我不推薦企業協作工具 JANDI 的三大原因

因 COVID-19 之後突然的非面對面辦公，引進企業協作工具似乎成為一股「新潮流」。老實說要將新的工具引入整間公司，並不是件容易的事。需要克服成員們學習新事物以及覺得複雜的顧慮，並且打破目前 LINE 等個人訊息就很夠用的想法；也需要說服他們可能有額外的支出，最重要的是，要讓它成為全公司採用的工具，是一件負擔很重的事情。

即使如此，還是有一群認為需要引進協作工具的人們，開始搜尋各式各樣的企業協作工具。首先當然會詢問朋友或是同行使用哪一種工具，那麼你可能就會聽到 JANDI，這個企業通訊協作軟體。然而，在想要引進協作工具的公司、人們之中，若是對於快速溝通及有效率的協作感到負擔，那麼我根據下列原因，不推薦 JANDI 給你。

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第一，無法推延回覆的時間

JANDI 是工作用的訊息型協作工具，最大的優點就在於成員間能快速的進行溝通。這就表示，在引進 JANDI 後，你必須要利用上班時間即時的進行溝通，這也代表你不會有藉口可以拖延。

如果使用電子郵件進行內部溝通，那麼工作中一定會有許多緩衝時間。基本上很少人會隨時確認信件，撰寫郵件也需要花時間，因此就算有工作要求，也往往會有一天以上的空檔。即便使用私人訊息作業也常常會有延誤，公司群組會因為閒話或是個人訊息造成延誤，導致無法即時確認工作訊息。

但若是引進 JANDI 的話，再也不會有這樣的事情發生。根據主題創立的群組留言或是提問、要求等，都能被快速地應答。重要訊息用 @ 標記，可以從我的通知中心確認，因此不會有延遲回答，或是打亂順序的情況發生。Toss Lab 所發表的「工作方式的再發現」報告書中，以韓國上班族為例，大約 1,800 人中有約 50% 的人使用協作工具代替電子郵件，而一個星期下來，在溝通上面，大約減少了 5 個小時。

在居家辦公中，更凸顯了以溝通為特點的企業協作工具 JANDI 的缺點。即使在不同空間辦公，還是可以隨時進行溝通，需要開會時，只要開啟視訊會議或是直接點擊已串聯的 ZOOM，就能輕易的開始線上會議。因此若你會害怕需要快速溝通、即時協作這件事，我不推薦 JANDI。

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第二，無法再要求重新傳送檔案

在辦公室最重要的工作之一，莫過於檔案管理了。因為報告時需要資料、新的專案開始前也需要對過往的檔案有一定的了解。工作中的檔案管理就好比做家事，要是有一點點延遲就會沒完沒了；要是沒有系統化的管理，就會形成檔案佈滿桌面、電子郵件、私人通訊軟體的檔案下載期限過期等結果。

即使有公司內部伺服器，也可能還是會有相同的問題。若沒有完善的搜尋功能，要從積年累月的資料夾中快速的找到需要的檔案，簡直大海撈針。若是有新進成員，在沒有交接過程不完整的情況下，需要在伺服器中一個一個資料夾的找尋；於是我們自然而然的會跟負責人表示找不到檔案，並請他重發，畢竟要我整理之後找出來是件麻煩事。

引進企業協作工具 JANDI 後，再也無法要求重發檔案。因為無法再說出「上次傳給我的檔案遺失了，麻煩重傳」、「去年的報告不知道去哪了，請再給我一次」這類的話，因為 JANDI 保存了所有的歷史訊息和檔案，並且具有聰明的搜尋功能。

JANDI 中談論過的對話或指定的任務、投票及檔案等，全部都可以進行搜尋。甚至可以篩選檔案的類別、分享檔案的成員、也可以搜尋上傳的時間。因此不推薦給需要依靠他人、每次都要求「重傳檔案」的人、團隊。

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第三，無法假裝他人不在休假

工作時總有過這樣的經驗，例如明明知道已經過了下班時間，因為當事人還在工作，沒有多想就傳私人訊息給我的經驗。當然若為了緊急事件，就會進行連絡；但大部分進行連絡，都只是想要讓自己的事情快點被處理。

休假時也是如此，雖然可能是不知道正在休假，但通常的情況是，不管是不是在休假先傳了再說。你認為反正是久久傳一次的訊息沒關係，但對於成員們來說可能是種壓力，也容易造成工作與生活無法區隔的想法產生。

試著想想，若不是急事，明天上班的時候再傳也可以。比起假裝不知道負責人在休假，找到代理人聯絡它會更快得到想要的答案。引進 JANDI 的話，就不能在下班後、或是假裝不知道正在休假，進行連絡。

JANDI 可以設定自己想要收到訊息通知的時間；休假時，可以透過「休假模式」向大家提醒自己目前是離線狀態。透過這樣的功能，當我考慮到我的私人時間以及公司成員們的私生活時，便會減少打擾的次數，也不會產生對方不回覆的狀況。因此我不推薦給沒有 work-life balance、work-life blending 概念，認為半夜 11 點也要接電話的你。

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「引進企業協作工具，進行數位溝通轉型，如今已不是選擇，而是必須。」

像這樣引進 JANDI 作為企業的協作工具，就會需要改變一直以來的作業習慣。例如收到的工作要求，不能幾天後再回答；也不能當伸手牌，以過期為由，請當事人重新傳送檔案；更無法忽略公私平衡的概念、聯絡下班後的同事。

若你看完，還是決定要引進企業協作軟體，我推薦目前已有 30 萬企業用戶使用的 JANDI 給你。

不只是小型公司，如今大型的企業都正在努力進行溝通轉型，用戶如 LG CNS、3M、正成集團；或是餐飲連鎖如 GumGum、color code 凱莉小姐等都正在使用 JANDI。這也證明了數位轉型以及善用協作工具不在只是選擇，而是必備的轉變。

若想要引進 JANDI，不必擔心少數成員「沒有時間學習、適應」的問題。根據一項調查，企業要充分使用 Teams，平均需要花上 6.2  周，Slack 則需要花平均 3.5 周；而大多數 JANDI 的使用者表示，引進之後只需要不到 1 周的時間，便能快速上手。

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