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台灣知名穿搭選物品牌 plain-me,導入企業通訊軟體 JANDI 超前實踐疫情時代的遠距管理

借重 JANDI 使 email 信件數量減少 50%、開會時間平均縮短 20~30%

JANDI 用戶案例-plain-me
JANDI 用戶案例-plain-me

採訪撰稿 / JANDI 特約編輯陳薪智

台灣第一間整合虛實通路並提供跨國服務的知名選物店 plain-me,目前擁有 10 家門市 ,每年行銷活動包含跨界聯名、快閃店策展及網路行銷超過 50 個檔期。plain-me 共同創辦人 Akko(本名:劉威志)分享品牌選物的核心理念,趣味及知識性為首要原則,持續挖掘每件設計背後不為人知的故事;同時也挑選富含創意靈魂的單品,幫助消費者善於搭配展開美好的一天,從穿著的本質真實體驗生活。

打造公私分明的企業文化,增進工作效率同時,也能體驗生活

隨著企業規模持續擴展,plain-me 為了提升內部溝通效率,選擇 JANDI 作為企業即時通訊與團隊協作核心平台。導入 JANDI 為plain-me 超前部署疫情時代的遠距管理,甚至在工作過程有效排除雜訊,大幅縮短會議時間、降低 email 來回次數。Akko 認為:「攜手 JANDI 讓我們內部溝通從此公私分明,休假日有飛航模式再也不受公事干擾,讓同仁好好體驗生活,在日常之中尋找創意靈感。」

「使用 JANDI 第一天,我就覺得『中』了,藉由企業用通訊軟體能完整區分公私訊息,對同仁也有很高誘因,而且介面好操作所有人都很快上手;尤其我們身處創意產業,一直宣導下班後盡量不要打擾同事,讓大家在私領域好好充電、感受生活。

另外 JANDI 也為企業決策者帶來許多幫助,有效掌握內部溝通的主導權,例如今年疫情三級警戒後,內部無痛邁向遠距管理,就是將溝通流程全部在 JANDI 落實,讓我們快速因應疫情變化,公告即時營運策略。」

— plain-me 共同創辦人 Akko


透過企業通訊軟體,協助經營者掌握繁雜的內部溝通流程

選貨店業態的工作流程相對複雜,涵蓋設計提案、質料決定、工廠製造、商品入庫、到商店/網路上架,中間每個環節仰賴大量溝通及確認,才能讓每檔行銷活動順利完成。plain-me 目前每一季規劃的商品系列超過 50 個品牌、品項達到上千件,繁複流程仰賴產品經理(PM)不斷來回溝通才能掌握每個細節。Akko 回應,「我覺得行銷成功與否,不在於點子有多棒,而是 PM 執行有沒有到位,只要中間有延遲,這個行銷就不夠完美。」對此 plain-me 亟需一套企業溝通協作解決方案,補強營運效率以強化行銷流程完整度。

plain-me 選擇 JANDI 除了看準多項關鍵優勢,更重要的是,JANDI 助攻管理者掌握內部溝通的主導權。Akko 分享,「我至今都沒用過 LINE 桌機版,過去工作需求都是用 email 或打電話,我抗拒 LINE 是因為它會打斷我工作思緒,而且也不喜歡加同仁 LINE,認為 LINE 是非常私領域的空間。」瞄準 JANDI 專為企業通訊而生,並賦予領導階層有更多權限管理平台運作方式,plain-me 決定所有工作的討論、公告皆移轉至 JANDI,收納過去龐雜、分散各處的公事訊息,協助經營者全面掌握內部溝通議題。

JANDI 用戶案例-plain-me
plain-me 共同創辦人 Akko (劉威志),認為工作使用 LINE,容易受干擾、也會侵犯員工的私領域

兩週快速上手,員工下班後可不受干擾,成為成功導入關鍵

plain-me 目前使用 JANDI 的成員數約 50 多位,初期導入過程內部執行 1~2 次簡易教學,後續 JANDI 團隊也協助 plain-me 提供進階功能使用教學的教育訓練。最後大約兩周時間,全體員工熟悉 JANDI 介面並調整工作模式,將所有協作需求全部移轉至JANDI。Akko 強調,「JANDI 非常好用,基本上大家像天生就會用這個東西,所以導入沒什麼阻礙,很快就能習慣轉換溝通管道。」plain-me 也觀察到,「誘因」是企業導入新系統成功與否的關鍵,因為 JANDI 能讓員工下班後不受干擾,這項誘因讓 plain-me 員工積極嘗試這項軟體應用。


使用企業通訊軟體後的轉變與成效

一、疫情三級警戒公告管理政策,利用 JANDI 落實遠距管理

今年五月台灣疫情突然進入三級警戒,對於零售行業衝擊甚大,plain-me 以 JANDI 為內部公告平台,即時發布對應策略,以確保全體員工的安全。Akko 解釋,他們有開設集結全體員工的議題作為政策公告,議題內規範僅決策者可發言,plain-me 得知三級警戒當下就立刻通知門市閉館一天、全體員工即刻在家上班。他回應,「還好我們早先所有協作全部搬遷到 JANDI,疫情爆發後我們還是能維持高頻率的溝通,掌握各部門的工作進度,也是因為 JANDI 讓我們遇到疫情能無痛轉型為遠距辦公。

二、溝通管道依重要性有效分流,email 信件數量漸少 50%

plain-me 導入新的企業通訊軟體之後,Akko 分享他的做法,所有討論細節皆圍繞於 JANDI,僅有最後決策布達才會透過 email 發布定案。他解釋,「現代工作流程既瑣碎又涉及高度分工,許多決策需要短時間內做決定,這時候就能透過 JANDI 蒐集情報及各部門意見回饋,如果用 email 來討論,可能光一個專案就會有五六十封電子郵件。」加上 plain-me 以 JANDI 為核心,領導階層以統一權限管理旗下員工隸屬議題,單一員工離職僅需要剔除帳號,完全不影響既有議題運作,又能保留過去討論內容。

三、截圖功能預先溝通重要事項,會議時間平均縮短 20~30%

plain-me 善用 JANDI 截圖工具搭配單一議題串討論,讓開會之前可針對討論事項做重點提醒,大幅提升跨部門協作共識,讓內部會議的次數及時間縮短 20~30%。Akko 分享使用情境,「截圖讓我在 Excel 或簡報擷取要討論的區塊,JANDI 能直接轉換成圖檔,我就可以在圖檔下方寫意見,備註我在文件修改地方,快速讓大家知道討論重點,幫助我們開會效率大幅提升,不用像過去整份檔案要用 email 傳送,這一個動作就幫助我們節省相當多溝通時間。」

JANDI 用戶故事:plain-me 議題架構畫面
plain-me 使用 JANDI 優化工作溝通流程,圖為 plain-me 議題架構畫面

未來,攜手 JANDI 優化行銷、導入到門市管理、強化服務品質

在疫情時代之下,plain-me 規劃未來仍將持續維持 10 間門市規模,不過也將攜手 JANDI 優化行銷流程,藉此強化營運體質、擴大營收淨利、並提升品牌競爭力。Akko 強調,「未來三年是 plain-me 修練內功的階段,也就是更完善行銷的執行細膩,我們認為 JANDI 可以幫助我們讓溝通更順暢,完整呈現我們心中最理想的行銷樣貌,相信業績會順勢大幅成長。」除此之外,plain-me 也預計將 JANDI 導入到門市管理,協助店長、督導透過 JANDI 更快掌握內勤資訊,並針對門市的排班、交接任務,也藉由 JANDI 強化溝通效率以提升顧客服務品質。


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