Focus Media 如何管理每天 600 萬人觀看的電梯 TV 平台以及有效討論多個專案 ？

關於生活空間傳播公司 Focus Media Korea

大家好，我是 Focus Media Korea（以下稱 Focus Media）中兼任 First penguin group 及 branding group 的集團長 KIM Hyeonji。Focus Media 是一間經營於首爾生活圈，大約 50% 的大樓住戶會看見的「電梯 TV 」的生活空間傳播公司。我們是一個負責創造企業價值，例如電梯 TV 的生產、設置、廣告活動執行、數位標誌、顧客管理、售後服務等所有內部流程處理的全價值鏈企業（Full Value Chain）。目前約有 270 多名成員在 JANDI 上進行合作。

「Focus Media Korea 透過每天超過 600 萬人觀看的電梯 TV ，為顧客創造更美好的生活。」

---

工作與生活需確實區隔，並排除不相關的雜訊

Focus Media 在引進適合作為協作工具的 JANDI 之前，進行過兩次的工具體換。最初是使用 KAKAO TALK 群組（類似台灣的 LINE 群組） 工作。早上 6 點到半夜這段期間，若電梯 TV 發生問題，須即時處理，因此需要一個即使下班後也可以談公事的獨立空間。再加上，因群組無法確實區隔，就算訊息與自己的業務無關，每當有訊息通知時，還是得進行確認。為了讓工作與生活確實區隔，後來轉移到了 NATE ON，然而卻發生問題：除了所有成員介面使用上不方便，頻繁的錯誤、資安問題、功能缺失等，在管理大量專案上產生限制。

---

需要一個從 20 歲到 65 歲都能輕易上手的協作工具

JANDI 就是解決世代差異的正解。Focus Media 是一個負責電梯 TV 一條龍業務的公司，團隊同仁從高中畢業就入行的 20 歲 Z 世代，到負責監控廣告的 65 歲的前輩，員工的年齡層非常廣泛。我們需要一個能讓全體員工快速上手的簡單的協作工具。JANDI 是以訊息為基礎的協作工具，使用方法簡單且議題功能（主題式討論群組）有助於系統性的管理專題。引進 JANDI 後，不會在同一個群組中討論多個專案，而是在 JANDI 議題中根據各專案分別進行討論。使得老前輩們的討論參與度增加，在和諧的氣氛中夾雜著老前輩溫暖的語氣。公事與日常也有了明確的區分。對於像我們這種業務領域、員工年齡成廣泛的組織，JANDI 是不可或缺的協作工具。

「 JANDI 易於使用，讓 20 歲到 65 歲的全年齡層員工能快速適應。」

---

Focus Media 使用協作工具 JANDI 的效益及轉變

一、議題可以協助大量新專案的管理與討論

First penguin group 負責新商品、新頻道的開發等新的嘗試。在業界特定的市場中，每當掌握新的機會及想法時，就會進行新的專案，自然而然地也將它新增在 JANDI 的議題中。目前已經有超過 80 個議題討論室，不斷增長的業務機會、專案討論是我們樂見的。而 JANDI 可以回溯的功能，讓新加入專案的人員，可以在 JANDI 中快速讀取專案相關的情報脈絡。除此之外，利用通知中心的功能標記管理者，並透過 JUMP 功能跳轉到收到最新訊息的議題中，能讓所有人即時的了解專案的過程、也快速找到與自己相關的訊息，進行查看和回覆。對我們公司而言， JANDI 是最適合我們的業務協作工具。

「 利用 JANDI 的議題功能，能同時管理無數個專案。」

二、利用數字建立系統化的議題名稱，幫助管理者追蹤資訊

我們針對不斷稱長的議題，會根據涉及部門的範圍，為議題名稱訂定編號規則，進行系統性的管理。例如「01」代表 1 個總部內進行的專案，「00」代表全公司都需要了解的問題，「10」代表跨部門的主題等，利用統一的議題名稱來增加識別度。成員們透過數字便可一目了然該議題的目的，並且自行判斷是否參與。議題可透過 JANDI 的議題資料夾功能，快速地整理出需要討論的主題順序。所有的議題專案週期由一人負責管理。根據命名規則新增議題，並將協作完成的議題移動到群集中，管理整個專案。而已經完成的專案議題我們會進行封存而不刪除，這樣一來便可以管理專案歷史，對於有很多專案的我們公司來說非常方便、未來也具有參考性。

三、在 JANDI 中直接傳達主管最真實的聲音、加速審查流程

「J LETTER」是主管 (Yoon Jehyeon )向全體員工分享訊息的議題記事板（類似 facebook 的貼文功能，適合發布公告）。當公司有重要事項需要宣布、分享好消息、公布員工專屬的福利政策、或是組織文化相關公告等，皆能透過此議題記事板快速傳達政策的變更與主管的布達。J LETTER 是自 2018 年開展業務以來、快速成長為業界第一後，我們堅持的企業文化—「具備橫向組織文化的透明化溝通管道」。Focus Media 團隊在 JANDI 大多數的議題中，都邀請了相關總部的負責人；因為在 JANDI 中所有情報的脈絡都是共享的，所以可以省略產品批准前再次確認的過程，隨著審查流程的簡化，勢必能使決策及工作進度加快。

四、 JANDI 能協助成員更快速地交接新業務

從只有帶領 First penguin group，到兼任 branding 團隊，能快速接手新的業務，也多虧了 JANDI 的幫忙。在 JANDI 上可以同時進行多項業務的管理，而新成員也可以有效回溯、觀看完整的歷程。branding 團隊負責製作專屬住戶的電梯 TV 節目，其中最具代表性的節目是「FOR ME BOX」，每個月會提供住戶需要的商品或服務，也曾經與 OHOU、MARKET KURLY、CLEANINGLAB 等廠商合作。與 branding 團隊合作過的創意團隊有很多，而各品牌的參與人員也都不同。由於 JANDI 議題皆能永久保有過去的專案資料，因此只需要找到原本負責人，請其邀請進入已封存的議題，便能回溯過往的資訊。較難透過檔案或會議來傳達的業務內容，也可以根據過往在 JANDI 中的業務經驗與討論，釐清脈絡。當初要是沒有透過 JANDI 協作軟體就接手 branding 團隊的話，一定會比現在更加辛苦。

「使用 JANDI 工作，可以全面的掌握難以透過會議及文件傳達的過往經驗、並快速上手新任務。」

五、不忘記待辦事項的方法：提及功能、星號標記、及待辦清單

JANDI 的通知中心（提及 @tag 功能）、星號標記、及待辦功能，對於管理者而言是非常有用的功能。因為要管理兩個團隊，一天下來可能接收到數百個通知。在接收到請求時，將可以馬上解決的立刻處理；無法馬上解決，為了避免有一天可能會疏忽事情，我會利用星號功能加入我的待辦清單、以便未來進行處理。另外，也能透過通知中心功能標記管理者，方便對方及時進行回覆及確認。若遇到自己無法解決，需要透過團隊協作時，可以利用待辦清單指派其他成員進行協助、標示完成的進度，當業務完成時可以標記 100% 進行區分，並於完成任務時給予稱讚，讓使用起來更加有趣。

---

我推薦 JANDI 的原因：成熟且便利的介面設計

由於 Focus Media 在內部處理電梯 TV 營運的所有流程，而其中業務領域及成員年齡層廣泛，JANDI 成熟且便利的 UI （介面設計）構造，使得所有成員能夠快速適應，輕鬆的使用多樣化的功能。由於我們的業務性質與型態，突發性的專案會比每年初規劃來得多。我們用在 JANDI 上累積的過往經驗為基礎，開啟新的議題進行分流、討論、與管理，讓專案成功完成。

「我會將 JANDI 推薦給有『許多新專案』的企業，以及『成員年齡層廣泛』的企業。」

對我而言，JANDI 是公司作業的軸心，串起所有的資訊

我們在 JANDI 上做所有工作的事。看著與各專案負責人的溝通累積而成的紀錄，就好像可以眺望整個業務的軸心。JANDI 是完成 Focus Media 全價值鏈不可或缺的企業協作工具。

「JANDI 就好像是『鐵鍊』一樣，將複雜的全價值鏈業務，有效的串連起來。」

---