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文/ JANDI特約編輯陳薪智

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隨著企業的組織規模持續擴大，部門逐漸開枝散葉，往往會遇到的挑戰來自於「跨部門溝通」。不同於同部門的向上或向下溝通，跨部門屬於「橫向溝通」，仔細回想工作情境，就會發現原來有許多環節都與跨部門溝通有關。

例如新人第一天到公司入職，用人部門需要跟人資部門接洽，請人資協助新人完成公司報到流成、告知行政規章、完成教育訓練等流程，用人主管也需要與人資部門討論新人的到職後表現作為考核基準。

又或是新產品開發，也會牽涉跨部門成員密切討論。研發部門需要與產品經理討論新品的上市排程，製造部門也需要與設計部門確認商品的設計參數細節，甚至產品上市後，業務銷售、客服成員如果收到消費者的回饋，也需要把市場的使用心得，回報給研發部門作為後續的改善建議。

由此可見，跨部門溝通是每天都在企業內部發生的狀況，如果沒有好好重視跨部門溝通，將可能對營運效率帶來許多危害。

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忽視跨部門溝通將衍生哪些問題？

綜觀長期缺乏跨部門溝通產生的狀況，小至可能溝通不善、部門相互敵對；大致可能危害到公司聲譽，甚至發生財務危機，盤點以下因不重視跨部門溝通所可能產生的影響。

• 重工浪費人力損害生產力

很多時候部門之間不知道其他人正在執行哪些專案，很可能前置作業如研究市場資料、客戶分析等工作都在重複執行。例如行銷部門跟產品部門都在蒐集相同的資料，等於花了兩倍的人力成本投入類似的工作，等於白白耗損了一半的生產力。

• 工作進度延誤或造成錯誤百出

跨部門溝通不順利也會造成資訊不流通或協作效率降低，特別是有些專案需要接棒執行，例如業務帶進新案子，接著PM需要與設計、工程部門討論，針對客戶需求來分工進行。但如果資訊發生斷點，就會讓其他部門不知道何時要開始執行，導致工作進度拖延甚至傳達錯誤，讓最終成品錯誤百出，就要花額外的時間去修正問題。

• 本位主義頻繁逼走好員工

各部門有其領導者的個人風格，因此會形成不同的部門文化，跨部門溝通發生障礙的另一個主因，多半來自部門的本位主義。如果部門之間的主管彼此有敵意，往往會讓兩個部門的下屬，難做人也難做事。長期下來，可能就會讓底下員工的敬業度降低，甚至想好好做事的員工產生倦怠感而離職，導致公司永遠留不住好員工。

• 產品服務出錯損害品牌聲譽

跨部門溝通產生的最嚴重狀況就是提供產品、服務到市場後，可能因為製造、品管或物流等環節等溝通不順，導致企業客戶或消費者對服務感到不滿意，造成市場有負面聲量而損害企業品牌知名度。甚至更糟糕情況若涉及產品缺陷召回、訴訟等狀況，將對企業財務損失。

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有效的跨部門溝通方法可採取以下措施

從上述的幾個情境可以發現，建立有效的跨部門溝通文化和管道，甚至提供員工跨部門溝通培訓，以提升跨部門溝通效率，是每家企業每年都要定期檢視、調整的策略。那麼有沒有什麼方法可以讓各部門的主管可以遵循，進而讓整家企業的跨部門溝通是順暢無礙？

一、建立跨部門溝通文化，找到彼此共贏目標

想要破除各部門的本位主義，首先就是要讓各部門的領導者意識到，不論是設定 KPI 或 OKR 之前，都要找到跨部門之間的交集。因為很多時候各部門在意的角度不同，以及達成的目標不同，就會造成做事的方法不同調，導致後續的跨部門合作容易出狀況。建議每年公司的管理者，一定要集結各部門主管一起舉辦共識會議，針對該年度的目標找到各部門的共贏交集。

二、打造跨部門可以固定交流及協作的平台

有了共識之後，接著就要找到對的方法來落地執行，所謂方法可以區分成「軟硬」實力。硬實力方面，需要建立跨部門的溝通及協作平台，讓不同部門的人員在共同執行專案的時候，有個具體的平台可以共享資料、相互討論、甚至達成專案排程管理目標。

以企業專用的通訊協作軟體 JANDI 為例，可以隨時創立「議題」，也就是群組的概念，把某個專案可能涉及的不同部門成員拉到議題內討論。而且對話串可以根據不同討論主題集中管理，相當方便使用者追蹤或查詢，有效解決資訊不透明情境。

至於檔案資料的共享，JANDI 也有雲端空間可以將不同格式的資料上傳供大家一起參考。而且還有搜尋的功能欄位，如果要尋找某個檔案，只要輸入「關鍵字」就能跳出檔名符合的檔案，在尋找過去的歷史資料、對話串是相當方便。

至於跨部門溝通的「軟實力」培養，建議企業需要有個專責的單位，定期提供跨部門溝通培訓課程，設定的主題就可以包涵專案管理、溝通技巧、時間掌握等內容。另一方面，數位工具要輔助跨部門溝通，當然也要幫助成員熟悉工具的使用。因此盡可能培育組織的種子成員，當其他同仁遇到相關協作溝通工具的問題時，種子成員就能加以協助。當然企業對於種子成員的獎勵，不論是加薪或每年的獎金絕對不能少。

三、持續優化溝通協作工具使用情境及效益

當然隨著不同專案或是每年度有不同工作項目，跨部門的溝通模式也應該不斷拿出來檢討，以順應潮流，找到最適合當下的協作或溝通方法。例如以往用 Email 發送工作訊息，收信者還要停下手邊工作，花時間看信件內容，才能確認這封信是不是跟自己的工作有關。

但如果是開始使用企業通訊軟體之後，除了可以即時收到通知訊息，更重要是可以有「@提及」功能，等於有被提及的成員，會知道當下自己要回應跨部門的具體合作事項。

除此之外，JANDI 的待辦事項功能，可以根據專案、任務、活動進行分類，除了用@提及去提醒當事者，還能設定截止日期，並且顯示工作進度（可以設定公開或私密），方便其他部門的人員查看，讓不同部門的人員共同追蹤工作進度和協調工作。

跨部門溝通既然是企業順利營運的重要基礎，從現在就開始建立跨部門溝通文化，導入企業專用的通訊軟體平台，讓成員跨部門溝通不再有障礙，持續提升協作效率。

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