員工上班訊息回很慢？是假裝沒看到還是真的在忙？ LINE 已讀不回怎麼辦？

「員工上班訊息回很慢，怎麼辦？」是許多主管在使用 LINE 工作，很常遇到的問題。然而，真的是員工偷懶、想逃避交待任務、假裝沒看到，還是專心的在執行任務呢？

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一、釐清工作核心的目標、了解優先順序

在你開始進入「員工都不回覆訊息」的循環抱怨前，先想想「希望能獲得快速的回覆是你的私人渴望、還是真的有重要的情呢？」

所有事情都有輕重緩急、優先順序，員工除了需要接收任務、加入討論、與客戶開會等，也需要保留時間執行自己的工作內容。通訊軟體應用在工作領域上，確實幫助我們在討論上擁有「雙向、多向的溝通管道」、也更「即時」，卻也造成員工的工作時間碎片化，難以專注。

其實你需要思考的是「我的公司的性質、員工的職位、工作內容，會需要『馬上回覆』嗎？」還是先讓員工完成手邊重要的工作內容，比較重要呢？

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二、制定遊戲規則，才有判斷標準

明確的規定，可以讓成員達成共識，且減緩自身等待的焦慮感。

快與慢的標準，因人而異，也許你覺得 30 分鐘不回覆就是慢，但對方覺得我半天回覆就很快了。然而，工作中的溝通不是朋友間的聊天，不能只藉由「感覺」來進行評斷，而是需要建立一個明確的共識，讓大家有跡可循。

建議老闆、主管，可以先理解各部門的運作規則、以及各部門對於即時回覆的時間忍耐程度。了解後，你可以取平衡、並告知所有成員。例如「了解各部門的運作方式後，我希望大家可以每兩個小時，確認一下我們的通訊軟體中，是否有新的訊息需要注意」。

有了明確的界定，員工有標準可以遵行，在沒有確實履行時，你有依據可以進行責問。另外，你也不必焦慮地等待訊息，讓自己有喘氣的空間。

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三、重點在於迅速掌握資訊脈絡、以及達成目的

資訊傳達是手段，協助你達成最後的目的，例如更快地獲得協助、建議。因此，重點應該在於透過「有效、易懂」的溝通方式，讓你的目的「希望對方可以迅速回應」達成。

資訊傳達的清楚與否，也影響訊息回覆的快慢。若在解讀問題時，就已經覺得困難重重，人腦就會傾向逃避事情。如何快速的讓人掌握到資訊的脈絡，我們從兩個層面來分享，一個是溝通的技巧、另一個是工具的輔助。

 

1.溝通技巧

▍情境一：有需求，需要請對方協助

掌握「人、事、時」三原則，準確傳達需求，以及避免留下僥倖的空間。

當你這樣說：「回報本週業績」。如果私訊一個人，還容易懂、有疑問也方便討論；然而，今天同樣一句話，如果出現在群組，被已讀的可能性就會提高。原因在於「資訊不清楚」、「留下僥倖的空間」。

大家腦中會跑出的問題：「你在對誰說話、需要誰幫忙、負責？」、「什麼時候要回報？今天、下週？」、「是線上網站的業績、還是各門市的業績？」

當你留下太多需要腦補的空間，人會因為思考疲乏、逃避（常見理由：我不知道是對我說），而傾向於不回。

因此，你可以這樣說：「 ［ 對象］，可以請你在 ［ 時間］，協助［ 事情］。」讓任務的出負責人、內容、時間，一目瞭然。

▍情境二：尋求意見、建議

尋求意見相對來說容易，重點在於你的前情提要、以及資訊，是不是能完整地傳達給對方。如果資訊太多，是不是能直接撥電話過去說明、約一個線下、或線上會議等。

 

2. 工具的輔助

目前市面上有許多的企業專用的通訊軟體，他們與大家所熟知的 LINE 的不同，通常用於「內部管理」並增加許多「工作導向」的功能，包含像是待辦清單、檔案的儲存以及安全、程式的串連等。這邊我們以 JANDI 為例，分享  4 個可以幫助你溝通更順暢的功能。

▍功能一：資訊分流，掌握每個群組的目的

JANDI 中的群組，被稱之為議題。每個議題的設計，都是跟著公司的工作目標、模式，例如你可以依照「部門別」、「地區別」、「產品別」或是「流程」來進行分類。都設定好才將相關的人員加入，讓人與事相互配合。

對於主管而言，可以快速找到相關的議題，掌握資訊；要找相對應的負責人，也能一目瞭然。對於員工而言，也能迅速了解事件的始末、相關程度，並進行回答。

 

▍功能二：不能及時，也不代表可以忘記

許多人表示只要沒有及時回應就會忘記，在 JANDI 中有兩個小功能可以協助你，一個是Tag @、一個是 星號標記。

Tag @ 是通訊軟體中常見的功能，然而 JANDI 的 Tag @ 不同的地方在於增加了「通知中心」，可以自動搜集所有你被 Tag @ 的訊息。對於需要常常出去開會的主管、業務同事而言，你不需要去瀏覽群組中的所有訊息，而是能透過通知中心快速掌握重要的訊息，因為會 Tag @ 你，表示這件事一定跟你有相關、而且可能是需要你協助或注意。

星號標記則是可以當作自己私人的記事本、便利貼，可以將需要常常使用、待辦事項，以及來不及回應的訊息，直接標記星號。完成後、或回應後，再將星號移除即可。

透過這兩個功能，可以協助你個溝通對象，更快速的找到需要回覆的訊息，以及快速的找到相關的資訊，減少遺忘的機會。

 

▍功能三：任務三元素，讓任務指派更簡單

溝通中，也會有需要指派任務的時候，若內容、執行對象、時間等資訊不夠清楚，就可能遭受忽略、或是增加更多來回討論的時間。

JANDI 中內建待辦清單，且指派任務重要的資訊「任務內容、負責人、截止日期」都已經列出，你只需要依序填入並指派。甚至，若你來不及，你也可以直接把文字設定為待辦清單。

 

▍功能四：已讀、未讀清單，讓訊息確實傳達

若你很擔心訊息有沒有傳達給所有成員、或特定的成員，JANDI 的進階功能中有「已讀、未讀清單」，能幫你辨識誰還沒看過、誰已經已讀了，協助你掌握訊息傳達的準確度。

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最後，你也可以提醒員工、夥伴，在收到任務時，即便無法及時處理，也可以先回覆「我收到了，但目前手邊仍有［ 事情 ］、或是［ 正在會議中］」，讓彼此都清楚無法處理的原因、以及目前的工作狀態。