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菜鳥主管如何管理員工?看行事曆就知道好壞

主管不是自己強就好,懂得如何管理員工才是重點。行事曆再也不能只有自己的行程,部屬的行程也要一併納入

學當主管不簡單!除了完成分內之事外,就是要推動部屬的工作以及提升團隊效率,懂得如何管理員工才是重點。主管不是自己強就好,這樣就會做到死,懂得把工作下放,從旁輔助,讓部屬有參與感才會有成就感。所以身為主管行事曆再也不能只有自己的行程,部屬的行程也要一併納入。

文/ JANDI  特約編輯 蔣再益


一份好的主管 行事曆 、待辦事項

須具備以下四個元素:

  1. 自己要做的工作
  2. 指派工作給部下
  3. 管理部下進度
  4. 4管理團隊整體進度

但許多主管時常面臨到,許多自己要做的工作,時常排太多,排到部屬的工作內容,所以時常搞到最後行事曆排的很亂,所以接下來要分大家分享「什麼才是一份好的行事曆」。


如何擬定與規劃一份好的主管行事曆

步驟一:放大行事曆的維度

行事曆就好像一份計畫中,最細節的執行計畫。通常大家會以一天為規劃的內容,但是身為主管,應該以一個禮拜去做規劃。

步驟二:不分類的列出

這個步驟不要管太多,把一個禮拜的待辦事項通通列出來,不管是自己的或是要給部屬辦的,尤其猶豫不決不知道給自己做還是給部屬做的,通通列出來。

步驟三:拋除舊有觀念,有效分類

首先要先拋除一些觀念,如:自己做會比較好、交給 XXX 做可以嗎?團隊間最重要的是信任感,唯有信任才能讓團隊順利運行,不怕神一般的對手只怕豬一般的隊友,但是能把豬一般的隊友力挽狂瀾,那才是神一般的主管。

拋除這些觀念後,再依序四大元素放進自己的行事曆,再把要交代給下屬辦的事項的行事曆給部屬們,這樣垂直與水平都清楚要做什麼。

步驟四:按表操課,支援輔助,檢討修正

擬定好行事曆後,就是針對規劃去職行,明確的指示,定期進度追蹤,也要記得留緩衝的時間。一個禮拜後,根據一整個禮拜的進度,修正下禮拜的行事曆。如此一來就可以有效管理整個團隊的時間運用,也不會所有事都是主管或是特定部屬處理。

至於手寫行事曆與數位行事曆(如:APP、Google行事曆、Outlook行事曆) 哪一個比較好呢?其實沒有誰比較好,重點是看個人與團隊的需求和習慣。手寫的好處是能在腦中盤整組織進度,思考下一步的指示,也可以自己製作表格或是用現有的格式,自由度比較高。但是如果團隊人數多,也是需要靠數位的來做為輔助,不然紙本的或口頭上告知顯得有些麻煩也比較不即時。


如何管理員工?數位化比你想得更重要

現在許多人都轉用數位工具來增加工作上的效率,所以數位的行事曆也越來越多人使用,種類也相當繁多,目前許多企業都是用 Google 日曆與 Outlook 行事曆,連 LINE 都有挑日子的功能,但有時許多訊息四散在不同平台,沒省到時間,反而浪費更多時間。

但這些用在工作上的數位工具整合的問題,在 JANDI 出現後得到有效的解決,能即時通訊且針對議題討論,也可以與Google 日曆串聯,時間到提醒你,也可以針對有問題的行事曆與行程個別討論,做到有效的溝通,提升工作效率。行事曆的制定是一門很深的學問,以上是筆者從一個不用行事曆的員工,到升上主管後開始學習如何制定行事曆,一路來的經驗分享。

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