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小心變成職場討厭鬼! 5 招方法檢視你是否犯了職場 NG 行為

職場溝通管理學,影響日後加薪、升遷,以及與上司、同事互動的關鍵

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

暑假一到許多學生到企業實習累積經驗,或是一批畢業生甫踏進新公司,「職場學」這門學校沒有教的專業,有何重要性?它將是影響你日後加薪、升遷,以及與上司、同事互動的關鍵。從這篇文章,教你如何善用 JANDI 功能,避免自己成為職場的討厭鬼。


在論壇討論區常有人會發問「能與同事當好朋友嗎?」,會提出這樣疑問,往往因為新鮮人初到職場面臨的人事物、所受的待遇,與過去環境大不相同,甚至衝擊自己長年累積的價值觀。

俗話說「商場如戰場」,職場不同於家庭、學校,少了溫室保護;多了人性險惡。一位在人資領域工作十多年的朋友分享,他每年經手挑選數十位國內外一流學校畢業的學生,有的報到三個月馬上說自己不適合這份工作,提出辭呈逃離;有的則是待滿三年,累積多個成功專案為自己履歷鍍金,立刻被其他大型企業挖腳。

為什麼擁有一樣漂亮的學歷,卻有天南地北的職場際遇?


小心你的白目行為!別讓你的同事想謀殺你

對第一份工作的新鮮人,工作上最常互動的不外乎以同部門同事以及直屬主管為多,在與他們互動過程,如果不自覺做出一些白目行為,可能被同事默默貼上「討厭鬼」標籤。有時討人厭行為,不僅損害同事健康,更嚴重更可能引來殺機!

媒體報導指出,曾有項維持 20 年的研究,追蹤數百名成年人的身心健康,發現在開心環境下工作者的血壓為 113/75mmHg,對照之下,與討厭的同事共處,工作者的血壓上升到 126/81mmHg。甚至有的長期與態度惡劣同事一起工作,這群受試的員工在研究階段,他們的死亡率是其他人的 2.4 倍。

更嚴重的話,當自己白目行為讓同事內心長期累積怨恨,在美國就三不五時聽聞各種「職場血案」,因情緒爆炸槍殺上司、同事。甚至台灣之前也曾發生職場霸凌情況,導致某家醫院的員工持刀衝進開刀房刺殺同事。

 

職場溝通、職場常見問題
溝通為職場間人際關係中重要的技能之一,你的一言一行都會影響同事對你的評價 ( 攝影師:Rebrand Cities,連結:Pexels)

究竟,哪些職場行為超級NG,千萬不要犯?

 

NG 行為一:群組內突然冒出令人無法理解的發問

許多企業愛用 LINE 或其他非企業用的通訊軟體進行各種事務討論,舉凡專案進度、年度 KPI、中午訂便當話題,全部塞在同一個群組內。這時候,如果是部門新人剛加入,一來無法得知過去話題脈絡;二來可能對某個專案不熟悉而提出問題。但是群組內太多與專案無關的人,導致有些問題顯得很突兀,或是讓其他同事不知道你到底在問什麼問題。

最佳解法:透過JANDI 議題分類@提及成員 詢問細節

 有時候新進同仁還不理解公司組織,以及每個專案對應窗口,這時候主管、同部門同事最有效率的做法,邀請他加入與工作內容最有關的議題內,讓新人可以最快速度學習每個專案架構,避免文不對題地發問。同時,JANDI 的 @ 提及功能,也能幫助新人在發問時,有禮貌指定對象並具體點出問題內容,讓前輩、主管可以知道問題癥結,進一步展開協助。

NG 行為二:逾越層級直接公開問主管如何處理

雖然有 @ 提及功能,但也不代表可以隨意亂用!有些職場新鮮人在詢問專案進度、或是確認執行細節,不分青紅皂白從主管到專案負責人全部 @ 提及,彷彿在質疑其他同事的工作能力。

最佳解法:善用JANDI一對一私訊、群聊空間先討論

職場上有時最該拿捏細微的「情面」,有時一個專案還沒到「死線」,你可能還在等同事的新資料,才能接著做下個流程。這時候如果在期限之內,不妨藉由 JANDI 私訊功能,私下詢問該同事目前進度是否掌握中,如果方便的話能否確認最快何時能收到資料。在公開議題內發問,會讓人感覺你在施壓、追趕對方,甚至白目到直接 @ 提及主管,感覺是在拉主管當靠山,要對方趕快提供資料,這絕對會讓同仁的合作默契產生嫌隙。

NG 行為三:避免相同問題一問再問,發問卻始終沒人回應

有時社會新鮮人被指派擔任福委或是協助大家訂便當的例行庶務,或是決定 Team Building 的聚餐地點。由於工作上大家沒辦法時時看著訊息,這類問題通常在群組發問後,幾小時內仍沒人要回應,但是又必須快點做出決定,導致一件事情要一問再問,讓人覺得這類訊息很煩、很干擾工作。

最佳解法:排定截止時間,請大家找時間直接線上 投票

做這類吃力不討好工作已占用工作時間,如何不用冒著不被同事討厭的風險呢?最簡單的方式就是列出選項,讓部門同仁線上投票。而且 JANDI 的投票功能還有匿名、複選的機制,所以設定好投票截止時間,請大家找時間線上投票,時間一到就讓多數決結果說了算,避免紛爭又能快速解決問題。

NG 行為四:愛當伸手牌不會主動找檔案資料

在工作過程需要參考過去的資料,或是要撈以往的數據,有些同事明明到職半年多,卻仍然在公槽或雲端找不到對應的檔案。長期變成伸手牌跟同事要現成的,或是三不五時要勞煩同事幫忙找檔案,不僅造成生產力低落,甚至讓同時覺得「你有沒有帶腦上班」。

最佳解法:透過 快搜找議題、私訊內容;善用 進階搜尋

行銷、財務、業務、倉管這些部門往往每個月有大量報表、數據資料需要進行彙報、統整,讓企業同部門、跨部門之間即時掌握營運狀況。對此,許多資料可能不是自己擁有,但為了找資料導致花費不少時間,這時候可透過JANDI 快搜功能,從過去討論內容找到檔案的關鍵字,進而搜尋對應的檔案。同時 JANDI 的搜尋功能,除了關鍵字,還包含進階搜尋,透過內建的進階篩選器在眾多檔案中聚焦搜尋重點,如此一來,大幅縮短尋找時間,再也不用麻煩同事了。

NG 行為五:以為跟外部合作夥伴很麻吉,私下傳送公司商業資料

正因為數位軟體的便利性,我們在分享、傳送檔案的方式更為即時。但是,有些還沒曝光的產品設計、新專案構想,這類屬於公司重要商業機密資料,能否提前提供給合作夥伴,就是職場菜鳥要特別注意地方。千萬不要覺得不過就幾個數據、概念,有必要如此大驚小怪嗎?

 最佳解法:請管建立合作夥伴議題,外部廠商設定 準成員身分

遇到這類問題,最聰明的做法就是與主管討論,告知某個專案需大量與外部合作廠商討論,以及傳送相關素材,因此建議主管以管理員身分,開設一個新議題,邀請外部合作夥伴成為「準成員」,在相關權限要求下,有限度進行討論、檔案分享。這麼做,一來確保公司相關機密資料不會外洩;二來讓所有討論內容皆在 JANDI 架構之下,主管可掌握討論進度,又能把關那些資料傳送給外部廠商。


看完上述的 NG 行為,你覺得還有哪些最受不了的同事白目行徑呢?請跟我們分享,讓我們分享更多 JANDI 相關功能,給予適合的建議。

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