LINE 的工作管理技巧(一)：活用 LINE Keep，指派任務、專案管理，個人備忘錄。
如果你真的沒選擇了？那就教你怎麼用筷子喝珍奶吧。
文／JANDI 榮譽成員 侯智薰
常看我內容的朋友，都應知道我是個追求效率與效能的人，但這前提有兩點
- 足夠「清楚」自己的「需求」
- 能「選擇」對的方法與「工具」，來輔助我們的生活與工作
畢竟，人之所以特別，是因為懂得用工具與方法來輔助、提升我們這大腦發達卻能力貧乏的身軀。
之前寫過：使用 LINE 工作協作的四大缺點
如果用 LINE 來工作，通常是因為 LINE 的兩個優點：「即時與簡單容易上手」。然而，這兩個優點則導致了「難以管理」這個困擾。
如果你要求「原先設計就不是用來工作協作」的 LINE 可以達到很好的工作管理，這就跟你要求設計師，你的案子必須要「好看、快速，又要便宜」一樣，這根本天方夜譚，交集為零（不可能）。
「即時」與「簡單」衍生出來的問題：「雜亂」與「干擾」
- 指派任務與項目管理的不明確，無法追蹤
- 難以進行檔案管理與追蹤
- 檔案無法永久儲存，資安問題
- 群組雜亂，干擾太多
然而，「有沒有什麼方法」，可以讓「完全不適合用來工作的 LINE」，能達到管理工作與專案協作的方式呢？
「可能有吧？」
既然（如果）你真的沒選擇了，我這個月打算用三篇短文，將工作管理的概念，在 LINE 的設計限制之下，試圖去解套並工作流程優化，讓你用筷子也能喝珍奶！
讓我先給個結論
「訊息雜，群組太多讓人焦慮，就自己整理。」
LINE Keep 指派任務、待辦清單、個人備忘錄
接下來會分享如何活用 LINE Keep 作為「個人任務彙整的待辦清單」，以及個人備忘錄，做出最簡易的分類與專案管理方法。
被指派了任務，長按訊息，點擊「Keep」，將重要訊息收整
如同上圖，任務就會跑到「個人資料」頁面的 LINE Keep 裡面，下面左圖。
另外， LINE Keep 又有一個限制：「只有 1GB 容量」，如果你是團隊工作用途，應該是沒過多久就會用完，所以我們必須要常去清理我們的 Keep。
也就是說，雖然筷子的確能喝珍奶，但還是綁手綁腳的。
透過「標籤分類」，製作個人待辦清單與專案分類
一個工作群組往往有著太多不同的訊息與任務，這是第一煩。
第二煩，是雖然已經將對自己重要的訊息收整到 LINE Keep 後，但還是好雜亂，所以再來就是「標籤分類」。
這樣一來，最簡單的專案分類法（也符合廣義的 GTD）就完成了，也能檢視每個 Keep 的詳細資料，知道來自於誰，以及傳送位置哪個（群組）。
Get：用 LINE Keep 從雜亂的群組內，收集與自己相關、重要的訊息，或者是任務指派。
Thing：依據個人需求，進行標籤分類，也可以在 LINE Keep 內透過關鍵字搜尋訊息與檔案。
Done：可以在每個 Keep 內加上個人備註、檢視詳細資料，完成工作就回傳到聊天室（群組）或者將 Keep 刪除（因為有 1GB 容量限制…）
「用不適合的工具，依然可以完成工作，但十分綁手綁腳。」
這個方法是建立在「個人」上，也就是我們選擇不管去團隊多糟糕多混亂，反正我自己管理好訊息，自己就是一身清流。（驕傲）
然而，這長期來看並不是個好辦法，畢竟團隊要走得久，必須讓每個人都能在工作流程與協作上感到舒適。然而，大多選擇用 LINE 工作的團隊，最後往往只剩老闆與主管在講話，其他人通常把工作群組關上、靜音了。
「你值得更好的工作方法、自由的工作時間。」
用對的工具：指派任務（提及與星號功能：以 JANDI 為例）
「@提及」的功能，絕對不是用來「靜音時一樣有通知」（人家靜音就是不想被你吵，表示公司團隊已經陷入了不想溝通的狀態），提及功能在團隊協作中是用來「指派任務」。
所以在 JANDI（專門設計給企業團隊協作溝通的雲端工具）中，將所有「被別人提及@的」獨立出一個區塊，可以直接檢視所有你被 Tag 的訊息，還能在進一步透過「星號標記」來將重要的訊息標記起來，成為個人的待辦清單，這樣就不用額外弄個人備忘錄（LINE Keep）來整理，一連串的工作流程，在更合適的工具上，就能如此簡易且方便。
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