>

員工上班訊息回很慢?是假裝沒看到還是真的在忙? LINE 已讀不回怎麼辦?

現代化職場溝通:善用工具並制定規則,讓討論與交辦事項確實被執行

「員工上班訊息回很慢,怎麼辦?」是許多主管在使用 LINE 工作,很常遇到的問題。然而,真的是員工偷懶、想逃避交待任務、假裝沒看到,還是專心的在執行任務呢?


一、釐清工作核心的目標、了解優先順序

在你開始進入「員工都不回覆訊息」的循環抱怨前,先想想「希望能獲得快速的回覆是你的私人渴望、還是真的有重要的情呢?」

所有事情都有輕重緩急、優先順序,員工除了需要接收任務、加入討論、與客戶開會等,也需要保留時間執行自己的工作內容。通訊軟體應用在工作領域上,確實幫助我們在討論上擁有「雙向、多向的溝通管道」、也更「即時」,卻也造成員工的工作時間碎片化,難以專注

其實你需要思考的是「我的公司的性質、員工的職位、工作內容,會需要『馬上回覆』嗎?」還是先讓員工完成手邊重要的工作內容,比較重要呢?


二、制定遊戲規則,才有判斷標準

明確的規定,可以讓成員達成共識,且減緩自身等待的焦慮感。

快與慢的標準,因人而異,也許你覺得 30 分鐘不回覆就是慢,但對方覺得我半天回覆就很快了。然而,工作中的溝通不是朋友間的聊天,不能只藉由「感覺」來進行評斷,而是需要建立一個明確的共識,讓大家有跡可循。

建議老闆、主管,可以先理解各部門的運作規則、以及各部門對於即時回覆的時間忍耐程度。了解後,你可以取平衡、並告知所有成員。例如「了解各部門的運作方式後,我希望大家可以每兩個小時,確認一下我們的通訊軟體中,是否有新的訊息需要注意」。

有了明確的界定,員工有標準可以遵行,在沒有確實履行時,你有依據可以進行責問。另外,你也不必焦慮地等待訊息,讓自己有喘氣的空間。

延伸閱讀:為何企業管理都在嘗試 OKR?善用企業通訊軟體也能落實團隊管理目標!


三、重點在於迅速掌握資訊脈絡、以及達成目的

資訊傳達是手段,協助你達成最後的目的,例如更快地獲得協助、建議。因此,重點應該在於透過「有效、易懂」的溝通方式,讓你的目的「希望對方可以迅速回應」達成。

資訊傳達的清楚與否,也影響訊息回覆的快慢。若在解讀問題時,就已經覺得困難重重,人腦就會傾向逃避事情。如何快速的讓人掌握到資訊的脈絡,我們從兩個層面來分享,一個是溝通的技巧、另一個是工具的輔助。

 

1.溝通技巧

▍情境一:有需求,需要請對方協助

掌握「人、事、時」三原則,準確傳達需求,以及避免留下僥倖的空間。

當你這樣說:「回報本週業績」。如果私訊一個人,還容易懂、有疑問也方便討論;然而,今天同樣一句話,如果出現在群組,被已讀的可能性就會提高。原因在於「資訊不清楚」、「留下僥倖的空間」。

大家腦中會跑出的問題:「你在對誰說話、需要誰幫忙、負責?」、「什麼時候要回報?今天、下週?」、「是線上網站的業績、還是各門市的業績?」

當你留下太多需要腦補的空間,人會因為思考疲乏、逃避(常見理由:我不知道是對我說),而傾向於不回。

因此,你可以這樣說:「 [ 對象],可以請你在 [ 時間],協助[ 事情]。」讓任務的出負責人、內容、時間,一目瞭然。

▍情境二:尋求意見、建議

尋求意見相對來說容易,重點在於你的前情提要、以及資訊,是不是能完整地傳達給對方。如果資訊太多,是不是能直接撥電話過去說明、約一個線下、或線上會議等。

 

2. 工具的輔助

目前市面上有許多的企業專用的通訊軟體,他們與大家所熟知的 LINE 的不同,通常用於「內部管理」並增加許多「工作導向」的功能,包含像是待辦清單、檔案的儲存以及安全、程式的串連等。這邊我們以 JANDI 為例,分享  4 個可以幫助你溝通更順暢的功能。

▍功能一:資訊分流,掌握每個群組的目的

JANDI 中的群組,被稱之為議題。每個議題的設計,都是跟著公司的工作目標、模式,例如你可以依照「部門別」、「地區別」、「產品別」或是「流程」來進行分類。都設定好才將相關的人員加入,讓人與事相互配合

對於主管而言,可以快速找到相關的議題,掌握資訊;要找相對應的負責人,也能一目瞭然。對於員工而言,也能迅速了解事件的始末、相關程度,並進行回答。

JANDI 企業通訊軟體_議題
JANDI 中的議題設計,可以依照產品別、地區別、部門別等進行分類

 

▍功能二:不能及時,也不代表可以忘記

許多人表示只要沒有及時回應就會忘記,在 JANDI 中有兩個小功能可以協助你,一個是Tag @、一個是 星號標記

Tag @ 是通訊軟體中常見的功能,然而 JANDI 的 Tag @ 不同的地方在於增加了「通知中心」,可以自動搜集所有你被 Tag @ 的訊息。對於需要常常出去開會的主管、業務同事而言,你不需要去瀏覽群組中的所有訊息,而是能透過通知中心快速掌握重要的訊息,因為會 Tag @ 你,表示這件事一定跟你有相關、而且可能是需要你協助或注意。

星號標記則是可以當作自己私人的記事本、便利貼,可以將需要常常使用、待辦事項,以及來不及回應的訊息,直接標記星號。完成後、或回應後,再將星號移除即可。

透過這兩個功能,可以協助你個溝通對象,更快速的找到需要回覆的訊息,以及快速的找到相關的資訊,減少遺忘的機會。

JANDI 企業通訊軟體功能:通知中心、星號標記
透過 JANDI 的通知中心、星號標記,可以快速掌握與自己緊急相關的訊息

 

▍功能三:任務三元素,讓任務指派更簡單

溝通中,也會有需要指派任務的時候,若內容、執行對象、時間等資訊不夠清楚,就可能遭受忽略、或是增加更多來回討論的時間。

JANDI 中內建待辦清單,且指派任務重要的資訊「任務內容、負責人、截止日期」都已經列出,你只需要依序填入並指派。甚至,若你來不及,你也可以直接把文字設定為待辦清單。

JANDI 企業通訊軟體功能:待辦清單
JANDI 待辦清單能快速設定好任務內容、負責人以及截止時間

 

▍功能四:已讀、未讀清單,讓訊息確實傳達

若你很擔心訊息有沒有傳達給所有成員、或特定的成員,JANDI 的進階功能中有「已讀、未讀清單」,能幫你辨識誰還沒看過、誰已經已讀了,協助你掌握訊息傳達的準確度。

JANDI 企業通訊軟體功能:已讀未讀清單
JANDI 已讀未讀清單,可以清楚知道誰已讀、誰未讀

最後,你也可以提醒員工、夥伴,在收到任務時,即便無法及時處理,也可以先回覆「我收到了,但目前手邊仍有[ 事情 ]、或是[ 正在會議中]」,讓彼此都清楚無法處理的原因、以及目前的工作狀態。

JANDI 顧問諮詢
點擊填表,免費顧問諮詢與導入服務
You might also like

Comments are closed, but trackbacks and pingbacks are open.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More

%d bloggers like this: