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不知道如何快速上手遠距辦公?三大遠距團隊技巧揭密

疫情告急,該如何領導團隊快速習慣遠距辦公型態?三大關鍵遠距秘技,提供企業「遠距辦公」大體檢!


打造線上虛擬版企業獨有辦公文化

對於很多人來說,辦公室、面對面型的團隊運作,可能比獨自居家工作來得更有趣、更有人味,我們可以在同個辦公空間中與同事社交,感受所有人為共同目標感和使命感一齊努力的團隊氣氛,但當場景從實體互動轉為線上訊息,從多人空間轉為個人房間,原本實體辦公氛圍將有不可忽視的改變。

員工獨自居家辦公,容易與團隊產生疏離感 
員工獨自居家辦公,容易與團隊產生疏離感 (Photo by Engin Akyurt from Pexels)

「在陌生的遠距環境中,管理者必須嘗試模仿並維持企業獨有的辦公文化和氛圍,以減少員工在轉換遠距辦公時的落差感。」

首先,管理者需要分析形塑出企業辦公文化的「辦公室DNA」(如:午餐聚會、跨部門晨會、下班後的運動聚會…),再嘗試將「辦公室DNA」轉化成適合在線上環境呈現的版本(如:每周三中午,團隊共同開視訊午餐聚會),快速嘗試及調整出適合企業的一種遠端辦公氛圍,在虛擬環境打造出團隊在辦公室的日常互動感,讓員工儘管獨自在家,也能感覺到原本與團隊保持聯繫、共同奮戰。


對於管理者與員工而言,遠距辦公的最大難題,便是建立團隊合作風氣並展現當責的風範,經理們希望確保團隊員工能夠完成任務,而員工則希望向管理階層證明自己的做事效率與可信度,其中,「資訊透明」便是連結管理階層與員工的重要橋樑,讓雙方得以了解彼此的真實想法與期望值,避免在遠距辦公時,因為無法直接面對面互動、缺乏肢體語言或即時追問,導致彼此在網路的兩端帶著誤會,盲目的執行任務,直到最終審視專案結果或執行成效時,才發覺雙方誤會彼此意思。

保持團隊資訊暢通、高透明度,讓遠距溝通事半功倍 
保持團隊資訊暢通、高透明度,讓遠距溝通事半功倍 (Image by mohamed Hassan from Pixabay)

刻意建立團隊虛擬社交環境

在原本的實體辦公環境中,社交活動散佈在每一次成員互相合作、溝通討論的時間碎片中,因此不需要每天刻意安排團隊社交的專屬時段。但當面對面溝通情境轉為線上遠距合作時,刻意營造團隊社交活動變得非常重要

刻意營造團隊虛擬社交機會,保持團隊互相緊密連結
刻意營造團隊虛擬社交機會,保持團隊互相緊密連結 (Image by mohamed Hassan from Pixabay)

「企業管理者們需要對辦公室社交行為保持開放態度,並且將『社群和諧』真正視為團隊工作的一部分。」

以全球遠距協作模式營運的 Zapier 為例,該企業為了保持全球團隊的情感聯繫,開設了100多個專為社交活動所開設的聊天群組,所有社交功用的群組皆以#fun 作為群組名稱開頭:#fun-gardening、#fun-parenting、#fun-home-ownership,人們可以透過這些社交群組聚集在一起,依據不同興趣與同事分享所見所聞、拉近彼此距離,且表現出更真實、更立體的個人全貌。台灣線上教學平台 Hahow 也曾分享公司透過無間斷的免費線上語音通話,打造全天候的閒聊頻道,只要有人在家工作想與同事閒聊,隨時可以在語音聊天軟體上排遣單獨工作的孤寂感,或是每日上工、中離、下班時,都在團隊通訊軟體上與大家講一聲,創造出如同在同一間辦公室的實體感。

團隊快速上手遠距辦公的核心秘密在於…

看完上述遠端辦公的三項關鍵心法,也許您已經發現,如何幫助團隊快速習慣遠距辦公且在線上無間合作,其中的祕訣就在於「讓企業遠距環境打造成如同實體辦公室般富有人味」,不論使用的遠距工具再強大、功能再多元,若無法將工具應用在團隊合作最核心的關鍵要素——如何與「人」共事,團隊遠距協作將會非常難以適應。

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參考資料
- Zapier 團隊遠距秘訣:How to transition to remote work in a hurry
- Hahow 個人、團隊、會議、公司 4 大面向,來看遠端不失效率的關鍵
- Numbers 科技新創公司遠距經驗分享
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