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急著想回訊息、劃掉待辦事項?運用 JANDI 工具幫你緩解「工作提前症」

收到 email、訊息無法忍受有紅點;快速完成專案,卻發現白忙一場?如何聰明工作?

你是提前症(Pre-crastination)的一員嗎?總是急於想把工作弄完,一旦沒有足夠時間,內心就會充滿焦慮、心悸、甚至影響工作品質。這時候該怎麼辦?教你善用 JANDI 功能區分工作優先順序,有效緩解提前症的情況。

文/ JANDI 特約編輯陳薪智


「拖延症」是許多人從求學到出社會,持續抗戰多年的大魔王。還是學生的時候交報告,總是拖到前一晚敖整夜趕工,當了上班族,主管或客戶要資料,也總愛在 deadline 前一刻,檔案才終於寄到對方手上。

不過現在有另一種行為模式是拖延症的相反面,也就是提前症(Pre-crastination),相對於拖延症,有提前傾向的人,更喜歡事事盡早完成,如果有些任務突然出現,就會覺得沒有足夠時間可掌控,這時候內心會充滿焦慮、心悸、失眠。甚至更慘狀況,工作效率會因為想要面面俱到,不得不勞心勞力,在成果表現反而大打折扣。

「提前症」如何被發現?焦慮感總是如影隨形!

提前症的行為症狀最早的研究,有一說是美國賓州大學在研究人類心理行為時,有一項實驗是給測試的人兩種選項,其一是「在出發點就提起身旁水桶」、其二是「快走到終點線前再提起水桶」。結果發現有些選擇前者的人,就容易出現提前症的行為模式。

後來 Psychology Science 期刊針對 Pre-crastination 行為作出完整說明,有提前症傾向的群體,容易出現的徵狀是心理渴望迅速完成任務。當遇到一項任務沒有特別重要,但比平時狀況要花費更多心思,有提前症的人會願意付出更多時間、勞力,就只為了完成任務本身。

藉此觀察,如果是有嚴重提前症的人,距離截止日還有一整周時間,他可能會在前一個月就開始焦慮,深怕沒有提前完成的話,整個心理狀態就會被恐慌感淹沒。如果同一時間,手上被交付好幾個工作任務的話,焦慮感更會放大好幾倍,導致整個腦袋都被期限、進度的壓力所淹沒,因而無法在當下專注投入工作,造成生產力更加低落的惡性循環。

JANDI 聰明工作與待辦清單
有嚴重提前症的人,整個腦袋都被期限、進度的壓力所淹沒,因而無法在當下專注投入工作,造成生產力更加低落的惡性循環

你是否也有提前症?清點以下症狀符合哪幾項

根據文獻描述,提前症在工作上的表現,常有一些症狀:

  • 收到 email、訊息無法忍受有紅點,一定必讀秒回 >>> 但有時急著回覆,沒有好好消化對方意見,反而花更多時間再來回溝通
  • 新的專案展開在分工後,急著完成自己任務 >>> 往往需要協作的任務,有時會涉及跨部門討論,不斷催促其他組員進度,反而造成同事壓力
  • 涉及外部廠商提供資料的任務,一心想急著做完 >>> 有時供應廠商會臨時提供其他補充資料,進而影響最終成果走向,過早完成反而白忙一場
  • 喜歡列點寫下一天工作的待辦事項,每一點都要盡快劃掉  >>>有列待辦清單是好事,但如果是為了急著劃掉而沒有考慮品質,工作表現其實是扣分

從上述相關症狀可以發現,很多時候提前症會讓人急於點開通訊軟體,一看到訊息就想立刻回覆,但在求快的狀態下,可能只為了「秒回」這個動作。其實沒有好好消化對方的意思,只是透過直覺反應,快速把對方的問題再丟回去。

又或是每天為了「打勾」所有待辦事項,但卻沒有好好思考每件一件事背後的價值程度,少了擬定更長遠決策,因此無法展現「慢工出細活」的優勢。或是另一種情境,例如會議時間、搭交通工具,抓的時間過於提早,反而要空等其他人或班次,造成額外時間的浪費。


該如何緩解提前症?待辦事項 4 宮格確認輕重緩急

適度的提前症,的確能幫助自己承擔更大責任,讓上司、同事對你多了一份安心。但如果過於嚴重的提前症,面對工作每一件事情都投入同等的注意力、花太多時間規劃、設想,反而對工作效率造成負面影響。

有提前症的人,該如何調適這樣狀態呢?處理提前症,可以從心態及方法上著手。心態方面,可以運用番茄時鐘法,刻意設定某些時段為「靜心」或「玩樂」,逼自己在此狀態下就不要再想與工作有關的事情,嘗試清除腦中繁雜的思緒;關掉任何 3C 產品的干擾,嘗試讓自己用優雅、從容的姿態,面對工作各項任務。

至於可嘗試的方法,就可以利用企業協作軟體 JANDI 的工具來加以協助。

 

JANDI 介面
圖為 JANDI 介面:左側紅匡為議題,可以清楚的劃分討論空間;中間對話框則涵蓋如待辦清單的功能;右側紅匡為通知中心,可以發現所有被 @tag 的訊息都集中於此。

 

首先針對一周、一天的工作項目,嘗試在 JANDI 設定「個人議題」,在該議題內固定排序「緊急、不緊急、重要、不重要」四公格,洞察哪些任務屬於緊急且重要,就可依據優先處理,再將每個排到 JANDI 的待辦清單當中。至於不緊急但重要的工作,就可以設定在每周工作相對比較不受干擾的時段,也記得待辦清單要設定一些空白,保有彈性安插某些臨時性的緊急工作。

另外想解決被 @Tag 就想立刻回覆的念頭,面對這種時候,不妨就可以告知對方,已收到通知,但自己需要一些時間沉澱、消化,預計在某個時間點給對方回覆或另約時間討論,再把此事項列入個人待辦清單。找時間想清楚後,再回到該議題內的討論串,將完整的作法、想法提供給對方。(所有被 @Tag 的訊息也會存放在通知中心,隨時都能快速找到與你相關、重要的資訊)

運用數位工具的輔助,能減少過去一來一往太多沒有實質解法的訊息,同時也能把完整想法記錄在 JANDI 裡面,未來工作遇到相似的案例,就能透過「搜尋」功能,找到該討論串或檔案,讓自己不用再處於焦慮的狀態,同時又能兼顧到工作效率與成果品質。

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