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文/ JANDI特約編輯陳薪智

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切換工具頁面的時間

現代工作者，每天最常為伍的就是 APP 應用程式，不論是用手機、筆電、桌機，總是在各種程式之間切換。根據 Productiv 在 2021 的統計，SaaS 屬性的公司平均會使用到 254 個應用程式。如果是以單一員工為基準，員工在執行消費品供應鏈交易，平均會使用到 22 個程式、網站，在不同系統平台之間切換 350 次之多。

《哈佛商業評論》文章曾調查，找來 500 強公司的 20 個團隊，看內部員工一天到底要切換幾次數位工具？結果發現，每人每天平均要切換 1,200 次，每當切換到新的介面，大約要停頓 2 秒思考要做什麼動作。因此，每位員工幾乎每週有 4 個小時、每年有 4 周時間，浪費在切換工具頁面的停頓時間。

更糟糕的是，同個研究也發現有 65％ 的比例會在切換動作之後，約略11秒再跳到另一個工具視窗。換言之，扣除重新適應的 2 秒，一個數位工具的停留時間只有 9 秒，造成工作者的數位分心，導致專注力、生產力、記憶力持續下降。

非營利組織「資訊超載研究團隊」就表明，美國知識工作者浪費 25％ 時間，在穿梭資料流、數位工具步驟，每年損失 9,970 億美元產值。

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三不五時滑手機、看 APP，小心數位成癮＋數位疲勞

弔詭的是，原本是要來提升作生產力的數位工具，但最後卻因為數位超載，導致我們不斷在不同程式之間切換，反而降低工作效率。

不同任務之間的情境切換（Context Switching），大腦就需要重新適應，尤其在數位工具之間過度切換，大腦會分泌一種壓力賀爾蒙的皮質醇，讓思考運作速度變慢，連帶也讓專注力降低。

舉例來說，一位客戶用 email 來信索取一份報價單，這時候可能就要到公司內部的 ERP，查看報價單資料；如果資料不是最新版本，就需要用通訊軟體向業務主管詢問；接著打開報價檔案發現沒有公司 logo，最後還需要跟設計部門同事索取圖檔。

明明只是一件小事，卻感覺忙了好多事，不僅讓大腦感到疲倦，甚至在工具之間切換過程，一點一滴浪費時間。

好不容易把檔案寄出，這時候在進行下個工作任務之前，莫名想拿起手機，看看社交軟體 Twitter、IG 上面有什麼新鮮事，不知不覺又浪費了一些時間。統計發現，如果停下手邊工作轉移去做另一件事，接下來大約要再花 20 分鐘，才能再專注於原本的任務。

在不同程式之間切換，如果再加上公私訊息不分，這時候就會產生處理正事的時候，專注力開始流失，每隔 15 分鐘或更短時間，就想查看手機的私人訊息或社群動態。

如果不這樣做就會產生俗稱 FOMO 擔心錯失訊息、FOBO 擔心離線的數位焦慮症狀，而且吸收的資訊往往是與工作無關緊要的內容。

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避免數位分心，選擇戒斷或以毒攻毒兩種策略

如何減少非必要在不同 APP、應用程式之間遊走，甚至提醒自己避免在無意識的情況，拿起手機查看社群軟體的習慣？

第一種方法：進行策略調整或實驗分析

針對數位分心情況，直接進行策略調整或是戒斷的實驗。

舉例來說，有的部門會選擇每周有固定兩個時段進行開會，當下只允許一台筆電進入會議室播放報告內容跟紀錄，其他與會者禁帶手機，確保在開會時，不會有人用手機在處理其他訊息。會議時間至多以九十分鐘為限，確保流程精準，舉凡所有討論結果皆用那台筆電記錄在 JANDI 的議題，並且一邊討論主管一邊指派成員任務，並設立好待辦事項的時程。

如此一來，會議結束後，每位成員就可以直接從 JANDI 彙整會議資料，要提供資料的人，就把檔案傳到 JANDI 雲端共享；要執行的人，就知道自己下一步要做什麼事，如果遇到狀況及時回到 JANDI 的議題清單通報。

第二種方法：以毒攻毒

也就是運用科技以自動化方式過濾雜訊，或把相關工作流程整合在一個應用程式，降低不必要的應用程式切換頻率。

前者自動化方式，以 Email 為例，每天會收到各種工作信件、產業相關電子報、廣告、甚至社群訊息回應通知等。如果是照單全收，一天下來會發現 Email 的通知從沒停過。這時候從系統設定信件分類，甚至把跟工作無關的訊息，在工作時段禁止推播通知，讓自己只有在處理 Email 的時段，專心回覆最重要的內容。

後者針對工作流程整合，也就是要培養生產力工具不是越多越好的觀念，必要時跟部門討論，限縮數位工具的數量，盡可能放大主要工具的使用範圍。以 JANDI 為例，既然是企業內部溝通為導向，未來不論是上傳檔案、一對一私訊、集體討論都在 JANDI 平台完成，不需再跳到 Email 或其他通訊軟體、雲端儲存軟體等。

組織有隱性成本浪費的認知，就會知道切換過多的 APP，反而損害生產力及工作效率。因此部門的主管可以把工作流程，整理出幾種可行的情境，讓員工練習透過越少的數位工具，完成大部分的任務，盡可能減少因為切換不同應用程式而造成的數位分心。

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