知名披薩連鎖品牌 Pizza Alvolo 用企業通訊軟體管理 260 家門市，他們怎麼辦到的？
清楚的溝通分流，群組內不會混雜各種資訊！
Pizza Alvolo 過去面臨使用私人即時通訊和電子郵件的困境，交換訊息複雜、檔案難以儲存，門市管理可以說是所有產業中最複雜也最需細心的型態。企業通訊軟體 JANDI 的議題設計讓訊息分流不混雜、@提及指派特定成員、永久儲存讓門市經理用手機也能隨時觀看檔案，這些重要功能正是讓擁有 260 間門市的 Pizza Alvolo，達到門市與總部間的溝通。
文／ JANDI 曹凱閔
Pizza Alvolo 是韓國最熱門的披薩品牌之一
去過韓國遊玩的人或許曾看過這個披薩品牌，但第一次看到 Pizza Alvolo 披薩的人，通常會發出：「哇！怎麼會有這麼大、口味多樣且精緻的披薩？」
這間創立於 2010 年 7 月的品牌連鎖店，到目前為止在韓國已超過 260 家門市，加上總部的 62 個人在內，目前全部使用 JANDI 進行總公司和門市之間的溝通。
今天將訪問 Pizza Alvolo 金宗玉 ( 김종옥 音譯) 課長、金賢宇 ( 김현우 音譯) 店長，聊聊使用 JANDI 的初衷和感想。
Pizza Alvolo 日常團隊工作
團隊日常協作的比例大約占多少呢？
大部分時間在總部辦公室的金宗玉課長表示，團隊內以行銷和設計部門為最主要，負責協助產品推廣，不論是線上線下廣告、活動等等，都非常需要跨部門、跨組別合作，大約有 80% 以上的時間都是如此。
那麼門市的狀況又是如何呢？金賢宇店長表示，雖然門市工作性質與辦公室不同，但仍有 60% 到 70% 是屬於協作的時間。
「而作為一間門市的領導者，我不僅是個管理者，還必須串起大家合作的意識，才能帶領一間將近 20 位員工的門市。」 — Pizza Alvolo 金賢宇店長
如果辦公室內部著重的是跨部門分工合作；那麼門市重視的是上下管理，以及與總部間保持聯繫。
企業通訊軟體帶給 Pizza Alvolo 哪些改變呢？
第一是提升成員的工作效率，第二是統一原本散落各管道的狀況。
在門市部份，金賢宇店長特別說明：「以前隨每人偏好使用 KakaoTalk、LINE、Naver BAND、Facebook 等工具， 但與總部聯繫就顯得麻煩了，因為沒有一個明確的溝通管道。」
在總部辦公室中有 80% 以上屬於跨部門溝通。舉例來說，人資部門助理要跟每個門市收集員工出勤狀況，要和總部經理確認薪資制度、考勤管理的異動，還要設計區域門市人員的教育訓練、定期談話等。
「你能想像每一件事情都混在一起討論嗎？私人通訊軟體一開始是很方便，但企業更重視管理。」 — Pizza Alvolo 金宗玉課長
知道私人通訊無法管理的痛楚，Pizza Alvolo 選用專為企業設計的 JANDI，作為統一的正式溝通管道，讓各門市在各自議題內討論。最大的改變就是總部和門市的溝通了！
首先是議題設計，有明確的議題後，總部和門市間的資訊一定都在固定的地方。搭配另一個功能：@提及，做到指派特定人物以及公告的效果。比方說總部有促銷優惠活動，就一定在特定議題內討論；同時用 @ 提及所有人注意此重要訊息，任何人沒有理由錯過重要訊息。
80% 用戶一致同意：JANDI 議題設計最重要
清楚的溝通分流，群組內不會混雜各種資訊；利用 @ 提及特別提醒某位成員，可以明確交辦任務。
Pizza Alvolo 議題設計揭密
議題設計既然為最主要關鍵，我們將 Pizza Alvolo 的介面拿來學習。
金宗玉課長告訴我們：在 Pizza Alvolo 的議題分為四大類，分別是公佈欄、專案議題、門市議題和新人培訓。分別有以下的目的：
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全體員工的公布欄，所有人必看的重要資訊。
比方說：明天颱風天停止上班、公司重大策略宣布都會在這裡發布。另使用 JANDI 的唯讀模式，限制只能由管理員發訊息，其他成員只能瀏覽不可回覆。
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針對不同需求另開的專案議題。
比方說：週年慶優惠活動、特定行銷企劃等另外拿出來討論。雖然門市營業單位是最主要的核心，但總部的支援是非常必要的，特別是行銷企劃類可以單獨建立議題。
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門市為導向開設議題。
比方說：北投店、市府店、豐原店、岡山店等按門市開設的議題，最重要的啟發：這並非是門市自己、門市與門市的溝通，而是門市與總部的聯絡。特別是訂貨、貨物、物流相關總部部門，要與門市有正式表單往來時顯得特別重要
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新人培訓的議題。
比方說：工作流程 SOP 簡介、請假流程須知等，以前需要重複分享的檔案，可以透過加入議題的方式，讓新進人員一覽過往訊息。Pizza Alvolo 告訴我們，在新人培訓上是零售門是最要下功夫的地方，透過 JANDI 的議題設計一些課程讓新進人員參與討論，並回溯、吸取過去前輩的經驗。
JANDI 還做到新人訓練管理？
Pizza Alvolo 還將 JANDI 做了進階應用：新人訓練管理。
以前使用私人即時通訊時，每次換個裝置登入都要冒歷史資料不見的風險，
但 JANDI 的永久儲存完全不需要擔心，對話訊息、文件、圖檔等全部保留。
所以當新人加入團隊、議題後，可以永久回溯過去的歷史資訊，快速掌握工作流程。
被加入LINE 群組後還是一頭霧水？
舉例來說， A 和 B 在一個私人群組討論，有了初步結論後希望把 C 也加入。那麼會發生什麼事呢？你我都知道： C 加入群組後完全不知道過去的對話， A 和 B 要重新摘要，此時 C 會詢問當初為什麼不這樣？為什麼不那樣？
但其實 A 和 B 之前早就討論過了…無形的溝通成本自然增加。
我們都不得不等等等等等到所有人都加入LINE群組後，才能開始說話，最慘的是，等所有人都加入後，我也忘記要說什麼了。
JANDI 很簡單，想說什麼儘管說，後面的人加入還是可以看到以前的訊息、檔案，瀏覽一下就知道討論過程，快速掌握脈絡。
JANDI 真的帶來明顯不同嗎？
很多用戶原以為只是改善私人即時通訊的陋習，令人訝異的是，內部電子郵件大幅降低，甚至幾乎沒有內部郵件。每個成員的信箱只剩下與外部夥伴、顧客、供應商的往來，收信匣乾淨許多，企業通訊最直接的改善是內部郵件的無效率。
再者，是會議的數量和所需時間大幅減少。「針對檔案討論」這件事情，有點類似 Facebook 的貼文設計，可以在特定圖案或檔案下方留言，只不過出現在即時通訊裡更加即時。
因為討論有效率，所以大部分的重點都已經在會議室交代完畢了。開會只是為了碰面聊一下，不然就直接取消會議。
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