Oolab 良杯製所聯手 JANDI 解決過去企業溝通協作三大難題

採訪撰稿 / JANDI 特約編輯陳薪智

隨著環保意識抬頭，喜歡喝手搖飲的消費者，亟需可重複使用又兼具美感的設計杯款。Oolab 良杯製所看準市場缺口，三位創辦人發揮各自所長，打造出實用與美學兼具的吸管杯、隨行杯。值得一提，為了貼近年輕世代喜愛的質感設計，Oolab 還有多元配件，從提袋、保護套、到吸管蓋，供消費者一站購足，讓現代人在喝水、品嘗甜飲的時候，展現個人品味時尚。

除了產品吸睛讓 Oolab 品牌快速席捲市場，連帶通路佈局也一路擴展。除了官網電商，2020 年更延伸到實體店、百貨櫃位，目前總計 3 間街邊店、6 間百貨門市、10 間寄賣通路。伴隨團隊人數成長，Oolab 逐漸遭遇到哪些企業協作、成員溝通的挑戰？以及如何運用 JANDI 有效排除痛點，為整體營運效率帶來實際效益？

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不適合的通訊軟體，三大困境影響工作效率

尚未認識 JANDI 之前，Oolab 採用非企業專門專用的通訊軟體，隨著團隊人數增加、溝通訊息暴量，Oolab 特助 Mark 回應當時遭遇三個主要工作上的難題。第一，群組無止盡創立，不僅公私訊息無法有效區分，同時對話一再洗版，導致當下如果沒有即時回應，後續要花費更多時間，尋找當時對話紀錄，甚至如果一旦忘記回覆，許多決策或進度受到延宕。

第二個難題，有些通訊軟體無法永久儲存檔案，像 Oolab 團隊經常要分享設計圖檔、靈感資料，如果未及時把檔案備份到雲端或下載到電腦，一旦檔案過期或遺失，對工作造成更多不便。第三，招聘新人時，有些通訊工具無法回溯過往對話紀錄，無法讓新人快速理解過去討論內容，在培訓、教育訓練階段，需耗費人力一對一提醒，拖慢新進同仁的備戰速度。

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決策層親自帶領轉型之旅，讓團隊相信 JANDI 的價值

Oolab 的行銷顧問「捷思整合行銷」，剛好是多年使用 JANDI 的企業用戶，雙方某次在會議過程，捷思大方分享他們在 JANDI的使用邏輯，以及提供遷移通訊平台的 SOP，讓 Oolab 吃下定心丸，更加堅信移轉協作系統的決心。此外，Oolab 展現數位轉型典範，決策高層親自親為帶頭，引領團隊相信導入 JANDI 對工作流程能帶來正面價值。

於是，Oolab 品牌創辦人 April 及兩位創業夥伴在 JANDI 成立帳號，三位主理人自學掌握 JANDI 的主要功能。接著他們再號召所屬部門的一級主管，布達遷移通訊工具的訴求及作法，最後才是帶領全體員工逐步熟悉 JANDI 架構。

Mark 特別分享，他們針對 JANDI 的系統設定、權限管理、收費計價等，較屬於決策者會遇到的問題，會直接聯繫 JANDI 客服團隊獲得完整解答。隨著全體員工摸索 JANDI 的過程，Oolab 特別製作出一份 JANDI 使用教學檔案，放在雲端供同仁參考，未來若遇到功能不熟悉的環節，就能快速獲得解答，省去不必要的來回溝通成本。

「JANDI 幫我們大幅降低溝通成本，因爲我們是電商産業，在行銷、商品開發工作比較需要創意發想，JANDI 把公私訊息明確分開，讓成員下班後不被工作訊息打擾，相信在放鬆的狀態下，更有時間構思靈感，回到工作思緒也會比較清楚。」– 良杯製所 Oolab 品牌創辦人 April

「我覺得每家企業都需要一套 JANDI 辦公協作專用的通訊軟體，因為 JANDI 有星號標記重要訊息，輔助回推決策帶來實際幫助；另外像可以命名上傳檔案名稱方便日後找尋，以及單一對話串接龍，讓我們團隊在討論公事更有效率、更聚焦。」– 良杯製所 Oolab 特助 Mark

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使用企業通訊軟體後的轉變與成效

一、星號搭配待辦清單，決策者不遺漏任何重要訊息

Oolab 決策者認為 JANDI 的「星號」標記功能，有助他們在忙碌之餘，不會遺漏重要訊息。April 分享她的使用習慣，把重要且緊急的事項列為星號，自己在做決策時能優先順序。Mark 則提到他會把星號結合待辦清單功能，把當下無法即時處理的工作，點選星號並列入待辦清單選項，有助提醒自己記得日後處理，同時也不再需要電子或紙本便條紙，去記錄這些工作要點。

二、管控議題數量，資料夾依個人習慣分類一目瞭然

Oolab 過去遭遇到溝通痛點之一就是群組過多，同仁被加入過多與自己工作無高度相關的群組，爆量訊息無形中都在干擾生產力。Oolab 在 JANDI 會依據目的需求設立議題，並加入與工作有關的成員，如果某個議題太久沒有更新，Oolab 就會解散議題或與其他議題合併，有效管控議題數量。

另外，Mark 因為工作性質所參與的議題數量高達 40 多個，當議題串開展反而不利查找。他提到，JANDI 提供一定彈性，讓每位工作者自己依據工作習慣，去分類議題的資料夾，有效收納各個議題，有助介面呈現更一目瞭然。有時若討論訊息過多，也能在預設檢視的欄位，選擇「依更新時間排序」，就能立刻知道哪些議題是當下同仁有在討論工作。

三、Connect 串接第三方系統，加速部門垂直溝通效率

Oolab 有透過 JANDI 的開放 API 功能，也就是 Connect 串接專案管理導向的 Trello 系統。April 以行銷部門為例，行銷社群工作會經歷撰文、配圖、設計流程，後續再給行銷主管、老闆審稿，如果審稿過程需要修改，他們就會在 JANDI 討論串去 Tag@ 特定成員，提醒他們再到 Trello 更新工作進度，讓行銷部門在垂直溝通更有效率。

四、內建專屬企業組織圖，幫助新人快速找尋討論對象

Oolab 也相當喜愛 JANDI 內建的「組織圖」功能，對新進成員要尋找跨部門同仁討論公事，能解決過去不知道該找誰的困境，有助新成員更快熟悉其他同仁職掌的工作內容。因為 JANDI 的組織圖能依據部門分類，完整呈現每位同仁的名字、職缺、公司Email、分機號碼等訊息，若是遠距辦公狀態，只要點選該位成員資料，也能直接在 JANDI 傳送一對一的私訊。

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持續耕耘產品、通路優勢，強化 Oolab 品牌指名度

針對未來營運計畫，Oolab 將持續耕耘兩大面向，其一是產品特色的深化，嘗試跨界聯名合作，提升產品質感及品牌印象。這部分與外部創作者、廠商夥伴討論過程，就能善用 JANDI 的「準成員」功能，讓雙邊的溝通紀錄完整儲存於 JANDI，幫助未來合作事半功倍。

第二則是在通路上的佈局，持續以不同通路形式，例如嘗試以複合形態的實體店面貌，提供顧客更多元、有趣的互動體驗。強化Oolab 在市場指名度，讓每個人的家中、辦公室都有 Oolab 的身影。

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