後疫情企業使用協作軟體的喜好有何轉變？解密其中8點關鍵趨勢（下篇）

因為疫情帶來的新形態工作，導致我們對協作軟體的功能及應用，也將更不同以往大家聚集在辦公室的使用情境。究竟企業用的協作軟體迎來哪些新的趨勢，我們來逐一解密！

文/ JANDI特約編輯陳薪智

---

上篇文章我們分享了 4 項企業在選擇使用協作軟體的時候，必須要注意的趨勢，這篇將繼續呈現幾項今年協作軟體的發展觀察。

趨勢五｜跨時區工作讓協作挑戰高，協作白板讓大家分批共享意見

對於在同一個國家，或相同時區的工作者，遠距工作能透過協作軟體，在同一個時間點，一起開會或傳送資料檔案，當然是最高效率。但是對跨時區的工作者來說，要找到大家都能開會的時間就成為一場惡夢。根據 Buffer 2020 年遠距工作狀況報告，有 10％ 受訪者認為協作最大的挑戰，就是團隊成員來自不同時區。

為了解決跨時區的問題，目前有些協作軟體開發出「數位共享白板」的功能，也就是白板可設定為大家針對某一項專案/議題，一起腦力激盪的環境。團隊成員可以在自己的上班時間拋出想法，甚至在白板上針對他人的意見做出回應；又或是透過白板的影像功能，錄製小影片用口頭描述自己的觀點。而共享白板可以設定結束的時間，以利最後安排一場多數員工可以上線的視訊會議，針對之前在白板所分享內容，做出最後的決策。

---

趨勢六｜遠距工作產生孤立感，社群協作提升團隊參與度

除了跨時區的挑戰，Buffer 的報告也顯示出另一項趨勢，也就是隨著遠距工作的時間、頻率增加，員工彼此之間少了面對面的社交互動，容易產生孤立感、提不起勁工作的心理問題。這部分我們撰寫過一篇有關「疫後失志症候群」的文章，因應員工心理狀態的需求，這部分趨勢也展現於協作軟體的新功能。

有些公司就會透過協作工具，另外開發出只允許員工可看到相關資訊的社群交流平台，在平台內員工可以像使用Facebook 一樣，分享一些工作時的照片、檔案、以及發布個人心情的動態內容。甚至平台也有群聊的功能，不過為了區分公私界線，群聊主要還是多專注於工作相關的訊息。

協作工具社群化的目的，主要就是讓新加入的同事在疫情爆發之後，透過社群平台快速融入組織，甚至與其他成員有進一步交流的機會。討論公事之前可參考社群分享的內容，當作開頭閒聊、慰問的話題。不過社交媒體的使用也必須關注世代落差，對於 Z 世代員工一定對新功能相當容易上手，但對於嬰兒潮這一代的員工，就更要站在他們的立場，教導他們該如何使用新功能，才不會造成某個世代的員工感覺被其他人排擠的情況。

---

趨勢七｜協作工具雲端化，SaaS 訂閱制將更為流行

另一個協作工具趨勢來自採用雲端模式的軟體比例，更進一步超越地端模式的軟體。所謂雲端模式，也就是協作軟體是採用 SaaS 服務，這部分的概念我們過去也曾撰寫過文章，可以從「破除軟體部署迷思」這篇，來理解協作工具採用「訂閱制」及「買斷制」的差異。

根據 Synergy Research Group 調研機構在 2019 年的報告，顯示雲端協作解決方案的收入占總體市場規模為 64％，買斷制的地端協作軟體下滑到 36％。經過新冠疫情的催化，可預測提供雲端服務的協作軟體，在市場上的比例只會有增無減。而且未來協作軟體還會持續整合其他企業用的資訊系統、生產力工具，讓所有的應用全部雲端化。

---

趨勢八｜協作工具 AI 化，智能虛擬會議室減少手動設定

最後一項趨勢是目前普遍在技術上多半還未達成，也就是協作軟體具備 AI 智慧功能，例如透過 AI 語音助手，能夠將會議中大家討論的內容，快速轉換成文字；又或是數位白板更加智能化，感測使用者的觸控筆所點選的項目，快速針對圖表進行註解，讓檔案在協作過程，縮短需要手動下指令的時間。

另一個協作工具智能化的趨勢是智能會議室的建立，未來公司的會議室會更「重質不重量」，也就是會議室的數量減少，但相關數位設備會更加進化。例如安裝更多感測器、IoT 裝置、以及 360 度攝影機，讓多人在會議過程透過智能會議助手的協助，自動管理會議室的燈光、音控、以及簡報呈現最佳化，藉由機器學習讓每次開會的效率持續優化。

看完上述八項協作軟體的發展趨勢，可以發現疫情推動科技進展帶來的價值，將工作的合作推向更人性化、智慧化。畢竟協作的本質，就是在幫助大家在工作過程，用更少的時間、心力，達到更高效率。致力於提升企業生產力的 JANDI，近期也推出許多功能，不妨點選部落格的其他文章，更加認識 JANDI 吧。

---

▍Hello 我們是 JANDI，致力於打造更好的職場溝通環境。如果你對於職場溝通、雲端協作、遠距工作、內部管理議題有興趣，我們每個月會發布相關的內容，歡迎你訂閱 JANDI 粉絲專頁 了解最新的內容文章以及課程。若你對於「企業內部通訊軟體」有需求，也歡迎點入下方圖片聯繫我們！