之前不是傳過檔案了嗎？LINE 群組裡的檔案好難找
工作中不只有訊息而已，檔案更是經常出現，然而花時間找檔案、找不到檔案、找到檔案打不開的問題，讓 LINE 群組裡的員工抓狂。工作，就應該有不同的態度和處理方式，懂得使用合適工具才能生存下來。
LINE 是個好東西，但是錯誤使用會要命！
我看大家都有用 LINE 嘛！何不就互加好友，這樣就省下溝通的時間啦 — 不具名的老闆
1. 檔案散落在群組各個地方
你一定覺得很奇怪，每次要檔案的時候就是找不到，總依稀記得放在群組的某個地方，卻每每在事後才找到檔案。這樣的場景不僅發生在外頭跑的業務，坐在辦公室工作的員工更有以下的對話：
A：你可以把 XXX 檔案傳給我嗎？
B：之前不是才傳給你兩次嗎？怎麼又跟我要？
A：啊我在 LINE 群組找了老半天，就找不到啊。乾脆跟你重新拿檔案
B 心想：不知道之前還要給你幾次 (白眼)
A 心想：就真的找不到啊，生什麼氣 (煩)
不要說工作上的專業了，每天這樣一來一回幾次，時間很快就被消耗殆盡。老實說每人每天坐在辦公室八小時，真正在瑣事之外的專注時間根本不到半小時。
2. 有什麼事情，比找到檔案但打不開更慘？
終於，憑藉著驚人的記憶力和不怕磨破的手指，你找到那個朝思暮想的檔案了。正當興高采烈的時候，悲劇就發生了。點擊檔案之後，他會告訴你：
儲存期限已過，無法讀取檔案。
或許你會覺得上面是個笑話，但如果發生在你身上，或是一份重要緊急的文件或圖檔上，可能就不是一句玩笑話而已。
其實，我也不想被當成什麼事情都處理不好的笨蛋。
主管或客戶臨時要找這個、找那個，最後往往以找不到收場。一者是己也不知道收到哪裡去了，二者是繁雜的資料堆積、檔名類似的情況層出不窮。最後是連檔案都不翼而飛。資訊檔案上 LINE 群組，我也跟著被罵翻天。
永久儲存的核心：管理的根本基礎
永久儲存聽起來很簡單，但事實上重要性比你想像更重要，因為有儲存才有辦法追蹤、有追蹤才有辦法管理。也就是說：你的 LINE 群組是根本沒有辦法管理的。
在數位競爭的時代裡，比的是時間、比的是誰能擁有足夠的資料量。無論是大數據或是進階的資料分析，永久儲存在基本要求。
你知道管理很重要，可是為什麼做的事情經常背道而馳呢？
企業通常會利用不同工作方式、不同工具協助集中專注力。以下分享幾種方法提升工作群組管理。
1. 強制要求立刻下載檔案備查
既然沒辦法在 LINE 群組儲存，那麼你必須要求所有成員：收到檔案的第一件事情，不是打開來閱讀處理，而是先下載備查並儲存到指定位置。聽起來很累人？但這是不得不作的必要功課。
2. 使用適合工作情境的輔助工具
即使是 LINE Keep 也有嚴格限制的容量限制，這也是為什麼你會同時使用 LINE 和電子郵件的主要原因，但是分散後的缺點就是難以整合兩個工具的資訊。一般來說，台灣企業有時會利用 Trello、JANDI、Evernote 來分擔資料量，作為企業的第二大腦 (資料庫)。
由於這些工具並不只是強調永久儲存而已，而是在這之上提供搜尋、標籤、指派追蹤的服務。因為永久儲存只是管理的根本基礎，反言之，沒有儲存就沒有管理。
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