哪個國家的會議最有效率？看看日本、芬蘭、德國怎麼做

你是個有志於成為跨國企業的經理人嗎？或者你已經是，卻不知道如何進行跨國會議。今天以 BBC 的分析，領略各國會議的不同，避免文化差異所犯下的錯誤，看看 哪個國家的會議最有效率 ？

文／ JANDI 曹凱閔

---

老是卡在沒有頭緒的會議中？試試看他們的做法吧。

在芬蘭，如果想讓會議順利進行，你得要懂得安靜；相比之下，加拿大就完全不是這樣。隨著通訊科技的進步，我們有更多跨國與跨文化討論的機會，卻也讓每場會議更像個謎。跟不同國家的人開會，意味深長的沉默、輕鬆閒聊和嚴肅的臉孔，都各具不同的意義。

---

哪個國家的會議最有效率 ？

你是個有志於成為跨國企業的經理人嗎？或者你已經是，卻不知道如何進行跨國會議。今天以 BBC 的分析，領略各國會議的不同，避免文化差異所犯下的錯誤。相同的行為在不同國家代表不同意義。比方說，北美與歐洲地區的商務人士，視會議中接聽電話為非常不禮貌的行為；但在中國卻是自然不過的行為，甚至在會議中攜帶多支手機。

要解決文化差異的問題，最好提前準備，或至少了解當地用戶在想什麼。以下是五個和不同國家打交道的潛規則，讓你在下一個跨國會議更容易些

一、嚴守規則，一板一眼

代表國家：德國，奧地利，日本

承認吧！我們都曾有過以下這種會議：沒有規劃好議程、沒有準時開始、原本一小時的會議變成兩小時…。品質低落的會議，讓你傷透腦筋嗎？在德國、奧地利、日本，這些事情通常不會發生。

在日本，每個會議都是精心策劃的，就像他們會議前的書面報告一樣。也因為如此，日本人在會議前會先仔細看過會議材料，並且盡可能按照議程規劃進行。15 分鐘的報告、15 分鐘的票選，剛剛好不多也不少。如果沒有按規則走，就會被視為沒效率，主管也會質疑你的專業能力。假如你想和日本公司合作的話，除了把功課做到滿分外，還得遵守所有規定才行。

德國人和奧地利人也是。專門解決跨文化溝通問題的 Global Context 創辦人 Stuart Friedman， 簡單比較美國和德國的會議。在美國，可能會因為討論熱烈導致會議時間拉長；但在德國，任何長時間的會議就是沒有效率。

二、會議中沒有任何討論或發言

代表國家：中國，台灣，馬來西亞，新加坡

” 愛面子 ” 的民族性格，讓這些國家的會議缺乏辯論，只為避免任何造成尷尬或錯誤的機會。

根深蒂固的傳統觀念，使得會議趨向保守。太幽默的說話方式和過於直白地指出錯誤，都會毀了整場會議。

對於歐美商務人士來說，最無法理解的是什麼呢？
答案是：亞洲人的會議極少 ” 討論 ” 新的方向，而是將原本就知道的事情再說一遍。感覺起來會議進行得很順利，其實整場會議根本沒有意義。” 有時候，你得花個十幾個小時到亞洲，開個沒有人發表意見的會議。 ”  Stuart Friedman 分享他的經驗。

三、任何事情都可能打斷會議進行

代表國家：義大利，法國，西班牙

如果曾經和以上這些國家的人開會，你會慢慢習慣不按理出牌的遲到早退。如果說法國人有時程表的話，那麼他們一定經常塗塗改改。與日本人和德國人的嚴謹相反，幾乎不可能預期法國人的會議走向，或許和天性浪漫的性格有關吧！

如何跟它們進行有效率的會議呢？首先必須認識到，不可能期待他們一直留在會議中 (特別是枯燥無味的策略分析時 )，你必須拿出吸引他們目光的有趣發現。同時，在會議後最好有個紀錄，讓沒有參與或中途離席的人，也能避免訊息的不同步。

覺得沒有道理嗎？但是想和不同國家的人合作，你得面對這些事實。

四、會議中請勿閒聊

代表國家：芬蘭，瑞典

會議中的閒聊有時比正事更重要！適當的和緩氣氛，能讓事情進行的更加順利。即使在美國，也常常透過聊天氣、聊運動、聊時事，以便切入正題，然而在北歐國家卻完全不管用。

凡是與會議議程內容無關的發言，都會被視為浪費時間。這和日本人所堅持的嚴謹稍有不同，日本人所注重的是時間分配，而北歐國家則是重視談話的內容。甚至有人會覺得，日本人的閒聊、禮儀和行為，才是會議成不成功的關鍵。

這我們更進一步解釋 ” 請勿閒聊 ” 這件事。在與芬蘭人的會議中，你將會體驗一段長時間的沉默，對於初次體驗的人會感到尷尬，但記得千萬別試圖去化解或圓場，因為你不需要。而且如果你打斷沉默的話，將會失去北歐人對你的信任。

五、表面與心中的想法不一定相同

代表國家：韓國，德國

會議桌上的往來就像個戰場，特別是在韓國與德國的會議中，很難摸清楚對方真實的想法。跟韓國人開會要注意些什麼呢？首先要知道會議桌上的人究竟是誰，以及他們之間的關係。有一件值得注意的事情：在會議中總是由最基層的成員開始發言，最後由決策主管下達指令，過程中你可以發現誰是重要的關鍵。

德國的會議有時讓人感到冷酷且無情，難以看出德國人到底是滿意或不滿意，沒有鼓掌、沒有欣喜的雀躍，也沒有失望的神情。讓人難以捉摸。

每個國家文化不盡相同，會議的形式自然不一樣。面對全球化的環境，好的跨國主管該知道如何和其他國家合作。如果你認為會議是效率殺手卻又不可捨棄，學習對方的會議文化是增進會議效率的第一步。

喜歡這篇文章嗎，你可以：
1.訂閱 JANDI Blog，即時獲得工作效率技巧文章或相關活動資訊。 
2.追蹤 Facebook 獲得更多生產力內容。

---