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原來,真的有 LINE 群組使用規範!

統整北市府與各政府機關規範,探究為什麼需要這樣的規範,才知道錯誤使用工具需要付出更多的代價

錯誤使用工具的下場,就是需要更多的規則公約限制成員,但最終經常失敗而流於形式。這篇文章為你統整常見的 LINE 群規範公約,藉此點出值得學習的地方,以及為什麼懂得使用正確的工具如此重要?


LINE 群組組成及使用規範,這是什麼東西?

平常我自己因為好奇心,會察看網路上各種使用工具管理的方法,包含 Trello、slack、JANDI、Google、Airtable 等等。有一天我突然發現有一些公部門、公協會組織的相關文件,都是跟「LINE 群組組成及使用規範」有關。

天啊!LINE 群組就不是拿來管理的,居然還有使用規範?

這是我的第一個驚訝,因為從來沒有想過居然還有「LINE 群組組成及使用規範」這種東西,但也說明了 LINE 群組的難以管理。(否則不需要這麼多規則)。而也絕對相信私營企業有類似的東西,只是不敢拿不出來被人檢視。

接下來,我透過 Google 搜尋取得以下文件,並一一分享共同性和特色:(文件名稱保留原檔名稱,並提供連結作為參考)

  1. 臺北市政府Line 群組組成及使用規範
  2. 臺南市就業服務商業同業公會Line群組管理規則
  3. 交通部公路總局暨所屬各機關(單位)Line群組建置管理規則
  4. 社團法人桃園市地政士公會 LINE 群組使用規範
  5. 機密性安全及隱私敏感性

有規範,就代表這裡有缺陷

一個好的方法、工具,是不需要太多的學習成本,甚至是規範條件。如果有,那麼不是這個工具沒有設計好,就是你拿錯工具了。

工作使用 LINE 群,是近年來最大的工具誤用

常見的規範起手式:為便於 XXX 相關訊息之即時傳遞、溝通、整合與意見交流,特成立 LINE 群組,並訂定本使用規範管理之。但可惜!這樣還是無法做到管理。

有規範,就代表有缺陷。以下我們統整以上提到的文件,找出其中的共同規範,並為你說明為什麼發生這件事情?

規範與缺陷一、不能隨意加入好友到群組 (資訊安全漏洞)

這是最大的共同性,也是每一份文件優先提到的部分。

主要問題在於:LINE 群組當中,成員會不小心邀請其他好友加入到群組,造成群內資訊外洩。而在百餘人的群組當中很難一個一個翻找通訊錄核對,只能強制明令不可以邀請他人加入。

作為台灣私人即時通訊軟體龍頭,LINE 積極經營網絡效應達到社群、購物、支付、內容等商業模式,伴隨而來的風險則是:好友加入太方便、廣告氾濫隱藏個資風險、充斥詐騙訊息等等。

以下列文件來看,如果想要降低風險的話,必須經過重重設定才能稍微安全一些,包含:不允許透過手機通訊錄加入好友、關閉「允許利用 ID 加入好友」功能、阻擋非好友訊息、 謹慎使用電腦版 Line、 設定換機密碼、 確認加入好友之正確性、 群組成員命名原則、 帳號遭盜用因應步驟……..等等等等。

這真是太瘋狂了!不過反過來說,如果沒有這些規範的話,還真的不知道企業群組曝露在如此高的風險當中。

規範與缺陷二、所有帳號必須是實名制 (你將沒有生活)

曾幾何時,你私人的東西需要被企業限制和管制?如果你不能接受老闆 24 小時在你旁邊、如果你不能接受和家人的所有事情被同事看光?

那麼,你為什麼願意接受把工作同事加成好友?甚至為了工作,改變你在 LINE 的名稱?讓這些應該留在辦公室的事情侵入你的私生活。

規範與缺陷三、自行下載檔案備存、發送訊息數量限制

沒有儲存、沒有回溯,然後就沒有管理。經常要訊息和檔案來回傳遞的群組,一定都會要求成員自己下載檔案備存,避免時常在群組要檔案的狀況。但是事實上能夠真的隨時盯在螢幕前,並且下載檔案備存好的少之又少,更何況主管哪有時間做這些事情呢?

這都不是你的錯,而是錯誤的工具使然!檔案無法永久儲存外,各種訊息洗版的問題難以根絕,讓一些規範乾脆明定每位成員每天能發訊息的數量。

LINE 群組記事簿相簿留存內容
截圖自:臺南市就業服務商業同業公會Line群組管理規則

或者就花點錢特別聘一位助理,專門管理 LINE 群組也是一個方法,以下幫你列好「LINE 群組專任助理」的工作內容:


好友成員、公私不分、檔案過期,是規範中最常見的要點,也是 LINE 管理群組的缺陷

工具要用對地方,就像是你不會拿西瓜刀切水果,也不會拿水果刀切西瓜,這些看似天經地義的事情,很多人在接觸資訊工具時卻總是犯下錯誤。當你看到越來越多規範時,心裡應該要有警惕,風險和管理缺失隨時出現。

凡事使用 LINE 群組管理的人,免不了這些問題。目前大致分成兩種族群:一是選擇忽略問題繼續使用,二是改變現況採取行動。JANDI 的存在正是為了解決好友成員、公私不分、檔案過期等 LINE 群組管理問題。

你是屬於準備好迎接未來的人嗎?

生產力專題:「用 LINE 管理工作的我們,後來怎麼了?」

歡迎到我們公司的專題:「用 LINE 管理工作」,近一步了解,雖然 LINE 是個好東西,但是錯誤的使用會造成什麼後果吧:

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