4 個關鍵降低不必要的會議、以及提高會議的品質

你知道你一週花了多少時間在會議上、又有多少時間實際在執行工作內容呢？面對爆炸的會議，有沒有什麼好的方法，能適時地取代部分會議，但又能確保資訊確實傳達、以及有效討論？

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根據跨國軟體公司 JANDI，針對 2,319 位用戶進行的調查，發現若能有效應用企業通訊軟體、並規劃會議的流程，能降低 29% 的無效率會議。

而下列是 JANDI 依據用戶訪問的經驗，統整出的 4 個關鍵，來降低不必要的會議、以及提高會議的品質：

一、不是所有事情都需要利用會議討論

重點：確認會議的目的、以及預期的結論。思考哪些會議可以利用文字、或其他形式取代。

用戶經驗一：制定文字格式，請各部門主管回報每週重點業務

假設原先會議的目的，僅是主管需要確認所有部門的執行狀況，我會利用「記事板」的功能，請各部門的負責人回報當週的工作。確認資訊後，若有需要釐清的部分、或是需要討論的部分，我才會安排會議、或是先私訊部門主管。

用戶經驗二：提升日常工作中的溝通效率，避免不必要的會議

會有許多會議，有時是因為「平時溝通不良」、或是資訊繁雜、難以找出重點，所以需要額外撥出時間說明。我們的方式，是將平時的溝通利用「Talk to ＯＯO 部門」將訊息分流，讓一般成員知道要在哪個溝通管道問問題、討論專案，也讓主管在回顧資訊時，快速且容易。

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二、不是所有會議都能即時發想

重點：縮短會議時間的前提為「所有參與人員，在會議時皆有備而來」。

用戶經驗：事前將會議大綱列出，請成員先思考、備妥資料

會議超時最常見的原因之一為大家都沒有任何準備就前來會議，因此在會議中大家可能要同時搜集資料、又要臨時的發想，讓會議時間一再延長。其實，會議的目的就是要讓大家的資訊同步，在框架下去思考解決辦法。

我的做法是在會議前，請會議的負責人先將會議的大綱列於「記事板」中，讓大家了解會議的時間、參與人、以及需要準備的內容。這樣一來，參與者便能在會議前清楚會議的內容，也能大幅減少會議超時的狀況。

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三、不要讓大家有藉口錯過或忘記會議時間

重點：與其讓大家有遺忘的藉口，不如設定自動化通知，提醒會議時程

用戶經驗：比起一個一個私訊，不如利用軟體自動化通知會議時間

我認為：「約定好的時間，都該被重視。」每位員工都有各自的工作內容，又有許多不同的會議要參與，即便如此，我也不希望大家因為忙碌，而將重要的會議遺忘。

因此，為了降低疑問的機率，我都會將會議行程串連至 JANDI 相關的議題，並設定於會議 15 分鐘前提醒參與者。另一方面也讓大家知道，若你現在有其他會議正在進行、或是手邊有工作，要開始收尾、或是暫時告一段落，以準時出現在會議中。

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四、沒有下一步的行動，會議將變得無意義

重點：會議的最終目的是達成共識，以便推進進度。即便是檢討會議，也須記錄下討論的結果，以作為未來的借鏡。

用戶經驗：撰寫與保留會議記錄，同時建立待辦清單、追蹤任務進度

我認為會議的目的是要達成共識，讓我們可以持續地推進專案的進度。每次的會議，我們會先安排會議記錄者，並規定其於三天內上傳會議記錄至 JANDI 中；同時會議中、或會後，專案負責人也會利用待辦清單完成任務的指派，並定期追蹤進度。

 

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