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沒有白開的會議!五種常見會議以及會議紀錄技巧(提供會議紀錄範本)

了解會議紀錄四個主要目的,並應用於五種常見會議形式

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上一篇我們談到會議的 7 個技巧,其中一點便是「記錄會議」。然而,光是會議就有許多不同的類型、時間可長可短,到底該如何記錄呢?


別把自己當機器人,了解會議紀錄的四個目的

既然已經有了逐字稿的紀錄工具(Google Recorder雅婷逐字稿),千萬不要把自己當機器人,只是將會議紀錄逐字打出!

一方面,浪費了你(會議紀錄人)的時間;二方面,其他的參與者、事後閱覽紀錄的成員,也會因為找不到重點,而放棄閱讀。

身為會議的紀錄人,你應該先了解會議紀錄的四個重要目的:

  1. 作為會議決議結果與證據
  2. 擬定下一步計劃的參考依據
  3. 作為專案追蹤、待辦事項紀錄
  4. 知識、經驗的儲存、傳承

並依據不同的目的,進行會議記錄。下方我們透過 5 種常見的會議,說明會議紀錄的應用、以及需注意的記錄細節。


五種常見會議紀錄應用

1. 例行回報會議>>>作為專案追蹤、待辦事項紀錄

– 會議目的:更新各部門、各職位近況,使「資訊同步」。
– 
會議紀錄重點:目前各部門(職位)成果、「下一步行動計畫」。

若以部門例行會議而言,會議紀錄的重點在於使「資訊同步」,減少各部門本位主義的狀況,也追蹤前一次的任務分派是否完成,以及是否有需要討論的地方。

會議紀錄的方式,不一定是交由一人紀錄,可以透過「文件共同編輯」的方式,讓部門自行填寫工作進度、下次會前的待辦任務,最後在時效內交由主管確認。

[點擊查看] 例行回報會議:會議記錄範本

2. 資訊分享會議>>>知識、經驗的儲存、傳承

– 會議目的:單向資訊傳達、知識紀錄,包含教育訓練、公告布達
(例如:重要公告事項、新功能發布、產品技術教學、知識傳遞)

– 會議紀錄重點:簡報分享、問題記錄、知識儲存

此會議偏向單向資訊傳達,我們以線上教育訓練會議為例。

在會議前我們可以提前將會議會用到的簡報,分享給參與會議的成員,請他們先看過並預先列出問題。在進行會議記錄時,把常出現的問題記錄下來,作為下次訓練的提醒事項。

同時,也要紀錄此次教育訓練時,使用設備、訓練方式、說詞需要優化的部分,並備著優化方式。未來要在進行類似的教育訓練時,便可以快速參考前一次經驗。

[點擊查看] 資訊分享會議:會議記錄範本

3. 決議會議>>>作為會議決議結果與證據、擬定下一步計劃的參考依據

– 會議目的:定下結果,決定後續行動。
– 
會議紀錄重點:參與成員、決議結果、偏好順序、投票結果、評估原因。

紀錄的重點會擺在「哪些參與人」、「決議的結果」、「決議的評估因素」、「下一步行動」。作為未來有異議的成員、後續執行者參考資訊。

[點擊查看] 決議會議:會議記錄範本

4. 解決問題會議>>>擬定下一步計劃的參考依據

– 會議目的:釐清問題、有效討論、集思解決辦法。
– 
會議紀錄重點:問題本身、後續行動、尚未解決的問題。

若這個問題需透過會議討論來解決,想必一定不是那麼容易能找到解方。因此,在會議開始前,就應該提供資訊給參與的成員,讓大家能先搜尋資料、思考辦法,而非在會議中才開始進行初次思考。

這時會議紀錄的重點便會擺在事前問題資訊提供、討論後的解方、執行人。若沒有一個決議,可以先列出此次討論可能的解決辦法、無法找出解決辦法的原因、下次討論的時間資訊。讓會議紀錄,可以成為後續行動的依據。

[點擊查看] 解決問題會議:會議記錄範本

5. 創意發想會議>>>知識、經驗的儲存、傳承

– 會議目的:集思廣義、互相激盪、創意發想。
– 
會議紀錄重點:成員發想成果。

創意發想會議,不一定是要一個結果,而是藉由討論激發更多的想法、創意。要一一記錄會許會十分困難,而且事後回顧不一定能明白其邏輯。

這邊推薦兩種方式,一種是在所有討論後,記錄認為後續有執行可能的想法、或是待討論的想法,另一種是可以使用心智圖,簡單地用關鍵字,描繪在發想的想法,讓邏輯更清晰明瞭。


其他會議紀錄技巧以及注意事項

– 會議紀錄命名

38小時(約等於一周工時),是你一年浪費在找尋錯置檔案的時間。 
                                 — Brother International Corporation

好的會議紀錄命名,可以協助團隊中的他人「迅速地找到所需要的記錄檔案」。建議公司一開始就將命名規則制定好,使檔案命名資訊能統一,一方面會議記錄成員在便不需花費時間思考標題命名,二方面其他成員也能依循公司的命名思路,更快速、有邏輯的找到檔案。

舉例而言:
[ 會議隸屬專案、部門 ] — [ 會議主題 ] — [ 會議內容關鍵字 ] — [ 會議時間 ]

– 會議紀錄儲存

會議紀錄除了是協助缺席的成員,了解會議的內容;也是後續執行的參考重要依據。建議大家將會議紀錄儲存於能「永久儲存的雲端資料庫中」,例如十分普及的 Google Drive 、Dropbox,或是像 JANDI 這類能永久保存檔案的企業協作軟體中,而非直接丟上 LINE 等有期限的檔案儲存通訊軟體。否則辛苦記錄的會議,時間一到,便會自動歸零。另外,建議公司一開始便可以定好檔案儲存的位置,才不會東一個西一個,尋找更困難。


讓公司的知識得以延續、傳承

組織中最重要的要素,除了「人」之外,便是「知識」(包含了公司的技術、經驗等)。而會議紀錄,便成為延續公司知識、經驗的重要參考、重要依據。

了解每個會議的核心目的,提前思考紀錄的要點,能讓你在記錄時更輕鬆,並且有效協助到缺席的成員、以及後續的執行細節。

如果你是會議記錄的新手,建議可以先參考上列五種常見會議紀錄的範本,並且思考符合公司的記錄方式。如果你有更多的想法,歡迎留言和我討論。


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參考資訊:
The Six Most Common Types of Meetings
How To Write Effective Meeting Minutes

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