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疫情大亂餐飲零售業的人力排班,JANDI 的 4 大功能高效排班資訊不漏接

多班次的排休、宣布各項人事議題等,缺乏統一資訊平台,導致主管與正職人員、兼職工讀生等多方資訊不透明,企業通訊軟體 JANDI 如何協助解決?

台灣面臨突如其來的疫情危機,不僅讓所有人再次繃緊神經,甚至對餐飲、零售行業更帶來重大衝擊。因為門市管理往往最複雜、困難的項目,就是每個月的排班。當疫情爆發,除了可能要縮減人力,還要進行 A/B team 分流上班,各種情況增加排班的困難度。JANDI 旗下 4 大功能,能幫助門市店長提升排班效率,安穩度過這波疫情危機。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


最近台灣 COVID-19 疫情升溫,為了避免群聚政府升級警戒,門市開始施行實聯制、來店人流、以及訂位控管等措施,最直接受到衝擊的產業就是「餐飲零售」。根據媒體報導,餐飲業除了要穩住業績,同時還要保護員工降低傳染風險,因為餐飲業常採取「多能工」模式,也就是一個人要負擔多種工作,無形中提升交叉接觸感染的可能性。


疫情瞬間飆升,零售、餐飲行業面臨人力管理重大考驗

社團法人台灣服務業發展協會總顧問李培芬提出,餐飲業為了確保人力充足可正常營運,最好採用「工作分流及AB 班次排班法」,並執行「一人一崗」模式,避免員工有過多的接觸交流。不過要採取多班次的排休,以及宣布各項人事議題,許多店家管理者就反映,缺乏統一資訊平台,導致主管與正職人員、兼職工讀生等多方資訊不透明,更造成管理上的挑戰

對門市店長而言,他每天要盤點進貨、銷貨、打烊、清潔、以及管理門市員工等工作,通常進銷貨庫存管理透過POS 系統,至於員工的排休、到班紀錄的複雜度就相對更高。尤其在疫情緊急時刻,如果員工、或他的家人接觸到感染者,他就必須被匡列做居家隔離。對此,他的班次可能就要全部臨時取消,該指派誰來頂替就需快速調整。

又或是每天隨疫情變化,企業內部隨時也要即時發布新的應變措施,這些資訊如何確保企業所有同仁,甚至是外部工讀生能接收到必要的資訊,成為餐飲、零售業店長的考驗。致力於提升企業溝通協作效率的 JANDI,聽到業者的心聲,我們列出幾項關鍵模組功能,協助餐飲零售產業的管理者,善用 JANDI 安穩度過疫情。

 

JANDI 門市管理
門市管理需要兼顧「盤點進貨、銷貨、打烊、清潔、員工的排休,疫情更加重管理的難度。(攝影師:cottonbro,連結:Pexels

 


功能一 主題式分群、對話永久保存,讓資訊分流不錯亂

疫情發生時,每天都會有各種資訊產生,包含外部指揮中心、地方政府的公告;內部最高決策層的指令、跨部門之間協作消息…等,各類資訊如果沒有分群、分流梳理,就很容易發生工作群組每天有 999+ 資訊量問題。資訊轟炸之下造成身心疲勞,員工有更高機率忽略到最緊急的訊息,甚至有些檔案、文件在共享後,隔陣子就找不到原始檔案,造成溝通效率大打折扣。

面對此問題,門市主管就能透過 JANDI「雙層結構資料夾」功能,將各門市管理、排班討論、行政事務等不同主題,設定相對應的單一議題。各議題可以依據關聯度,整理到同一資料夾,讓所有議題掌握度更一目了然。

 

JANDI 議題:有效分流溝通管道
左:LINE 中散落的群組;右:JANDI 雙層結構,有效管理門市溝通管道(議題設計範例)

 

當議題區分後,就能在專屬的議題布達相對應的資訊,這些對話的內容會「永久儲存」。也就是說,旗下員工在新進、離職來來去去的狀態下,新員工被邀請加入到該議題內,他就能回溯到職前的所有資訊。換言之,門市店長就能把一些到職員工必須知道的項目,例如「員工手冊」、「工作流程 SOP」詳加說明,並放在布告欄地方,讓新成員到職後,直接從 JANDI 掌握公司政策、工作相關事項。

 


功能二 運用記事板公布重要資訊,所有檔案存雲端不遺漏

建立新議題之後,除了在議題內討論之外,還可以針對像是疫情臨時爆發、企業公關危機、奧客處理等比較重大的事件,特別需要討論的項目,就可以運用「記事板」功能(此功能限定Premium、Enterprise 用戶)。

記事板能釘選重要資訊,例如因應疫情,公布每周班表最新資訊,而且可以根據當周有排班的成員,運用 @ 提及成員,提醒他當周的班次。被 @ 提及的員工也能在下方回覆是否需要調班,讓所有排班問題都在這個記事板進行討論。而且所有成員在確認記事板消息後,可透過按讚功能,讓主管知道相關資訊已經確實傳遞。

 

JANDI 記事板
JANDI 記事板功能,適合發布重要公告、或是搜集資訊。減少訊息洗版外,也能付夾檔案、或設立待辦清單

 

針對班表排序、員工請假日期、A/B 班次輪調這些相當複雜的資料,為了統整這些定期的資訊,主管層級就能在JANDI內部 開設雲端(JANDI Drive),在雲端開設不同文件夾,而每個文件夾也能設定給哪些成員共享的相關權限。確保有些主題,儘管是在同一個議題內的成員,也不是所有人都能看到雲端上傳的資料。藉此保護公司重要機密能完整被保存,同時兼顧到部分資料的隱私性。

 

JANDI Drive(雲端硬碟)
JANDI 內建於雲端硬碟,讓你不只溝通,檔案儲存也更順暢。(JANDI 雲端可以開設不同的資料節、以及選擇共享權限。)

 


功能三 工讀生設定「準成員」身分,確保公司重要資訊不外流

當然有些餐飲、零售業者會反應,他們很多時候會聘用外部工讀生,這些人都是臨時加入,可能做幾天就離開,針對這些臨時工要怎麼更方便管理呢?我們建議,回到【功能一】就是善用「議題」,成立一個專門管理工讀生的群組。

JANDI 還針對這些非公司內部成員的身分,為他們設計「準成員」角色,「準成員」權限只能看到他們被加入議題的內容。另一方面,上面提到的 JANDI  雲端功能,準成員也沒有權限使用,因此無法搜尋公司內部的重要檔案。當準成員完成任務後,他能自動退出議題(如果未主動退出可由團隊所有者來剔除),讓工讀生的議題內保持一定人數,讓排班的主管在管理上也更有效率。

 

JANDI 成員權限
JANDI 有 4 層成員權限,所有者、管理者、正成員、準成員。其中準成員適合用在工讀生、常合作的廠商。

 


功能四 運用 JANDI Connect 串聯行事曆,快速掌握每日排休的成員名單

JANDI Connect 串連行事曆
JANDI Connect 串連行事曆,可協助管者快速掌握休假行事曆。

正因為疫情可能造成員工需要做  AB/ team 分流排班,又加上每個人每個月有不同休假日,因此餐飲門市店長必須做超前部署,至少要提早半個月盤點內部人力,確認班表並且妥善讓每個人都能輪替上班。這時候,店長就能藉由 JANDI Connect 的功能去串聯 Google 日曆,Google 日曆的好處是兼具個人、團隊共用行事曆,對員工來說,他就可以在 JANDI 內看到自己這個月有多少班次、上班時間。

對排班的店長來說,他就能透過團隊共用的行事曆,在 Google 行事曆每個班次上面,註記到班成員。因此當天由誰值班,店長就能直接在 JANDI 查詢,如果有成員臨時要請假,他也能快速掌握哪些成員在休假狀態,在班表中找到潛在合適的人選。

這波疫情無法知道何時能夠平息,但可以確定的是,大眾在學習與病毒共處的時刻,餐飲、零售業者也需要展開數位轉型,強化企業內部的數位體質。透過上述 JANDI 幾項功能的介紹,不妨現在就開始嘗試,讓 JANDI 陪伴你一起度過艱困的抗疫時期。

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