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有通訊軟體溝通好方便,但是,職場上這些話不論主管、員工都不該說

職場溝通大地雷,你總共犯了幾樣呢?

隨著職場越來越習慣使用通訊軟體,文字、貼圖逐漸取代面對面溝通,在享受便利之餘,也要留意自己是否一不小心就講了不禮貌的話。在工作協作、通訊環境內,要盡量避免使用哪些文字?

/ JANDI 特約編輯陳薪智


「以前我們跟主管請示,就算是請假也會寫封完整的 e-mail,哪像現在的年輕一輩,在通訊軟體留一句『今天我身體不舒服要請假』,人就不來了,完全沒考慮他的工作要找誰當職代

「老闆好煩喔,明明已經下班了,晚上十點多了還在傳訊息,而且很愛 tag 人,或是看到其他同事在群組寫『某某某請幫我多注意某件事』,看了就不舒服,感覺在命令人

隨著通訊軟體融入職場,不論是老闆、主管、員工,總會在某些時刻,感受有些人在通訊軟體的不禮貌表現。於是,我們整理一系列在職場上被歸類為不得體的言論,盡可能在通訊軟體內,避免使用這些文字,才不被人貼上「自以為是」、「沒帶大腦上班」的標籤。


第一類:新進員工避免說的話

「我才剛來/到職不久,所以

剛進公司一定有很多事情不太了解,甚至職場新鮮人對工作流程還不上手,這句話在到職前三個月可能被允許,如果已經工作超過半年,主管、同事在要資料、詢問進度,千萬不要再回這句話當開頭當藉口。

「某某某,在嗎?」

工作時間相當寶貴,如果有問題,直接在通訊軟體群組 tag 人或一對一私訊,清楚了當說出問題內容,絕對比起丟下一句「在嗎?」當問候語,然後就不說下文的對話更有禮貌。

「我想問個笨問題

只要問題不是別人一再交代還記不起來,也不要輕易用「我想問個笨問題」來當作自謙的開場,因為無形中就是在減損個人專業印象。如果對某些看似簡單的問題真的不懂,可以用「我臨時沒有相關資訊,能否請你簡要解釋?」


第二類:資深老鳥避免說的話

「這件事一直都這樣做的阿

過去傳承的工作流程、方法,不代表一定要照本宣科,尤其是沒有效率的做事方法,不願思考新的方法,這類話由工作好幾年的人說出給其他年資比較低的人,就會讓人覺得是不懂變通的老鳥,遲早會被市場淘汰。

「那不是我的工作範圍,我不知道

儘管每個人都有職責範圍,但如果菜鳥非常想學或是要解決一個棘手問題,這類回答就會讓人覺得不通情理,甚至有點自私、愛閃工作的標籤。即使自己無法立刻幫忙,也能請對方找適合的人選詢問,或是提供其他可行的替代方案。

「嗯嗯。」

這句話其實是所有人都要減少在群組說出的話,尤其是客戶、主管拋出的問題,當資深員工說出「嗯嗯」當作句點,不僅顯得很沒禮貌,甚至無法給其他員工樹立好的溝通示範。當對方交辦或佈達一件事,可以用「收到訊息」或「我明白了」,同時接著補充說明,下一部自己會有哪些行動將展開,讓對方也知道你已清楚接收到指令,也會更放心把這件事交給你去辦。


第三類:中高階主管避免說的話

「我們以前還不是……

多數情況能當上主管的人,都是在職場累積實戰經驗後,開始學習管理職務,尤其有時要討埨工作方式的變革,如果經常把「我們以前都怎樣怎樣」掛在嘴邊,就會給人倚老賣老感覺,甚至把部屬推得更遠,讓對方逐漸不願意找你討論事情。

「我也覺得某某某很XXX(負面評價)」

身為主管,有時也要處理團隊的人事問題,或是職場上的角力鬥爭。在通訊軟體內,一旦說的話被截圖就成為直接的證據,所以如果要展現同理心,記得不要輕易用負面詞彙評價其他人,或是跟著自己親信的人抱怨公司決策,以免有天迴力鏢會打到自己身上。


第四類:老闆/創辦人避免說的話

「你連這個都不知道?」

有些老闆在跟主管、員工討論事情的時候,會用嘲諷或半開玩笑的文字,以為能讓討論氣氛比較輕鬆。殊不知,每個人對文字的解讀有主觀意識,你以為中性的詞彙,或是挖苦的提問,對有些人來說,讀起來就是很不舒服的話。身為老闆想要攏絡人心,千萬要學習說話的藝術。

「真的不想做可以走了」

有時跟部門主管討論嚴肅事情,甚至針對決策有不同觀點,各方爭執不下的時候,老闆千萬不要輕易說出謾罵的氣話,例如請對方離開公司這種話。這種對話說一次、兩次,就是在員工心中埋下不滿的種子,有一天員工的心累了,即使給再多薪水也難以留下人才。

工作時間佔了我們一天的三分之一,現代工作者更習慣在通訊軟體內討論事情,除了該避免上述的文字,舉凡在工作群組內宣揚政治/宗教,或傳送假新聞還要其他人幫忙分享,甚至每天無關緊要的早安圖訊息,都該在工作的群組內避免這些行為。

想要把私人、工作訊息完整區隔?JANDI 企業通訊溝通協作平台,幫助工作者把關,在工作時候就只要讀取屬於公事的訊息;同時訊息分流的介面設計,讓你可以不用閱讀與自己無關的訊息,下班後老闆傳訊息手機也不會一直響/震動。平衡工作與生活一點都不難,並且記得不要脫口而出上述的不禮貌對話,讓工作成為一件生活中愉快的儀式吧!


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