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Focus Media 如何管理每天 600 萬人觀看的電梯 TV 平台以及有效討論多個專案 ?

需要一個從 20 歲到 65 歲都能輕易上手的企業協作工具來完成一條龍的電梯 TV 業務

關於生活空間傳播公司 Focus Media Korea

JANDI 用戶案例:focus media
focus media 集團長 KIM Hyeonji

大家好,我是 Focus Media Korea(以下稱 Focus Media)中兼任 First penguin group 及 branding group 的集團長 KIM Hyeonji。Focus Media 是一間經營於首爾生活圈,大約 50% 的大樓住戶會看見的「電梯 TV 」的生活空間傳播公司。我們是一個負責創造企業價值,例如電梯 TV 的生產、設置、廣告活動執行、數位標誌、顧客管理、售後服務等所有內部流程處理的全價值鏈企業(Full Value Chain)。目前約有 270 多名成員在 JANDI 上進行合作。

「Focus Media Korea 透過每天超過 600 萬人觀看的電梯 TV ,為顧客創造更美好的生活。」


工作與生活需確實區隔,並排除不相關的雜訊

Focus Media 在引進適合作為協作工具的 JANDI 之前,進行過兩次的工具體換。最初是使用 KAKAO TALK 群組(類似台灣的 LINE 群組) 工作。早上 6 點到半夜這段期間,若電梯 TV 發生問題,須即時處理,因此需要一個即使下班後也可以談公事的獨立空間。再加上,因群組無法確實區隔,就算訊息與自己的業務無關,每當有訊息通知時,還是得進行確認。為了讓工作與生活確實區隔,後來轉移到了 NATE ON,然而卻發生問題:除了所有成員介面使用上不方便,頻繁的錯誤、資安問題、功能缺失等,在管理大量專案上產生限制。

需要一個從 20 歲到 65 歲都能輕易上手的協作工具

JANDI 就是解決世代差異的正解。Focus Media 是一個負責電梯 TV 一條龍業務的公司,團隊同仁從高中畢業就入行的 20 歲 Z 世代,到負責監控廣告的 65 歲的前輩,員工的年齡層非常廣泛。我們需要一個能讓全體員工快速上手的簡單的協作工具。JANDI 是以訊息為基礎的協作工具,使用方法簡單且議題功能(主題式討論群組)有助於系統性的管理專題。引進 JANDI 後,不會在同一個群組中討論多個專案,而是在 JANDI 議題中根據各專案分別進行討論。使得老前輩們的討論參與度增加,在和諧的氣氛中夾雜著老前輩溫暖的語氣。公事與日常也有了明確的區分。對於像我們這種業務領域、員工年齡成廣泛的組織,JANDI 是不可或缺的協作工具。

JANDI 用戶案例:focus media
JANDI 易於使用,提升資深前輩們的討論參與度增加,在和諧的氣氛中夾雜著資深前輩溫暖的語氣

「 JANDI 易於使用,讓 20 歲到 65 歲的全年齡層員工能快速適應。」


Focus Media 使用協作工具 JANDI 的效益及轉變

一、議題可以協助大量新專案的管理與討論

First penguin group 負責新商品、新頻道的開發等新的嘗試。在業界特定的市場中,每當掌握新的機會及想法時,就會進行新的專案,自然而然地也將它新增在 JANDI 的議題中。目前已經有超過 80 個議題討論室,不斷增長的業務機會、專案討論是我們樂見的。而 JANDI 可以回溯的功能,讓新加入專案的人員,可以在 JANDI 中快速讀取專案相關的情報脈絡。除此之外,利用通知中心的功能標記管理者,並透過 JUMP 功能跳轉到收到最新訊息的議題中,能讓所有人即時的了解專案的過程、也快速找到與自己相關的訊息,進行查看和回覆。對我們公司而言, JANDI 是最適合我們的業務協作工具。

「 利用 JANDI 的議題功能,能同時管理無數個專案。」

二、利用數字建立系統化的議題名稱,幫助管理者追蹤資訊

我們針對不斷稱長的議題,會根據涉及部門的範圍,為議題名稱訂定編號規則,進行系統性的管理。例如「01」代表 1 個總部內進行的專案,「00」代表全公司都需要了解的問題,「10」代表跨部門的主題等,利用統一的議題名稱來增加識別度。成員們透過數字便可一目了然該議題的目的,並且自行判斷是否參與。議題可透過 JANDI 的議題資料夾功能,快速地整理出需要討論的主題順序。所有的議題專案週期由一人負責管理。根據命名規則新增議題,並將協作完成的議題移動到群集中,管理整個專案。而已經完成的專案議題我們會進行封存而不刪除,這樣一來便可以管理專案歷史,對於有很多專案的我們公司來說非常方便、未來也具有參考性。

JANDI 用戶案例:focus media
利用數字建立系統化的議題名稱,幫助管理者追蹤資訊

三、在 JANDI 中直接傳達主管最真實的聲音、加速審查流程

「J LETTER」是主管 (Yoon Jehyeon )向全體員工分享訊息的議題記事板(類似 facebook 的貼文功能,適合發布公告)。當公司有重要事項需要宣布、分享好消息、公布員工專屬的福利政策、或是組織文化相關公告等,皆能透過此議題記事板快速傳達政策的變更與主管的布達。J LETTER 是自 2018 年開展業務以來、快速成長為業界第一後,我們堅持的企業文化—「具備橫向組織文化的透明化溝通管道」。Focus Media 團隊在 JANDI 大多數的議題中,都邀請了相關總部的負責人;因為在 JANDI 中所有情報的脈絡都是共享的,所以可以省略產品批准前再次確認的過程,隨著審查流程的簡化,勢必能使決策及工作進度加快。

JANDI 用戶案例:focus media
JANDI 能增加企業透明度、協助主管真實傳達重要公告與最真誠的想法,讓公司主管與員工更緊密的連結

四、 JANDI 能協助成員更快速地交接新業務

從只有帶領 First penguin group,到兼任 branding 團隊,能快速接手新的業務,也多虧了 JANDI 的幫忙。在 JANDI 上可以同時進行多項業務的管理,而新成員也可以有效回溯、觀看完整的歷程。branding 團隊負責製作專屬住戶的電梯 TV 節目,其中最具代表性的節目是「FOR ME BOX」,每個月會提供住戶需要的商品或服務,也曾經與 OHOU、MARKET KURLY、CLEANINGLAB 等廠商合作。與 branding 團隊合作過的創意團隊有很多,而各品牌的參與人員也都不同。由於 JANDI 議題皆能永久保有過去的專案資料,因此只需要找到原本負責人,請其邀請進入已封存的議題,便能回溯過往的資訊。較難透過檔案或會議來傳達的業務內容,也可以根據過往在 JANDI 中的業務經驗與討論,釐清脈絡。當初要是沒有透過 JANDI 協作軟體就接手 branding 團隊的話,一定會比現在更加辛苦。

「使用 JANDI 工作,可以全面的掌握難以透過會議及文件傳達的過往經驗、並快速上手新任務。」

五、不忘記待辦事項的方法:提及功能、星號標記、及待辦清單

JANDI 的通知中心(提及 @tag 功能)、星號標記、及待辦功能,對於管理者而言是非常有用的功能。因為要管理兩個團隊,一天下來可能接收到數百個通知。在接收到請求時,將可以馬上解決的立刻處理;無法馬上解決,為了避免有一天可能會疏忽事情,我會利用星號功能加入我的待辦清單、以便未來進行處理。另外,也能透過通知中心功能標記管理者,方便對方及時進行回覆及確認。若遇到自己無法解決,需要透過團隊協作時,可以利用待辦清單指派其他成員進行協助、標示完成的進度,當業務完成時可以標記 100% 進行區分,並於完成任務時給予稱讚,讓使用起來更加有趣。

JANDI 用戶案例:focus media
設立待辦清單,方便提醒自己與他人任務執行的狀況,降低遺忘的機率

我推薦 JANDI 的原因:成熟且便利的介面設計

由於 Focus Media 在內部處理電梯 TV 營運的所有流程,而其中業務領域及成員年齡層廣泛,JANDI 成熟且便利的 UI (介面設計)構造,使得所有成員能夠快速適應,輕鬆的使用多樣化的功能。由於我們的業務性質與型態,突發性的專案會比每年初規劃來得多。我們用在 JANDI 上累積的過往經驗為基礎,開啟新的議題進行分流、討論、與管理,讓專案成功完成。

「我會將 JANDI 推薦給有『許多新專案』的企業,以及『成員年齡層廣泛』的企業。」

對我而言,JANDI 是公司作業的軸心,串起所有的資訊

我們在 JANDI 上做所有工作的事。看著與各專案負責人的溝通累積而成的紀錄,就好像可以眺望整個業務的軸心。JANDI 是完成 Focus Media 全價值鏈不可或缺的企業協作工具。

「JANDI 就好像是『鐵鍊』一樣,將複雜的全價值鏈業務,有效的串連起來。」


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