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之前不是傳過檔案了嗎?LINE 群組裡的檔案好難找

為什麼你要讀這篇文章?

工作中不只有訊息而已,檔案更是經常出現,然而花時間找檔案、找不到檔案、找到檔案打不開的問題,讓 LINE 群組裡的員工抓狂。工作,就應該有不同的態度和處理方式,懂得使用合適工具才能生存下來。


LINE 是個好東西,但是錯誤使用會要命!

我看大家都有用 LINE 嘛!何不就互加好友,這樣就省下溝通的時間啦 — 不具名的老闆

1. 檔案散落在群組各個地方

你一定覺得很奇怪,每次要檔案的時候就是找不到,總依稀記得放在群組的某個地方,卻每每在事後才找到檔案。這樣的場景不僅發生在外頭跑的業務,坐在辦公室工作的員工更有以下的對話:

A:你可以把 XXX 檔案傳給我嗎?

B:之前不是才傳給你兩次嗎?怎麼又跟我要?

A:啊我在 LINE 群組找了老半天,就找不到啊。乾脆跟你重新拿檔案

B 心想:不知道之前還要給你幾次 (白眼)

A 心想:就真的找不到啊,生什麼氣 (煩)

不要說工作上的專業了,每天這樣一來一回幾次,時間很快就被消耗殆盡。老實說每人每天坐在辦公室八小時,真正在瑣事之外的專注時間根本不到半小時。

檔案散落在群組各個地方

2. 有什麼事情,比找到檔案但打不開更慘?

終於,憑藉著驚人的記憶力和不怕磨破的手指,你找到那個朝思暮想的檔案了。正當興高采烈的時候,悲劇就發生了。點擊檔案之後,他會告訴你:

儲存期限已過,無法讀取檔案。

或許你會覺得上面是個笑話,但如果發生在你身上,或是一份重要緊急的文件或圖檔上,可能就不是一句玩笑話而已。

其實,我也不想被當成什麼事情都處理不好的笨蛋。

主管或客戶臨時要找這個、找那個,最後往往以找不到收場。一者是己也不知道收到哪裡去了,二者是繁雜的資料堆積、檔名類似的情況層出不窮。最後是連檔案都不翼而飛。資訊檔案上 LINE 群組,我也跟著被罵翻天。


永久儲存的核心:管理的根本基礎

永久儲存聽起來很簡單,但事實上重要性比你想像更重要,因為有儲存才有辦法追蹤、有追蹤才有辦法管理。也就是說:你的 LINE 群組是根本沒有辦法管理的。

在數位競爭的時代裡,比的是時間、比的是誰能擁有足夠的資料量。無論是大數據或是進階的資料分析,永久儲存在基本要求。

你知道管理很重要,可是為什麼做的事情經常背道而馳呢?

企業通常會利用不同工作方式、不同工具協助集中專注力。以下分享幾種方法提升工作群組管理。

1. 強制要求立刻下載檔案備查

既然沒辦法在 LINE 群組儲存,那麼你必須要求所有成員:收到檔案的第一件事情,不是打開來閱讀處理,而是先下載備查並儲存到指定位置。聽起來很累人?但這是不得不作的必要功課。

2. 使用適合工作情境的輔助工具

即使是 LINE Keep 也有嚴格限制的容量限制,這也是為什麼你會同時使用 LINE 和電子郵件的主要原因,但是分散後的缺點就是難以整合兩個工具的資訊。一般來說,台灣企業有時會利用 Trello、JANDI、Evernote 來分擔資料量,作為企業的第二大腦 (資料庫)。

由於這些工具並不只是強調永久儲存而已,而是在這之上提供搜尋、標籤、指派追蹤的服務。因為永久儲存只是管理的根本基礎,反言之,沒有儲存就沒有管理。


不是傳過檔案了嗎?LINE 群組裡的檔案好難找

如果你有以下的「LINE 群檔案找不到」問題,現在該是時候改變了!

傳過的檔案不知在哪裡?

檔案之後的處理進度沒人追蹤

不同版本的檔案散落各個群組

找到檔案要花很久時間

就算找到檔案可能也打不開 (儲存時間過期)

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