為何企業管理都在嘗試 OKR？善用企業通訊軟體也能落實團隊管理目標！

2015 年 GE（奇異）開出第一槍，宣布不再採用傳統 KPI 制度，其他企業Microsoft、IBM、Adobe先後跟進。21 世紀的企業管理變革，OKR（Objectives and Key Results）為何成為企業管理的新寵兒？在導入新制度過程，如何善用 JANDI 讓 OKR 部署事半功倍？

文/ JANDI 特約編輯陳薪智

「報告副總，我們去年訂的 KPI 最後達成率為 72%，與當初預期目標的落差原因是….」

「主管，不好意思因為今年第一季受疫情影響，與原本設定的 KPI 數字落差近 50%…」

上述的對話情景，許多人一定不陌生，舉凡週會、季會或年度部門會議，KPI（Key Performance Indicators）如果沒有達標，不僅皮要繃緊，更要絞盡腦汁找到各種有利的理由，解釋績效未達成的原因。

Microsoft、 Google、Linkedin 為何搶用 OKR 管理制度？

KPI 經常讓員工詬病的關鍵是為了拚業績達標，經常忽略工作的彈性、流程優化，以及企業向心力。為了改變企業過度重視 KPI 的管理思維，1999 年Intel 前執行長 Andy Grove 提出 OKR 理論，這套制度後來被 Google 導入測試，讓越來越多企業嘗試 OKR。

所謂 OKR，也就是兩大元素所組成：目標（objectives）＋關鍵成果（key results）。

從整體企業、部門單位到個人工作，都可以在一段時間周期內（一月、一季、半年）制定一個 OKR 核心目標，接著搭配 2～4 個可以量化的關鍵結果，讓組織的成員明白具體的目標，並在每個周期之後檢視成效，並拆解目標未能達成的關鍵原因，進而重新配置企業預算、人力資源、工作流程等，在下個 OKR 週期中再一次針對目標再次驗證。

五大步驟成功部署 OKR，善用 JANDI 功能讓討論事半功倍！

理解 OKR 概念後，下一步就是將這套制度導入到企業內部。根據目前市面上眾多資料對 OKR 的討論，我們歸納出部署 OKR 的五大步驟，並且在每一個環節中說明如何搭配 JANDI 通訊、協作相關功能，作為給企業導入 OKR 制度的實用建議。

【 步驟一】 啟動討論企業 OKR 願景：善用 JANDI 建立團隊、建立議題

導入 OKR 的第一步最重要就是凝聚「共識」，因為 OKR 是由下而上的目標制定模式，既然要設計企業願景目標，就必須跨部門、跨企業層級派出代表，甚至讓各部門至少一名成員參與討論、提出意見，才能真正討論出屬於多數人同意的 OKR 願景。

然而，這樣的討論如果是面對面會議，經常效率低又曠日廢時，甚至當下討論不一定能得出成果。因此透過企業用通訊軟體能大幅解決實體會議的缺點。企業可以在 JANDI 建立一個完全針對 OKR 討論的全新團隊，由高階主管邀請相關部門成員加入，同時針對開會時間、不同專案話題建立專屬的議題，並且議題又可設定為公開、私人，讓需要討論的成員才加入議題，讓討論更聚焦。

隨著OKR這項大主題的討論越來越久之後，可能議題的數量也會越變越多，除了可以用資料夾去收納同類別的議題，同時也能用「快搜」功能，找到對應的議題。

【步驟二】願景確認後讓員工接受新制度 ：善用 JANDI 記事板

在 OKR 目標確認後，下一步就是公告新制度。然而，每一項變革都可能造成員工的不適應，因此在制度開始實施之前，決策者必須在第一線說明「我們為什麼要做 OKR」、「OKR 對工作、職能發展有何效益」等，而宣傳最好有1~2 周時間進行布達。

布達方式除了找開全公司的員工會議、部門會議、Email 公開信等方式，也可善用 JANDI 的記事板工具（目前開放給 Premium 及 Enterprise 付費用戶）。記事板可以釘選公司導入OKR 原因，以及近期擬定的目標及關鍵成果。記事板還可以搭配同意按讚、@提及成員、待辦清單等管理功能，讓成員能時時看到最重要的資訊。

【步驟三】擬定部門及個人 OKR 目標 ：善用 JANDI 檔案分享、私訊、投票

由於 OKR 的精髓是每個目標搭配 2~4 個關鍵成果數據，所以除了企業層級的 OKR，也要擬定部門及個人工作任務。對於許多非業績導向的部門、工作者，要發想 OKR 量化數據時相當苦惱，網路有介紹如何透過 25 宮格的決策工具，幫助員工擬定 OKR 執行方案。

而寫完 OKR 後還需要與同事、主管進行討論、修正，甚至表決最終方案。

這個階段需要大量討論，當主管列出他的 OKR 版本，在 JANDI 介面就可針對該訊息進行回覆，讓討論串都聚焦單一話題，讓溝通更專注效率。甚至有同事畫出自己 OKR 的 25 宮格表，或是把想法做成簡報，這時候就可以透過「分享檔案」功能給其他同事參考。而部門要確認這一季的 OKR 任務，當大家意見紛歧時也能藉助 JANDI 的投票功能，而且可設定匿名、複選機制，更快速表決最終結論。

【步驟四】建立OKR執行紀錄表單 ：善用 JANDI Connect、待辦清單

在確認 OKR目標後，接下來就是展開任務的執行，因此這時候部門主管或OKR 負責人必須擬定一套實施標準，甚至建立公開的進度表作為紀錄，確保團隊在每周、每月、每季有真正落實 OKR 不同階段的目標。

因此 OKR 有些任務會牽涉到日常的專案內容，為了更有效追蹤進度，OKR 負責人就可以透過 JANDI Connect 串聯第三方服務、工具及 App，目前JANDI已內建 Google 日曆、RSS 訂閱、Trello、JIRA、GitHub、Bitbucket等。甚至在工作過程為了讓團隊更有效率，主管也能透過 JANDI 的「任務指派」服務，指定特定成員完成任務，或是員工透過待辦事項功能，讓自己針對 OKR 目標排定工作優先順序。

【步驟五】持續檢視、追蹤 OKR 實施成效 ：善用 JANDI 檔案搜尋

OKR 執行到一段時間必須進行成效評估，進而修正目標，讓團隊持續朝向共同方向前進。這時候團隊可針對目標達成率、關鍵結果執行過程面臨的挑戰、每一季 OKR 的關聯性等指標進行檢討。

檢討的環節就會產生相關會議記錄，為了洞察每一位成員的達標率，就能把Excel 儲存格複製到 JANDI上。又或是為了與上一季的內容進行比較，比須找出不同時期的檔案，這時就能透過 JANDI 的進階檔案搜尋功能，在眾多檔案大海中找到對應的資料。

傳統 KPI 由上而下的制定思維相對缺乏彈性，而 OKR 的優勢在於因為需要大量溝通、討論，進一步讓團隊成員有表達想法的空間，同時當目標是獲得整個團隊的認可，成員之間更願意相互幫忙，未達標而努力。

OKR 推動過程中，如果善用企業通訊軟體的輔助，想必能節省溝通時間又提升協作效率。