疫情大亂餐飲零售業的人力排班，JANDI 的 4 大功能高效排班資訊不漏接

台灣面臨突如其來的疫情危機，不僅讓所有人再次繃緊神經，甚至對餐飲、零售行業更帶來重大衝擊。因為門市管理往往最複雜、困難的項目，就是每個月的排班。當疫情爆發，除了可能要縮減人力，還要進行 A/B team 分流上班，各種情況增加排班的困難度。JANDI 旗下 4 大功能，能幫助門市店長提升排班效率，安穩度過這波疫情危機。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

---

最近台灣 COVID-19 疫情升溫，為了避免群聚政府升級警戒，門市開始施行實聯制、來店人流、以及訂位控管等措施，最直接受到衝擊的產業就是「餐飲零售」。根據媒體報導，餐飲業除了要穩住業績，同時還要保護員工降低傳染風險，因為餐飲業常採取「多能工」模式，也就是一個人要負擔多種工作，無形中提升交叉接觸感染的可能性。

疫情瞬間飆升，零售、餐飲行業面臨人力管理重大考驗

社團法人台灣服務業發展協會總顧問李培芬提出，餐飲業為了確保人力充足可正常營運，最好採用「工作分流及AB 班次排班法」，並執行「一人一崗」模式，避免員工有過多的接觸交流。不過要採取多班次的排休，以及宣布各項人事議題，許多店家管理者就反映，缺乏統一資訊平台，導致主管與正職人員、兼職工讀生等多方資訊不透明，更造成管理上的挑戰。

對門市店長而言，他每天要盤點進貨、銷貨、打烊、清潔、以及管理門市員工等工作，通常進銷貨庫存管理透過 POS 系統，至於員工的排休、到班紀錄的複雜度就相對更高。尤其在疫情緊急時刻，如果員工、或他的家人接觸到感染者，他就必須被匡列做居家隔離。對此，他的班次可能就要全部臨時取消，該指派誰來頂替就需快速調整。

又或是每天隨疫情變化，企業內部隨時也要即時發布新的應變措施，這些資訊如何確保企業所有同仁，甚至是外部工讀生能接收到必要的資訊，成為餐飲、零售業店長的考驗。致力於提升企業溝通協作效率的 JANDI，聽到業者的心聲，我們列出幾項關鍵模組功能，協助餐飲零售產業的管理者，善用 JANDI 安穩度過疫情。

---

功能一 主題式分群、對話永久保存，讓資訊分流不錯亂

疫情發生時，每天都會有各種資訊產生，包含外部指揮中心、地方政府的公告；內部最高決策層的指令、跨部門之間協作消息…等，各類資訊如果沒有分群、分流梳理，就很容易發生工作群組每天有 999+ 資訊量問題。資訊轟炸之下造成身心疲勞，員工有更高機率忽略到最緊急的訊息，甚至有些檔案、文件在共享後，隔陣子就找不到原始檔案，造成溝通效率大打折扣。

面對此問題，門市主管就能透過 JANDI「雙層結構資料夾」功能，將各門市管理、排班討論、行政事務等不同主題，設定相對應的單一議題。各議題可以依據關聯度，整理到同一資料夾，讓所有議題掌握度更一目了然。

當議題區分後，就能在專屬的議題布達相對應的資訊，這些對話的內容會「永久儲存」。也就是說，旗下員工在新進、離職來來去去的狀態下，新員工被邀請加入到該議題內，他就能回溯到職前的所有資訊。換言之，門市店長就能把一些到職員工必須知道的項目，例如「員工手冊」、「工作流程 SOP」詳加說明，並放在布告欄地方，讓新成員到職後，直接從 JANDI 掌握公司政策、工作相關事項。

---

功能二 運用記事板公布重要資訊，所有檔案存雲端不遺漏

建立新議題之後，除了在議題內討論之外，還可以針對像是疫情臨時爆發、企業公關危機、奧客處理等比較重大的事件，特別需要討論的項目，就可以運用「記事板」功能（此功能限定Premium、Enterprise 用戶）。

記事板能釘選重要資訊，例如因應疫情，公布每周班表最新資訊，而且可以根據當周有排班的成員，運用 @ 提及成員，提醒他當周的班次。被 @ 提及的員工也能在下方回覆是否需要調班，讓所有排班問題都在這個記事板進行討論。而且所有成員在確認記事板消息後，可透過按讚功能，讓主管知道相關資訊已經確實傳遞。

針對班表排序、員工請假日期、A/B 班次輪調這些相當複雜的資料，為了統整這些定期的資訊，主管層級就能在JANDI內部 開設雲端（JANDI Drive），在雲端開設不同文件夾，而每個文件夾也能設定給哪些成員共享的相關權限。確保有些主題，儘管是在同一個議題內的成員，也不是所有人都能看到雲端上傳的資料。藉此保護公司重要機密能完整被保存，同時兼顧到部分資料的隱私性。

---

功能三 工讀生設定「準成員」身分，確保公司重要資訊不外流

當然有些餐飲、零售業者會反應，他們很多時候會聘用外部工讀生，這些人都是臨時加入，可能做幾天就離開，針對這些臨時工要怎麼更方便管理呢？我們建議，回到【功能一】就是善用「議題」，成立一個專門管理工讀生的群組。

JANDI 還針對這些非公司內部成員的身分，為他們設計「準成員」角色，「準成員」權限只能看到他們被加入議題的內容。另一方面，上面提到的 JANDI  雲端功能，準成員也沒有權限使用，因此無法搜尋公司內部的重要檔案。當準成員完成任務後，他能自動退出議題（如果未主動退出可由團隊所有者來剔除），讓工讀生的議題內保持一定人數，讓排班的主管在管理上也更有效率。

---

功能四　運用 JANDI Connect 串聯行事曆，快速掌握每日排休的成員名單

正因為疫情可能造成員工需要做  AB/ team 分流排班，又加上每個人每個月有不同休假日，因此餐飲門市店長必須做超前部署，至少要提早半個月盤點內部人力，確認班表並且妥善讓每個人都能輪替上班。這時候，店長就能藉由 JANDI Connect 的功能去串聯 Google 日曆，Google 日曆的好處是兼具個人、團隊共用行事曆，對員工來說，他就可以在 JANDI 內看到自己這個月有多少班次、上班時間。

對排班的店長來說，他就能透過團隊共用的行事曆，在 Google 行事曆每個班次上面，註記到班成員。因此當天由誰值班，店長就能直接在 JANDI 查詢，如果有成員臨時要請假，他也能快速掌握哪些成員在休假狀態，在班表中找到潛在合適的人選。

這波疫情無法知道何時能夠平息，但可以確定的是，大眾在學習與病毒共處的時刻，餐飲、零售業者也需要展開數位轉型，強化企業內部的數位體質。透過上述 JANDI 幾項功能的介紹，不妨現在就開始嘗試，讓 JANDI 陪伴你一起度過艱困的抗疫時期。