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每次開會過程就像鬼擋牆! 9 項祕技讓你勇闖會議效率之門

過於頻繁與冗長的會議 ,除了是組織效率的殺手,更是企業把錢灑向空氣的元兇。想要開會更有效率,往往靠得是主持人與參與者共同努力的結果

過於頻繁與冗長的會議 ,除了是組織效率的殺手,更是企業把錢灑向空氣的元兇。想要開會更有效率,往往靠得是主持人與參與者共同努力的結果。現在就把這 9 項開會技巧貼在會議室前,進去開會時每人心中默念三遍,保佑你平安。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


每次會議過程,就像鬼擋牆!

也許你我都曾遇過以下情形,中午吃飯時跟同事抱怨,每天的冗長會議,總是在報告個人工作進度,但主管卻永遠沒有聚焦工作狀況出了哪些問題!

又或者,每次會議,提出至少三個方案,當一進入討論過程,大家你一句我一句,最後主管一聲令下「把剛剛討論的加進去,明天再提案」,讓員工的白眼總是翻到天庭蓋。

工作效率是所有組織追求的終極目標,但你知道有多少成本,浪費在沒有價值的會議嗎?根據英國媒體 CT BusinessTravel 整理的研究報告,我們來瞧瞧一組驚人數字:

  • 每位員工,平均一個月要參加 62 個會議
    謎之音:員工一天有 3 個會,你覺得還有時間做事嗎?
  • 每個月參加的會議,有 1/2 被認為是浪費的
    謎之音:親愛的,不要問同事開完會為什麼臉都這麼臭…
  • 每個月有 31 個小時,被視為浪費在沒有效率的會議
    謎之音:慣老闆放一天颱風假就在哀哀叫,卻願意浪費時間在…
  • 在美國,無效率的會議一年損失 370 億美元產值(約 1 兆 1,900 億新台幣)
    謎之音:哎喔老闆,你的新台幣在哀嚎啊…

不論你是員工覺得開會根本在浪費你的青春(同時還多了好幾條細紋),或是老闆覺得員工根本無心準備會議,讓你的企業每天都在賠錢。以下整理出 9 項有效率開會祕技,請務必貼在會議室門前,踏入會議間前每人心中默念三遍。


一、跟著排程走,參與者事前做足功課

當會議被預訂,所有人心中就要有一把尺,開會討論不是同樂會,沒有姍姍來遲,或是僥倖心態有即興發揮這回事。設定明確時程表,就像大型論壇,每個人只有幾分鐘,時間到叫人鈴一響就得下台。請勿跟台灣立委一樣,霸佔主席台!

沒做功課前,千萬別開會!圖片來源:CT BusinessTravel
沒做功課前,千萬別開會!圖片來源:CT BusinessTravel

二、挑選獨當一面的會議主持人

沈默,是效率不彰的最大殺手。

主管不妨選一位能信任的成員主持會議。會議主持人不僅擅長掌握會議流程,同時讓討論聚焦在主題上。

主持人不一定是公司主管。圖片來源:CT BusinessTravel
主持人不一定是公司主管。圖片來源:CT BusinessTravel

三、開會時3C科技OUT!

這場景你一定不陌生,你在台上講,主管在下面划手機,好像沒認真聽簡報。又或是大家正在討論時,手機的 e-mail、通訊軟體的訊息響不停,客戶在另一頭發瘋似追殺討資料,讓你一個頭兩個大。請放下你的科技產品,開會就好好專心,不要讓「科技,始終來自於人性」變成噩夢。

其實有些電話也沒那麼重要。圖片來源:CT BusinessTravel
其實有些電話也沒那麼重要。圖片來源:CT BusinessTravel

四、開會中,閒雜人等請離開

俗話說三人成虎,一場有效率會議絕對要限縮在 4~7 人。

有意義的組織運作,應該是找對的人參與產出貢獻,再把結論傳遞給其他人執行,不是把所有人拉到會議間,就一定會有好共識。

五、火車準時開,你的會議為什麼無法準時?

公車晚到一分鐘,你都不開心了!為什麼你容許公司這樣?

「明天會議大概10點好了」相信我,明天大家絕對不會10點準時進會議室。有個小方法,告知開會時間是早上 9:23 或是 9:44 這類非整點時間,讓與會者好奇為何時間會選擇在這麼精準的時刻,因而準時到達!

六、報告進度用其他方式取代

有時只是為了報告專案的新進度,就要預約會議室、帶筆電投影、安裝PPT…時間就是這樣被浪費。善用公司的通訊軟體或 e-mail 報告新進度,是聰明的選擇。

會議前的準備遠超過你的想像。圖片來源:CT BusinessTravel
會議前的準備遠超過你的想像。圖片來源:CT BusinessTravel

 

七、不妨去辦公室外走走吧

誰說開會一定要在會議室?如果開會不需要文件或簡報,何不去戶外走走,甚至若是一對一會議,去公司附近咖啡廳聊聊,心情一放鬆,說不定創意點子就產生。

八、開會時間越短越好

當開會有時間的限制時,大家傾向更專注在討論上,也避免不必要的閒談。整個討論節奏會更敏捷,同時成員不會發問無意義的問題,所以務必把開會時間濃縮在一小時內!

九、最後10分鐘,重述開會結論

為了確保每一位成員了解會議結論,同時知道自己必須扮演的角色,會議主持人最好在最後10分鐘,摘要說明專案要完成的時間,以及剛剛討論的運作方式,每一位與會者離開會議時,是完全清楚討論結果。

你還記得剛剛會議的重點嗎?圖片來源:CT BusinessTravel
你還記得剛剛會議的重點嗎?圖片來源:CT BusinessTravel

會議有效率與否,靠的是每位參與者的配合,而非靠主持人登高一呼。把這 9 項方法應用到會議中,經過幾個月測試,再看看你的團隊開會情況,是不是真的提升了效率。

本文部分翻譯自 CT BusinessTravel 中所發表的文章:9 Ways to Make Sure You Have Effective Meetings

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