封面圖/ Photo by Tim Gouw on Unsplash

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

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國際科技公司在今年發布一份《2023 工作趨勢指數年度報告》（2023 Work Trend Index: Annual Report）指出一個重要發現：現在工作面臨最大的挑戰，就是每天花費龐大的時間，在應付及解決「數位債務」，導致對創新方面的工作造成損害。

究竟有多少比例在苦苦償還債務？這份報告有 68% 的受訪者回應，在每日工作過程，極度缺乏可以連續專注/投入工作的時間。另外也有 64% 受訪者表示，因為每週被迫花費過多時間在回覆電子郵件、開會這類型的庶務工作，光是要完成這些工作，就耗盡他們的精力及時間，更遑論還有心思去發想創意方面的策略工作。

至於管理階層的決策領導者的回應，有 60% 比例表示他們觀察到，團隊受困在數位債務的情況。特別是整個組員的風氣，越來越難孕育出創新或突破性的新想法/工作方法，導致整個辦公室總是死氣沉沉。

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每週平均多達一個工作天在處理 E-mail

至於工作者每天都在忙些什麼？根據科技公司蒐集自家提供的應用程式，分析所有受訪員工的工作狀況，發現 57% 的時間會花在會議、電子郵件及聊天/溝通；43% 的時間則用來處理文書或協作方面的工作，像是製作簡報、excel 表格、word 文件等。

若進一步把投入的時間來量化，最常使用電子郵件的勞工（前 25% 比例），平均投入撰寫、回覆電子郵件的時間高達 8.8 小時。如果用一天 8 小工時來看，等於一週五個工作天當中，超過 20% 的時間是花在 E-mail 上。

而最常進行會議的使用者（前 25% 比例），每週則是花上 7.5 小時在開會。這份報告就提醒，這個數字指的是全球平均數字，對於更仰賴數位通訊的知識類型工作者，他們花在電子郵件與會議的時間，肯定又更高了。

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盤點生產力五大殺手，沒效率的會議最傷

因為龐大的數位負債，也讓員工的生產力大幅降低。根據報告顯示目前影響受訪者認為最傷害生產力的前五大障礙，拔得頭籌的是「缺乏效率的會議」。其次排序分別是：缺乏清晰的工作任務目標、安排太多會議數量、對工作失去動力、以及資訊超載（例如無法即時找到工作所需的參考資料）。

為了克服這些障礙，企業可以採取哪些措施？有些項目其實可以透過 JANDI 來加以改善。

舉例來說，最傷生產力的缺乏效率會議，很多企業都是要開會當下，才確定要討論的主題細項。不同部門光是準備報告資料投放就浪費不少時間，更不用說言不及義的討論，往往過了兩三個小時，最後仍然沒有一個明確的決策。常常走出會議室覺得「這個會，有開等於沒開！」

為了讓每次會議有清楚目標，同時縮短不必要的行政流程，建議可以在 JANDI 的議題內，由會議發起人 @Tag 需要參加會議的成員，並且在對話框具體說明該次會議主題、待討論事項。如果有需要投放的簡報或討論的檔案，同仁事先上傳到議題內，要求每位與會者先閱讀，並針對預計討論的項目，在截止時間內列點回覆，可能提問、待確認的具體細節。

在會議進行過程，也要有人一邊做會議紀錄，會議結束時就把本次決議的事項，再度傳到議題給成員參考。對於專案的總統籌，就能設定專案的待辦清單，設定每項進度的截止日，以及 @Tag 後續要提交成果的成員。

如此做，就是讓每次走出會議室的當下，大家可以清楚知道自己下一步該做什麼事，兵分多路展開工作。如果需要進一步討論，可以直接在待辦清單下留言，針對細節快速討論，讓所有溝通、協作都能保持最高效率。

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做不完就慣性加班，小心！花更多時間「補破網」

對於數位債台高築，導致永遠工作做不完，很多人會抱持「大不了我就加班嘛」的心態，認為只要拉長工時就能提升生產力。但是，慣性加班，不僅耗損身心能量，可能產生對工作失去衝勁的無力感；同時也因為超時工作，反而影響精神狀態，可能一個小動作而引發低級錯誤，或是下錯判斷，導致之後要花更多時間，在弭補錯誤、收拾善後。

這就形成短時間內，好像提高了生產力；但拉長時間軸來看，工作產值其實是逐漸下墜。花了比別人更多時間，但產出的工作成果，卻沒有比較好。

不論是要避開疲勞決策的惡性循環，或是不希望持續累積數位債務，《2023 工作趨勢指數年度報告》給出了三大方向的行動建議：

• 傾聽員工的想法，從根本問題找出破壞組織生產力的要素，進而找到相關的解套方法

• 針對會議時間設定「停損點」，為了不浪費時間，決策者跟員工應找出最適合舉行會議的形式，例如上述提到運用 JANDI，加速開會效率就是方法之一

• 鼓勵工作者嘗試開始透過 AI 人工智慧，協助處理一些例行性工作，讓員工可以有更多時間投入創意方面的工作

除了上述三點建議，你是否也有認為可以改善數位債務的有效方式？歡迎提案給你的公司，一起打造高產值、高效率的工作環境。

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