利用雲端通訊軟體 JANDI ，三大功能，打造遠距、在家工作環境

不論是對於個人、部門、亦或是企業，遠距工作最難的就是「如何有效的進行溝通以及追蹤」。特別是對於管理階層而言，我要如何確保我的員工真的有在家「工作」、並且資訊互通呢？

首先，還是要請大家相信自己千挑萬選的員工。在互相信任的基礎下，才不因為不在視線範圍，而過於焦慮、甚至是提出強人所難地要求。

先有信任後，我們一起來看如何透過軟體設備，以及制度，讓在家工作的方案更可行。

這篇我們會用 JANDI ( 企業通訊軟體）的三個基本特色：議題、記事板、視訊會議，協助團隊進行更好的遠距合作、溝通討論、以及任務追蹤。

一、議題：建立符合工作流程的溝通管道

別急著把大家加入一個群組，先讓資訊分流！井然有序的開始進行溝通！

JANDI 中最大的特色就在於「議題」。或許議題聽起來有些陌生，但你可以理解為「主題性群組」。

也就是說不同於以往「加好友」的概念，在 JANDI 中會先依照「工作目的、流程」進行分類，再將相關人員加入各個討論議題。除了讓「大量資訊分流」，另一方面是讓「人可以確實與事情配合」。

資訊分流，有效掌握遠距、在家工作的資訊傳達

• 對於員工而言：減少了大量與自己不相關的群組，可以更加專注、有效率的處理份內的工作
• 對於主管而言：可以明確知道不同部門、類別的事物，要到哪個議題中去詢問、追蹤

▍ JANDI 依照不同產業做了議題架構的範本，歡迎點入體驗：
| 連鎖門市產業 | 廣告行銷產業 | 新零售產業 | 學生團隊 | 客戶導向產業 |

二、記事版：降低公告被洗版、加速意見蒐集

透過熟悉的 Facebook 貼文形式，讓公告更容易

除了訊息串的功能，JANDI 中還有為了「有效公告、回報資訊」所設計的「記事板功能」。你可以把它想像成 Facebook 的貼文形式。讓我們直接看看下述的兩種實際用法，如何協助公司成員掌握資訊：

1. 公告使用

在公司、團隊的溝通中，除了雙向的討論外，也時常需要進行單向的佈達。若是以訊息串的方式，進行佈達，在一來一回的訊息中，很快就會被洗掉。

這時 JANDI 的記事板便是一個適合拿來做布達、公告的工具，最新的公告的訊息會顯示在上方，而所有的回應則會收整在底下的留言中。

2. 資訊收集使用：目標設定、各部門回報、業績回報

因為可以減少洗版問題，因此也很適合作為簡單的業績回報、部門回報工具，可以快速、有效地掌握目前各部門的進度、各門市的業績等。

另外，應用於遠距工作、在家工作，可以請員工於上班第一個小時，將自己每日的任務清單、工作目標打在記事板上，一方面讓主管能確實掌握員工的工作內容，二方面藉此讓員工督促自我，達成自行訂定的目標。

三、視訊會議：三種模式，滿足會議的情境

文字無法處理的，就回歸語音討論吧！

有時候精確、但過長的文字傳達，不如一通電話或是一個會議來的更有效率。不論是公司定期的週會議，或是每日的部門統整會議，JANDI 依照實體開會的情境，提供三種線上開會的方式:

1. 一般視訊通話：

同時支援 64 人線上開會，透過面對面的視訊，可以透過語調、表情，減少文字傳達上的誤會。

小建議：在開會時為了避免同時開立麥克風，受到外界環境雜音的影響，會建議還沒發言的成員，先關閉麥克風，打造優質的線上開會環境。

同時，JANDI 視訊中也有提供「會議記錄板」，可以協助大家在視訊的過程中，同步透過文字的方式，紀錄會議重要的議程。

▍遠距管理小撇步：為了確認成員是否有完成每日進度、以及是否有需要協助的地方，每個部門或小組可於每日下班前 10 分鐘，利用視訊會議統整部門狀況，確保成員資訊都在同一線上。

2. 共享螢幕：

適合用於電腦軟體教學，例如進行遠端 POS 系統、CRM 系統 的教學操作。可以協助連鎖門市產業，進行遠距門市人員新人訓練、定期訓練。

3. 電子白板功能、檔案同步視訊：

當會議內容相較複雜，需要利用「白板」、或是透過「簡報」來說明，這時你可以直接上傳至 JANDI 的視訊中，不論是再換頁、或是用筆標示，都會同步顯示於會議成員的螢幕中。

[ 註 ] 視訊會議為 JANDI Enterprise 版本功能

進行遠端、在家工作，並不只是「把電腦帶回家工作」這麼簡單。還需要考慮到硬體設備、遠端資訊安全、管理層面的問題，但或許我們可以從相較容易的軟體轉換開始，利用數位工具配合內部政策，建立遠端工作的環境。

以上三個 JANDI 的功能應用分享：議題、記事板、視訊會議，希望能協助你，將實體辦公室的情境，搬到雲端，打破距離的限制、提升辦公生產力。