菜鳥主管如何管理員工？看行事曆就知道好壞

學當主管不簡單！除了完成分內之事外，就是要推動部屬的工作以及提升團隊效率，懂得如何管理員工才是重點。主管不是自己強就好，這樣就會做到死，懂得把工作下放，從旁輔助，讓部屬有參與感才會有成就感。所以身為主管行事曆再也不能只有自己的行程，部屬的行程也要一併納入。

文／ JANDI  特約編輯 蔣再益

一份好的主管 行事曆 、待辦事項

須具備以下四個元素：

1. 自己要做的工作
2. 指派工作給部下
3. 管理部下進度
4. 4管理團隊整體進度

但許多主管時常面臨到，許多自己要做的工作，時常排太多，排到部屬的工作內容，所以時常搞到最後行事曆排的很亂，所以接下來要分大家分享「什麼才是一份好的行事曆」。

如何擬定與規劃一份好的主管行事曆

步驟一：放大行事曆的維度

行事曆就好像一份計畫中，最細節的執行計畫。通常大家會以一天為規劃的內容，但是身為主管，應該以一個禮拜去做規劃。

步驟二：不分類的列出

這個步驟不要管太多，把一個禮拜的待辦事項通通列出來，不管是自己的或是要給部屬辦的，尤其猶豫不決不知道給自己做還是給部屬做的，通通列出來。

步驟三：拋除舊有觀念，有效分類

首先要先拋除一些觀念，如：自己做會比較好、交給 XXX 做可以嗎？團隊間最重要的是信任感，唯有信任才能讓團隊順利運行，不怕神一般的對手只怕豬一般的隊友，但是能把豬一般的隊友力挽狂瀾，那才是神一般的主管。

拋除這些觀念後，再依序四大元素放進自己的行事曆，再把要交代給下屬辦的事項的行事曆給部屬們，這樣垂直與水平都清楚要做什麼。

步驟四：按表操課，支援輔助，檢討修正

擬定好行事曆後，就是針對規劃去職行，明確的指示，定期進度追蹤，也要記得留緩衝的時間。一個禮拜後，根據一整個禮拜的進度，修正下禮拜的行事曆。如此一來就可以有效管理整個團隊的時間運用，也不會所有事都是主管或是特定部屬處理。

至於手寫行事曆與數位行事曆(如：APP、Google行事曆、Outlook行事曆) 哪一個比較好呢？其實沒有誰比較好，重點是看個人與團隊的需求和習慣。手寫的好處是能在腦中盤整組織進度，思考下一步的指示，也可以自己製作表格或是用現有的格式，自由度比較高。但是如果團隊人數多，也是需要靠數位的來做為輔助，不然紙本的或口頭上告知顯得有些麻煩也比較不即時。

如何管理員工？數位化比你想得更重要

現在許多人都轉用數位工具來增加工作上的效率，所以數位的行事曆也越來越多人使用，種類也相當繁多，目前許多企業都是用 Google 日曆與 Outlook 行事曆，連 LINE 都有挑日子的功能，但有時許多訊息四散在不同平台，沒省到時間，反而浪費更多時間。

但這些用在工作上的數位工具整合的問題，在 JANDI 出現後得到有效的解決，能即時通訊且針對議題討論，也可以與Google 日曆串聯，時間到提醒你，也可以針對有問題的行事曆與行程個別討論，做到有效的溝通，提升工作效率。行事曆的制定是一門很深的學問，以上是筆者從一個不用行事曆的員工，到升上主管後開始學習如何制定行事曆，一路來的經驗分享。