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中小企業如何更好的進行時間管理、任務安排?Google 日曆是你的救星

花費許多力氣追蹤,卻還是無法有效統整公司部門、成員的工作內容?試試看最易入門的雲端工具 - Google 日曆

我是行銷團隊的 Lily,JANDI 是專門為工作打造的內部溝通協作軟體,也因此我時常會去拜訪公司,了解他們的問題以及需求。

今天想和你們分享我過去在企業拜訪時,看到的團隊管理問題與提升團隊協作效率的一些解法。

文 / JANDI 羅然莉

問題一:公司行程難以統整,大家各做各事?
問題二:如何將部門的安排、專案的行程,同步給成員?
問題三:如何追蹤所有人的任務進度?

公司、團隊最常遇到的一個狀況是:完全不知道對方在哪裡、在做什麼、目前進度是什麼,即便是自己部門的成員,都一問三不知。也因為如此,公司最常使用的應對方法,就是進行許多的會議、會報,但其實,這很可能是造成公司生產力降低的其中一個原因

一方面,這浪費了許多可以工作的時間;另一方面,主管也難以即時的去優化時間安排與利用!

但其實這些問題,只需要好好善用你目前已經在使用的 Google 日曆,
就能解決 70% 的問題了!


Google 日曆分流,讓公司站在同一條線上

Google 日曆是一個雲端軟體,推薦使用的主要原因是:可以同時進行「多人同步作業」與「分流」。也就是說你除了可以快速掌握整體公司的狀況,也能個別管理部門別、專案別的活動流程,確保所有人是站在同一條線上。

那該如何管理或者建立?

由上圖你會發現在左側的「我的日曆」,便是從公司的一個帳戶分出來的多個管理管道。將所有都勾選起來,你可以觀看公司整體的活動;若想知道個別的行程,你可以將其他的勾選取消。

直接觀看下方 1 分鐘影片,快速了解如何進行分流設定。
(一分鐘學會建立新日曆的方式(利用 Google 日曆將行程、活動分流))

在分流的部分,我會建議公司以「部門別」、「專案別」、「區域別」為主,才能將分流出來的行事曆交由該部門的主管、或是專案負責人來共同管理。

部門別:適用於組織結構明確,部門分工明確的公司
專案別:適合用於專案長度至少為半年的公司(例如建築、室內設計等)
區域別:適用於連鎖門市,需要安排不同區域的活動(北、中、南區)

甚至我們公司,還會分出一條「請假」行事曆,方便統計、即時知道當天請假的同仁。

但若今天是個人的行事曆,有另一個建議可以提供參考。
你可以將事項分為依「緊急程度」作為分流、或是增設「每日安排」,
直接將你一天的安排打在行事曆上。這些都是可以嘗試看看的方式!

公司在進行式工作流程管理前,一定要先思考「工作目標、流程、組織架構」,才將人的元素注入。這樣才會確實的將人與工作連結起來,而不是一群人毫無目標的做事。

在建立公司行事曆也是如此!建議公司先詢問各主管的需求,一起建立符合公司文化、流程、目標的行事曆,再將其他員工加入一起使用。

JANDI,我們是誰 
JANDI 是一套集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體,致力於解決訊息群組混亂、檔案過期、任務指派問題。
喜愛分享雲端工作帶來的效益,希望能和大家一同打造輕鬆合作、快樂工作的團隊氛圍。
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