封面圖/ Photo by Desola Lanre-Ologun on Unsplash

文/ JANDI特約編輯陳薪智

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職場上有句話說「換位置就換腦袋」，聽起來有點像在貶損人，但根據商業研究《彼得原理》一書提到，一個人在企業制度內，伴隨他所在的職務位置更換，如果固守舊有的思維或做事方式，反而對組織「有害」，甚至成為冗員之一。

隨著在職場的年資增長，從新鮮人進化到小主管，再升級到組織內的前輩，確實看待管理或日常工作的角度，會產生很大的落差。我們在 Dcard 社群觀察到，「新人」與「前輩」之間對於工作的做事方法或管理角度，兩者就像兩個極端的光譜，看待彼此有很不一樣的心境。

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新人視角：前輩不願教又不耐煩，該怎麼快速上手工作？

Dcard上盤點新鮮人面對第一份工作，很容易遇到造成心理壓力的情況，經常發生在面試時跟主管互動很輕鬆，但到了正式上工，卻發現工作氛圍相對緊湊。如果對工作內容又不熟悉，加上遇到不太願意教的同事，主管也忙到無法手把手講解，這時候新鮮人的挫折感就會油然而生。

建議一　主動詢問是否有訓練手冊、之前同仁留下的工作日誌

除非是全新開缺的職務，如果這個職務過去就曾設立，新鮮人到職後如果前輩都很忙沒空教，新鮮人可以主動詢問同事或主管，有沒有針對這份工作專屬的SOP工作手冊？或前一位同仁留下的交接清單？自己可以先摸索，思考工作可以拆分成哪些環節。

如果是有用企業溝通軟體的公司，其實可以利用JANDI保留歷史訊息的特點，把持續更新的工作手冊上傳到JANDI，可以讓新人到職後就能下載參考。另一種做法是在JANDI成立「記事板議題」，記事板議題是一種佈告欄形式的議題，可以把重要貼文「釘選」在議題的頂端。舉凡像新人常見的問題、交接SOP等資訊都能持續放在記事板，讓新人可以在下方直接提問。若是類似的問題，新鮮人也可以自己去找答案，就不用讓前輩一直回答重複的問題。

建議二　主管、前輩太忙怎麼辦？小事一次問、大事預約問

新鮮人剛進入新的工作環境，一定會遇到很多灰色地帶的事情不知道該怎麼反應。這時候，除了打開眼睛、耳朵，學習其他同事的做事方式。當同事願意教導時，一定要拿筆記抄寫，甚至把筆記內容數位化當成未來工作秘笈。切記，不要每隔幾分鐘就去打擾對方，建議如果屬於非關決策的小事，可以多蒐集幾個問題後，再問對方有沒有空，請對方一次解答。

如果是重要的大事，有可能是其他同事也無法決定或解答，這時候也可以透過JANDI內的專屬議題，主動標記直屬主管或其他可能可以解答的同事。記得有禮貌發問，表明有件事情自己無法決定，清楚講述問題的前因後果，再請大家忙完手邊事情後協助解答。

另一種方法是把幾項重要的大事整理之後，主動在JANDI發起會議邀請，利用JANDI Connect串接Google行事曆，針對這一兩周工作遇到的重大難題，直接在會議中提出，請直屬主管給予建議。主管的回應也能記錄在JANDI內，或是對方口頭說明，自己可以整理成文字放在JANDI給對方確認是否符合他的意思。

如此一來，不僅可以讓新鮮人日後參考，甚至也在幫之後的新人鋪路，讓對方可以回溯訊息，知道遇到相似狀況可以怎麼處理。

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前輩視角：新人越來越難帶、跨世代溝通雞同鴨講

聊完新人的難題，換個視角看看資深員工，尤其是主管職的人在帶新人時候，遇到哪些狀況？

建議一　適度放手前先建立回報準則，讓新人知道怎麼遵循

身為前輩因為工作多年，很多細節因為熟能生巧而不需要旁人提醒，但是對於新鮮人，他們可能還在摸索公司的工作習慣，因此不要期待新進員工的表現馬上進入狀況。這時候，前輩如果不想緊迫盯人，但也不想當直升機主管監控新人，建議可以把新人應該怎麼回報工作進度、詢問的準則在一開始就規範清楚，甚至用文字列點說明。

例如針對成員要回報當天工作進度，當然不是要新人說一句「我做好了」，而是條列建議項目請新人口頭，或直接在 JANDI 內的議題，把當天或當周的工作進度進行回報。

回報的項目可以是：

• 該項專案完成ＸＸＸ部份的什麼工作內容
• 該項內容總花費多少時間、目前進度約XX%
• 此項工作執行過程遇到什麼挑戰，盡可能條列說明
• 針對上述問題，新人是否找到解決方法？或希望前輩或公司提供哪些支援？

乍看可能會覺得麻煩，但有時為了節省必要的溝通，往往就會衍生後續更多時間在溝通。因此在帶新人的時候，應該先示範對方若要發問，或是回報進度，應該可以怎麼做，讓雙方都能快速掌握對方的想法。

從上述情境可以觀察到，他們在帶新人遇到的幾個問題，最大落差來自於溝通過程，出現雙方期待的落差或隔閡。例如前輩會期待新人不論是在提問、告知、或是回報工作進度的時候，應該盡可能說明完整，而不是需要靠猜測或額外詢問，造成額外的溝通成本。遇到這類情況，身為主管或老鳥可以怎麼做？

建議二　不知新人工作進度？設定代辦清單、定期追蹤最有幫助

另一種情況是前輩教了新人很多事情，放手讓新人做，但對方默不吭聲，完全不會定期回報工作狀況，導致可能一忙之後，發現新人花了大把時間在研究無意義的事情，或是完全搞不懂對方在忙什麼。這時候，JANDI的待辦清單就能派上用場。

待辦清單除了讓自己洞悉手邊專案狀況，同時也因為能指派成員，也就是透過@tag功能設定該任務由哪位成員執行，並設定任務截止日期。前輩就能透過這個應用，將一個任務拆分好幾個項目，每個項目設定不同截止日，時間到了就可以在JANDI的議題內或是一對一私訊，詢問對方工作狀況，是否遇到問題要協助？藉此培養新人熟悉組織工作節奏，也讓對方學習該怎麼跟同事、主管回報工作進度。

從新人到老鳥，每個人都曾經歷過初到職場的陌生，以及晉身主管後從新人身上看到自己當年的影子。不論前輩與新人所遇到的難題，都可以嘗試跟組織溝通，透過JANDI找到可行的使用方案與情境，讓協作與溝通步上軌道，消弭不同立場所產生的隔閡。

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