每位部屬都該學會「向上溝通」

William Oncken, III 針對員工執行任務的行為表現屬於「垂直型」分類,Stuart Wyatt 在《最困難的事,別交給最有能力的人》,把員工接獲工作的反應也做出幾種「水平式」分類。

  • 第一類:逆來順受型

「直接告訴我要做什麼」,比較擅長做重複性高相對簡單的任務,只要不出錯,通常主管不用太擔心。

  • 第二類:尊重他人型

「只要大家共同決定好我就樂意做」,比較重視追求共同利益,如果是大家開會共同決議,他就會願意為團隊赴湯蹈火。

  • 第三類:我行我素型

「我有決定想做什麼的主控權」,通常能力較強也不需時時監督,但也因為獨立性強更重視任務本質,主管需要花更多時間解釋工作目標。

  • 第四類:先聽後動型

「先聽工作內容並納入我的想法,再決定是否承接」,懂得舉一反三,因此在創意發想類型的工作能交給他們找創新方案,但相對主管也要表現出尊重他們的意見。


拒絕口頭交辦風氣,主動做數位記錄扭轉情勢

上述不管哪種類型員工,共同特質都是害怕遇到什麼事情都是隨口講的主管。尤其在工作忙碌的狀態下還要分心接電話、處理 LINE、Email 訊息,如果再加上主管突如其來的一句口頭交辦,更是難騰出時間跟主管溝通、確認。

員工在接獲交辦工作最需要一把「保護傘」,也就是能把各種口頭交代的事情,變成有憑有據的文字。透過 JANDI 就是在保護自己,避免產生死無對證、空口說白話的局面。

首先,JANDI 比起 LINE、Email 更適合紀錄主管交辦事情的平台,如果是一對一溝通,JANDI 有私訊功能媲美LINE,能夠在私密空間進行討論,以及傳送各種文字、影片檔案,還能建立待辦事項、新的雲端資料庫。

JANDI 雲端資料庫

而且比起 LINE,JANDI 也不用擔心檔案會過期,或是遇到換手機以前對話就消失的慘況。對照 Email,JANDI 私訊也不用擔心因來回溝通次數增加,難以找到前面信件的內容。

訊息永久保留,能透過關鍵字快速搜尋訊息檔案

其次,如果是多對一的溝通,也就是工作牽涉多位其他成員,需要統一跟主管彙報進度,那就可以在 JANDI 成立新的議題。根據不同事情的討論,都能在不同對話串下面接龍,而不會像 LINE 的對話全部混雜,造成溝通成效不彰。

第十六屆成大單車節團隊使用案例

如果需要定期開會,JANDI Connect 也能串接 Google 行事曆,快速確認下次會議時間。同時也能在下次會議前一天,設定待辦事項,成員把手邊進度報告一起分享到 JANDI 雲端,讓主管提早過目內容,有效減少會議時間浪費。

JANDI Connect 可以依團隊需求選擇串接項目

最後也是最重要的,每次主管交辦工作,也代表員工創造績效的機會。每個專案或任務結束後,員工能透過 JANDI 梳理自己的貢獻,並且整理出各項投入的工作項目,以及最後為專案獲得哪些具體數據成效。有助日後主管打考績時可參考,甚至找下一份工作時,都能藉由 JANDI 撈取資料,盤對自己在這份的工作表現,在日後爭取加薪、升遷都能有所幫助。


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