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不同年齡層都能學會的 Google 日曆應用:資訊透明、作業同步、權限設定

不同年齡層都能學會的 Google 日曆應用:資訊透明、作業同步、權限設定

在上一篇文章,我們談到了利用 Google 日曆讓主管即時去優化時間安排
中小企業如何更好的進行時間管理、任務安排?Google 日曆是你的救星

接下來,讓我們來聊聊如何利用權限來管理好團隊成員的進度!

 

文 / JANDI 羅然莉


二、同步人員資訊:為每個人開啟不同的權限

大部分的企業都會有組織結構、層級,即便較為扁平化的公司,也會有主管或是老闆的角色。因應著這樣的公司基本結構,若在使用工具時,沒有辦法區分出不同的使用權限,將會是一件麻煩的事!

你可以想像,假設線上日曆沒有編輯權限的設計(也就是大家都能進行編輯、甚至可以加入非公司成員),就創造了讓同仁可以隨意刪除行程、隨意將公司行程透露給外部成員的機會!

而 Google 日曆中「不同的共享權限」便能有效的解決上述問題,並滿足「有層級、卻又想讓資訊更透明化、讓作業更同步」的工作需求。同時達成「任務追蹤」、「資訊公告」、「快速會議安排」的效果!

Google 日曆設定(示意圖)
Google 日曆:共享權限的分類
為了讓大家更了解如何應用,這邊我利用三種情境來解釋下列三種權限:
變更活動、查看所有活動的詳細資料、只能看見是否有空。

1.追蹤進度: 不知道業務去哪裡? — 變更活動

業務大部分的時間都需在外拜訪,卻也因工作性質,造成公司難以去追蹤各個業務的行程。若是以訊息回報(例如 LINE)的方式進行追蹤,除了會發生訊息洗版的問題,也難以一目瞭然。

這時你可以先建立一個業務追蹤的行事曆,並利用 Google 日曆中「變更活動」的權限設定,共用給業務,讓業務即時匯報今日行程,便可以有效解決追蹤進度的問題。

  • 變更活動:選定之成員,皆可編輯(但無法將共編權限開放給其他人)
  • 變更並管理共用設定:開放編輯、共用權限

也就是「變更活動」的權限,適用於需要「即時追蹤多人時間安排」、或是需要「多人共同管理同一專案」的情況。而 Google 既有的「日曆格式」,可以讓你快速掌握、統整目前的進度流程。

2. 有效公告資訊:主管公告既定的公司活動 — 查看活動的詳細資料

公司中有一部分的事項是以「公告」性質為主,只需要讓大家了解「活動的時程安排」、「公司的規劃」,此時就可以利用「查看活動的詳細資料」的權限設定。

好處在於不用擔心有成員不小心進行變更、刪除,影響的整個公司,
卻又能很好傳達「公司的時程規劃」。

 若你目前是 JANDI 的用戶,可以進一步把 Google 行事曆串聯進入議題,透過「自動化的通知」,
降低成員可能錯過,或是遺忘的風險。也能利用 JANDI 本身通訊軟體的特性,進行即時的問題討論。(方法可以參考下列連結)

延伸閱讀:直接串聯 Google日曆,不必學習新工具,JANDI Connect 提供企業工具整合

3. 快速會議安排:主管到底有沒有空? — 只能看見是否有空

主管的行程,有些可能是較為機敏的資訊,不方便讓其他成員知道。然而,在公司中也會有許多事必須詢問、或是與主管討論,卻經常發生「找不到主管」而「專案延宕」的問題。

這時若能讓成員知道,哪些時段是可以找到主管、跟主管討論,便可以降低「協調會面」所浪費的時間。

也因此會建議,當工作內容是需要與主管進行大量討論,主管可以利用「只能看見是否有空」的方式,分享自己的行事曆。
既不會透露過多機敏資訊,又能讓成員有方法可以確認主管較空閒的行程,並安排會議。

透過上面三個案例,你可以發現看似簡單的「權限共享設定」,便能達到「追蹤任務進度」、「公告公司重要資訊」、「快速預約會議安排」的效果。加上上篇曾提到的「分流」功能,其實就能有效的去統籌規劃、追蹤公司的整體工作內容。

最後看個 30 秒的影片,開始試試「Google 日曆權限設定」!
(30 秒找到 Google 日曆中「共享權限」設定位置)

 

Google 日曆共用設定三步驟:
進入 Google 日曆右上方 [設定]>>>選擇要共享的行事曆>>>
下滑至[與特定使用者共用日曆]>>>新增邀請對象、輸入對方 email、選擇權限
 JANDI,我們是誰
JANDI 是一套集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體,致力於解決訊息群組混亂、檔案過期、任務指派問題。
喜愛分享雲端工作帶來的效益,希望能和大家一同打造輕鬆合作、快樂工作的團隊氛圍。
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