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JANDI 教學:連鎖門市團隊|分店店長、員工如何使用協作平台軟體?

門市管理好難啊!門市店長必須知道的三大內部溝通關鍵點 (提供 連鎖門市/分店 協作模版)

JANDI 教學:連鎖門市/分店管理協作模版

JANDI 教學系列經由深入研究「 Vacanza 假期飾品 」、「石研室」、「繭裹子」,以及數個連鎖門市團隊後,發現溝通與協作效率的差異度極大!我們歸納連鎖門市溝通的三大關鍵問題

總公司資訊無法有效傳達給各門市店長、員工

有的團隊,在同一個群組討論所有事件,訊息嚴重洗版,使資訊無法準確傳達給相關門市人員,造成執行結果不一致;有的團隊,選擇專業企業通訊軟體,分流討論事項、公私分明、聚焦重點。

 JANDI 議題分流功能,明確整合討論訊息串,清楚討論高效率

延伸閱讀JANDI 與 LINE 差異分析:企業內部通訊的關鍵選擇題

任務指派無法即時處理,每日待辦事項多又雜

有的組織負責人覺得每次分配工作都沒人回應,或者是大家常常忘記。

JANDI 任務提及功能,一上線立即處理指派任務,搭配待辦清單,事情不再漏東漏西

檔案、訊息回溯困難,晚下班成常態

LINE 檔案搜尋十分不便,又有儲存期限、且圖片會壓縮破壞品質。

JANDI 檔案總管功能, 不僅永久儲存,即使忘記檔名,也能透過「精準搜尋」查找資料

延伸閱讀之前不是傳過檔案了嗎?LINE 群組裡的檔案好難找

本篇文章統整連鎖門市常見的溝通問題,讓有同樣煩惱的你,深入瞭解其中癥結點,讓你發現問題,並提供參考解方提升你的團隊效能,成為有效率的連鎖門市典範,使良好分店運營成為品牌的最佳代言人。

本文結尾將提供「連鎖門市 溝通協作管理範本」,快速體驗高效能連鎖門市溝通!

你知道嗎?如果你使用過臉書及 LINE,其實 JANDI 上 70% 的功能,你早就會了!

1.員工管理難題: 一個指令,十種做法

我們發現,往往大家會選擇「習以為常」的臉書或 LINE 作為團隊溝通工具。

但當日常聊天情境轉換至工作協作上,同一個群組討論多項任務、不相干成員亂入發言,往往導致無關訊息洗版,使得重要事項傳達不明確,不僅傳達者提心吊膽的擔心團隊誤解資訊,執行者也完成任務。

若每間門市都有不同的做法,很可能因為品質不一致,而砸了招牌。

那麼,我們該如何有效地資訊分流、準確將總公司規劃傳達給門市執行?

門市員工管理術  解藥一:「議題分流」

議題分流功能 (門市管理 員工管理 企業通訊)

一般通訊軟體在一群組討論多項任務(左圖),JANDI 能將不同門市分流成不同議題,提升門市溝通效率。
(如右圖「北區 — 主管群」只將相關人員加入討論)

以目前坐擁 5 家分店的銀飾品牌 Vacanza 為例。除了內勤團隊,每間門市也會配置一個 JANDI 帳號,開設門市專有議題。如此一來,主管便能準確地將訊息傳達給對應的門市,而門市人員也只會接收和自己相關的訊息,大大減少了溝通過程的雜訊,使指令傳達更明確。

另外,透過「雙層結構資料夾」又能將相關的議題,收整成簡單架構討論層次。例如,右下圖便將和北區門市相關的議題,放進 同一資料夾,不會一眼看到所有的群組,反而顯得不知所措。

雙層議題資料夾 ( (門市管理 員工管理 企業通訊))

一般通訊軟體(左圖),會出現公私群組混雜的問題, JANDI 能將相關議題收整成同一資料夾
(如右圖,分為北區、中區、總部等資料夾)

2. 門市管理:各分店任務無法及時處理

門市人員平時處理顧客問題,又要完成上級交辦任務。一天下來,可能因為無法及時處理交辦事項,又很難回溯,造成主管必須一再提醒,進度也一拖再拖 …

然而,這並不是他們的問題,而是臉書訊息與 LINE 群組的「@提及功能」只是加強通知而已,只要點開被標註的訊息欄,一旦手邊有突發事情要忙,事後想重新查閱訊息,便要花時間在各個群組中查找,不僅耗時也耗費員工處理門市問題所需的專注力。

門市員工管理術  解藥二:「提及/星號訊息統整區」

重要訊息統整區 ( 門市管理 員工管理 企業通訊)

藍框:置頂公告,不被其他雜訊洗版 ; 紅框: @提及的整理區塊(只要你被提及的訊息都會整理在這)

除了加強通知之外,JANDI 還特別設有「提及訊息」、「星號訊息」,讓我們可以一鍵查閱個人被他人提及的訊息,看到重要訊息只要一鍵標註星號,即可在星號訊息欄位查看所有被收藏的重要訊息及訊息。

【JANDI 小撇步】— 查閱所有被提及訊息:
1.桌機、網頁版介面:直接點選右下方「@」即可查閱。
2.手機介面:進入介面下方「工作」後選擇「提及」即可查閱。

進階指派,使用待辦清單,完成任務追蹤

提及區所收納的皆是「自己」被指派的訊息,若想知道對方的進度,一起協作時,該怎麼辦呢?

利用 JANDI 中「待辦清單」的功能,即能在指定的議題,指派任務給特定夥伴。另外,還可以設定提醒日及到期日,提醒夥伴在一定時間內完成任務,方便進度的追蹤。

員工待辦清單 (門市管理 員工管理 企業通訊)

使用待辦清單,可以一覽目前所有待執行項目(包含執行時間、執行人等),方便主管進行任務追蹤。

3. 檔案找不到,交接困難:上班時數越拉越長

收好東西,準備下班,發現今天主管交代的事情,還沒交接給下一位值班人員,於是你開始翻找今日交辦事項的訊息或檔案,待在公司的時間也無形中越拉越長…  社交通訊軟體中檔案搜尋系統不佳,時間一久檔案還會自動消失,急需查看訊息或檔案時滑了半天,卻出現「檔案期限已過」的訊息 …

門市員工管理術  解藥三:「檔案精準搜尋

檔案累積一久,可能已經忘了檔名是什麼,這時除了關鍵字搜尋,JANDI 還能依照「議題」、「成員」、「檔案類別」、「日期區間」來篩選,幫助你快速找到檔案。

檔案儲存、檔案精準搜尋 (門市管理 員工管理 企業通訊)
JANDI 檔案總管功能,可以根據「議題管道」、「上傳者」、「檔案類型」,快速篩選出目標檔案

針對檔案集中討論,討論不再發散

除了檔案搜尋之外,JANDI 還提供了「檔案集中討論」的功能,來解決訊息洗版或者打斷的問題。

如果你上傳了一張圖片,或者文件、PDF,所有針對此檔案的留言會在同一個討論串,即便分享到其他議題,這些討論也會一併的轉過去,有了這個功能,就不再會有明明討論了一半,換到不同群組(議題)之後,之前的討論,就被新的訊息給洗掉無法查找了!

針對檔案討論功能 (門市管理 員工管理 企業通訊)

部分連鎖門市團隊十分聰明且舉一反三,運用「檔案集中討論」功能,
每天上傳一張圖片,讓成員在這張圖片中做每日回報,輕易掌握每人狀況與問題需求
【JANDI小撇步】— 找檔案輕鬆又快速:
不論在桌機或是手機,只需點擊「檔案」,便能利用上方「篩選器」,找到符合條件的檔案。

立即啟動 「連鎖門市」管理協作模板

最後,相信看到最後的你,已經具備了解決你目前組織的無效率病症的解決方法,趕快點擊下方圖片,啟動「連鎖門市 溝通協作模板」,體驗高效能門市管理!

 門市管理 員工管理 企業內部通訊模板

點擊上方橫幅,體驗連鎖門市參考團隊。

後記:新人又來?不要再叫我做重複的事!

記得嗎?當新人又來時,一般私人通訊軟體會發生什麼事?
– 相同問題,又要再全部說明一次?(畢竟新人看不到前面的討論串)
– 相同檔案,又要再全部重傳 ?(他就是新來的,當然沒有以往的資料)

34小時,是你平均花費在每位員工的教育訓練時間

ATD report

在 JANDI 上設立一個「新人訓練」專屬議題,將所有新進人員需要閱覽的訊息及檔案放入。最後再將新進人員加入,就可以省去重複傳送檔案、訊息的問題!

店長職責--新人訓練快速回溯重要訊息 (門市管理 員工管理 企業通訊)

設立「新人訓練」專屬議題,只需把新人加入議題,便可快瀏覽上工前必須了解的工作守則與內容。


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