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4 個關鍵降低不必要的會議、以及提高會議的品質

利用企業通訊協作軟體 JANDI,完成會議的事前溝通以及後續行動,增進會議效率

你知道你一週花了多少時間在會議上、又有多少時間實際在執行工作內容呢?面對爆炸的會議,有沒有什麼好的方法,能適時地取代部分會議,但又能確保資訊確實傳達、以及有效討論?


根據跨國軟體公司 JANDI,針對 2,319 位用戶進行的調查,發現若能有效應用企業通訊軟體、並規劃會議的流程,能降低 29% 的無效率會議。

而下列是 JANDI 依據用戶訪問的經驗,統整出的 4 個關鍵,來降低不必要的會議、以及提高會議的品質:

一、不是所有事情都需要利用會議討論

重點:確認會議的目的、以及預期的結論。思考哪些會議可以利用文字、或其他形式取代。

用戶經驗一:制定文字格式,請各部門主管回報每週重點業務

假設原先會議的目的,僅是主管需要確認所有部門的執行狀況,我會利用「記事板」的功能,請各部門的負責人回報當週的工作。確認資訊後,若有需要釐清的部分、或是需要討論的部分,我才會安排會議、或是先私訊部門主管。

JANDI 會議記錄
利用企業通訊協作軟體,直接進行回報,取代例行性會議。圖為用戶利用 JANDI 記事板進行「每週回報」的示意圖。

 

用戶經驗二:提升日常工作中的溝通效率,避免不必要的會議

會有許多會議,有時是因為「平時溝通不良」、或是資訊繁雜、難以找出重點,所以需要額外撥出時間說明。我們的方式,是將平時的溝通利用「Talk to OOO 部門」將訊息分流,讓一般成員知道要在哪個溝通管道問問題、討論專案,也讓主管在回顧資訊時,快速且容易。

JANDI 會議記錄
平時將企業內部的訊息分流,能協助員工在合適的地方進行發問、回報進度;主管追蹤也方便。圖為 JANDI 的「議題」(主題式群組)示意圖。

二、不是所有會議都能即時發想

重點:縮短會議時間的前提為「所有參與人員,在會議時皆有備而來」。

用戶經驗:事前將會議大綱列出,請成員先思考、備妥資料

會議超時最常見的原因之一為大家都沒有任何準備就前來會議,因此在會議中大家可能要同時搜集資料、又要臨時的發想,讓會議時間一再延長。其實,會議的目的就是要讓大家的資訊同步,在框架下去思考解決辦法。

我的做法是在會議前,請會議的負責人先將會議的大綱列於「記事板」中,讓大家了解會議的時間、參與人、以及需要準備的內容。這樣一來,參與者便能在會議前清楚會議的內容,也能大幅減少會議超時的狀況。

JANDI 會議記錄
會議前先提供參與成員大綱,能讓參與者在會前將相關資料備妥、也能先行進行思考,加速會議進行。圖為參與者利用 JANDI 「記事板」羅列開會大綱的示意圖。

三、不要讓大家有藉口錯過或忘記會議時間

重點:與其讓大家有遺忘的藉口,不如設定自動化通知,提醒會議時程

用戶經驗:比起一個一個私訊,不如利用軟體自動化通知會議時間

我認為:「約定好的時間,都該被重視。」每位員工都有各自的工作內容,又有許多不同的會議要參與,即便如此,我也不希望大家因為忙碌,而將重要的會議遺忘。

因此,為了降低疑問的機率,我都會將會議行程串連至 JANDI 相關的議題,並設定於會議 15 分鐘前提醒參與者。另一方面也讓大家知道,若你現在有其他會議正在進行、或是手邊有工作,要開始收尾、或是暫時告一段落,以準時出現在會議中。

JANDI 會議記錄
透過自動化的通知,能減少成員遺忘的機率。圖為將 Google 行事曆串連至 JANDI 的示意圖。

四、沒有下一步的行動,會議將變得無意義

重點:會議的最終目的是達成共識,以便推進進度。即便是檢討會議,也須記錄下討論的結果,以作為未來的借鏡。

用戶經驗:撰寫與保留會議記錄,同時建立待辦清單、追蹤任務進度

我認為會議的目的是要達成共識,讓我們可以持續地推進專案的進度。每次的會議,我們會先安排會議記錄者,並規定其於三天內上傳會議記錄至 JANDI 中;同時會議中、或會後,專案負責人也會利用待辦清單完成任務的指派,並定期追蹤進度。

JANDI 會議記錄
會議記錄能作為擬定下一步計劃的參考依據。 圖為 JANDI 用戶直接將 Google doc 上傳至企業協作軟體中的示意圖。

 

JANDI 會議記錄
會議的目的是為了推進下一步的行動。圖為 JANDI 用戶建立待辦清單的示意圖。

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